Трудовые книжки являются важнейшими документами, подтверждающими трудовой стаж работника. В процессе работы с ними могут возникать ситуации, требующие их списания и уничтожения. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно оформить списание старых трудовых книжек, какие документы для этого необходимы и на что следует обратить особое внимание.

Когда требуется списание трудовой книжки?

Основаниями для списания трудовых книжек могут быть:

1. Испорченные бланки:
   • Ошибки при заполнении ьного листа
   • Порча бланка (разрывы, пятна, нечитаемые записи)
   • Утрата юридической силы (например, при переходе на электронные трудовые)
2. Избыточные бланки:
   • Остатки после перехода на новые формы
   • Бланки, не соответствующие установленным образцам
3. Случаи неправильного ведения:
   • Наличие у работника нескольких трудовых книжек
   • Утеря и последующее восстановление трудовой
   • Неправильное заполнение записей

Правовая база и нормативные акты

Процедура списания трудовых книжек регулируется следующими нормативными документами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 ─ Правила ведения и хранения трудовых книжек
• Постановление Правительства РФ от № 1250 ‒ о введении трудовых книжек нового образца
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Минтруда России)
• Положение о документах строгой отчетности

Пошаговая инструкция по списанию

Формирование комиссии

Для списания необходимо создать комиссию в составе не менее 3 человек:

• Руководитель организации или его заместитель
• Сотрудник кадровой службы
• Сотрудник бухгалтерии
• При необходимости ─ представитель профсоюза

Проверка и инвентаризация

Перед списанием необходимо:

1. Провести инвентаризацию всех трудовых книжек и вкладышей
2. Выявить испорченные, неиспользованные или избыточные бланки
3. Составить предварительный список на списание
4. Убедиться, что утилизируемые бланки действительно не могут быть использованы

Оформление акта списания

Акт списания является основным документом, подтверждающим уничтожение трудовых книжек. В документе должны быть отражены:

Уничтожение бланков

Способы уничтожения трудовых книжек:

• Сжигание ‒ наиболее распространенный способ, должен происходить в специально оборудованном месте
• Измельчение ─ с использованием специальных машин для уничтожения документов
• Переработка ─ сдача на переработку в специализированные организации
• Замачивание ‒ приведение в нечитаемое состояние с последующей утилизацией

Важно! Уничтожение должно быть полным и необратимым. Не допускается частичное уничтожение или сохранение отдельных фрагментов.

Бухгалтерские проводки

После уничтожения необходимо оформить бухгалтерские записи:

Образцы и бланки документов

Для удобства мы подготовили несколько образцов документов, которые можно использовать при списании:

• Образец акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек
• Образец акта списания трудовых книжек и вкладышей
• Образец акта об остатке трудовых книжек
• Образец приказа о создании комиссии по списанию
• Бланк инвентаризационной описи бланков строгой отчетности

Частые ошибки и как их избежать

Сроки хранения документов о списании

Документы, связанные со списанием трудовых книжек, должны храниться:

• Акты списания ─ не менее 5 лет
• Инвентаризационные описи ‒ не менее 5 лет
• Бухгалтерские проводки ‒ в соответствии с нормами бухгалтерского учета
• Приказы о создании комиссии ─ не менее 5 лет

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка ведения, хранения и списания трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)
• Материальную ответственность за утрату документов, подтверждающих трудовой стаж
• Уголовную ответственность в случае умышленного уничтожения документов в корыстных целях
• Отказ в предоставлении льгот и гарантий работникам при отсутствии надлежащих записей

Рекомендации по ведению трудовых книжек

Чтобы избежать необходимости списания, следуйте этим рекомендациям:

1. Правильное заполнение:
   • Используйте только ручку с чернилами синего или фиолетового цвета
   • Записи должны быть четкими и разборчивыми
   • Не допускайте исправлений, зачеркиваний и помарок
   • Все записи заверяйте подписью и печатью (если есть)
2. Своевременное внесение записей:
   • Записи о приеме на работу вносятся в день издания приказа
   • Записи о переводах и увольнениях ‒ в день издания соответствующего приказа
   • Записи о награждениях и поощрениях ─ в день издания приказа
3. Правильное хранение:
   • Трудовые книжки хранятся у работодателя
   • Доступ к ним имеют только уполномоченные лица
   • Хранение должно быть в сейфе или металлическом шкафу
4. Регулярный контроль:
   • Проводите инвентаризацию не реже 1 раза в год
   • Сверяйте фактическое количество с учетными данными
   • Своевременно заказывайте новые бланки при их нехватке

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если трудовая книжка утеряна работником, необходимо:

1. Получить от работника письменное заявление об утере
2. Издать приказ о восстановлении трудовой книжки
3. Выдать работнику новую трудовую книжку (или вкладыш)
4. Сделать соответствующую запись в журнале учета трудовых книжек
5. Указать в новой трудовой книжке: «Взамен утерянной»

Списание старых трудовых книжек ‒ это ответственная процедура, требующая тщательного документального оформления. Соблюдение всех норм и правил поможет избежать правовых рисков и обеспечить сохранность документов, подтверждающих трудовой стаж работников.

Помните, что трудовые книжки ─ это не просто документы, а важнейшие подтверждения трудового стажа, которые могут потребоваться работнику в любой момент для оформления пенсии, получения льгот или при устройстве на новую работу.

Следуйте нашим рекомендациям, используйте правильные образцы документов и храните все акты списания в установленные сроки ‒ это поможет вам избежать проблем с проверяющими органами и обеспечит прозрачность ведения кадрового учета.

Дата публикации: 22 мая 2026 года