Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Однако помимо сведений о приеме на работу, переводах и увольнениях, в ней обязательно отражается информация об образовании и профессиональном обучении сотрудника. Вопрос о том, как правильно оформить трудовую книжку по учебе, часто вызывает сложности у кадровиков. В этой статье мы подробно разберем, как вносить записи на титульный лист, в раздел сведений о работе, а также затронем актуальную тему электронных трудовых книжек (ЭТК).
Общие правила внесения сведений об образовании
Сведения об образовании, профессии и специальности работника традиционно отражаются на титульном листе трудовой книжки. Согласно пункту 8 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, эти данные вносятся или обновляются строго на основании предоставленного работником документа об образовании (диплома, аттестата).
При заполнении титульного листа важно учитывать несколько ключевых правил:
- Указывается только уровень образования. Прописывать полное наименование учебного заведения, которое окончил сотрудник, на титульном листе не требуется. Например, достаточно написать: «Высшее», «Среднее профессиональное» и т.д.
- Вносятся актуальные данные. Если работник продолжил обучение и получил новый уровень образования (например, после бакалавриата закончил магистратуру), запись на титульном листе дополняется или изменяется.
- Основание для записи. Ссылка на соответствующий документ об образовании (диплом) записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Эта запись заверяется подписью нанимателя или лица, уполномоченного на внесение записей, и печатью (при наличии).
Какие уровни образования указывать в 2026 году
В соответствии с современными стандартами заполнения, на титульном листе следует указывать следующие уровни образования:
- Основное общее (9 классов)
- Среднее общее (11 классов)
- Среднее профессиональное (колледж, техникум)
- Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, аспирантура)
Если у работника есть несколько образований разного уровня, указывается наиболее высокий из них. Если же образований несколько на одном уровне (например, два высших), на титульном листе указывается одно, а строка «Профессия, специальность» может быть дополнена через запятую.
Записи об обучении в разделе «Сведения о работе»
Нередко возникает путаница: нужно ли вносить запись о самом периоде обучения в вузе или колледже в раздел «Сведения о работе»?
Здесь важно помнить следующее:
- Сам по себе период очного обучения в образовательном учреждении не является трудовой деятельностью, поэтому отдельная запись о периоде учебы в разделе «Сведения о работе» не делается.
- Однако из этого правила есть исключения. Запись об обучении в этот раздел вносится, если работник совмещает учебу с работой (например, работает в студенческом отряде или по совместительству), а также при оформлении профессиональной подготовки, повышении квалификации, стажировке и переподготовке.
Профессиональное обучение: подготовка, повышение квалификации и переподготовка
Постановлением Правительства утвержден образец трудовой книжки, в котором предусмотрены специальные страницы для внесения сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке (страницы 30-35). Если работник прошел курсы повышения квалификации или получил новую профессию через переподготовку, работодатель обязан внести соответствующую запись в этот раздел.
Изменение и дополнение образовательных записей
Что делать, если сотрудник, уже работая в компании, получил диплом о новом образовании или новой специальности? В таком случае:
- Прежняя запись об образовании на титульном листе зачеркивается одной чертой (если уровень образования изменился, например, со «Среднего профессионального» на «Высшее»).
- Рядом вписывается новый уровень образования.
- Ссылка на новый диплом указывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки с заверением подписью уполномоченного лица и печатью работодателя.
Если уровень образования не изменился, но работник получил новую специальность (например, второе высшее), зачеркивать ничего не нужно. В строке «Профессия, специальность» через запятую дописывается новая специальность, а на обложке делается ссылка на новый диплом.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и сведения об учебе
С 2020 года в России ведутся электронные трудовые книжки. ЭТК — это цифровая информация о трудовом стаже человека: где и в каком году он работал, какую должность занимал, когда и по какой причине уволился.
Как посмотреть сведения в ЭТК?
Работающие по трудовому договору россияне могут легко получить доступ к своим данным:
- Через портал Госуслуг: необходимо перейти в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» и нажать кнопку «Получить выписку». Обычно она готова в течение нескольких минут, хотя регламент предусматривает срок до трех рабочих дней.
- Через работодателя: по заявлению работника наниматель обязан предоставить выписку из ЭТК.
- В МФЦ или отделении Социального фонда России (СФР): можно обратиться лично с документом, удостоверяющим личность.
Как подтвердить наличие ЭТК при приеме на работу?
При трудоустройстве работник должен предоставить сведения о том, что он перешел на электронную трудовую книжку (если он отказался от бумажной). Работодатель, в свою очередь, обязан правильно настроить заполнение электронной трудовой книжки в своей кадровой программе и своевременно передавать данные в фонд.
Оформление трудовой книжки впервые
Новичкам, поступающим на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку не позднее 5 дней после принятия на работу. В этом случае сведения об образовании вносятся на титульный лист на основании предоставленного аттестата или диплома. Если работник еще продолжает учебу и не имеет документа об образовании на момент первого трудоустройства, в строке «Образование» ставится прочерк, а запись будет добавлена позже, когда сотрудник принесет диплом.
Правильное заполнение трудовой книжки по учебе, это важная кадровая процедура. Главное помнить базовые принципы: уровень образования пишется на титульном листе, название вуза не указывается, любые изменения подтверждаются документами и фиксируются на обложке, а записи о повышении квалификации и переподготовке вносятся в специальные разделы. С внедрением электронных трудовых книжек процесс учета стажа стал прозрачнее, но бумажная трудовая книжка для многих остается действующим документом, требующим аккуратного и грамотного ведения.