Трудовая книжка – один из главных кадровых документов, фиксирующий все трудовые отношения работника с работодателем. Правильное её оформление позволяет избежать ошибок при расчёте заработной платы, оформлении отпусков, а также при переходе на электронный формат. Ниже – пошаговое описание того, что и как вписывать в трудовую книжку при приёме на работу, какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует учитывать.

Нормативная база

Для правильного заполнения трудовых книжек действуют следующие документы:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• КонсультантПлюс, раздел «Трудовые книжки» – актуальные разъяснения и образцы.
• Постановление Правительства РФ № 539 от «О внесении изменений в отдельные нормативные акты в части оформления трудовых книжек».

Все изменения, внесённые в законодательство, обязательны к применению начиная с первого дня их вступления в силу.

Какой формат книжки использовать в 2025‑2026 годах?

С 2023 года в РФ допускается переход на электронную форму трудовых книжек (ЭТК). При этом:

1. Работник может одновременно иметь бумажную книжку и заявление о переходе на ЭТК.
2. Работодатель вносит запись о приёме в бумажную форму, затем фиксирует подачу заявления, и в течение трёх рабочих дней возвращает оригинал работнику.
3. После этого в системе ЭТК вводятся все последующие записи (переводы, увольнения, повышения и т.д.).

Если работник не желает переходить на электронный формат, оформление продолжается в традиционном бумажном виде.

Что вписывается в раздел «Сведения о работе»

В трудовых книжках существует отдельный раздел «Сведения о работе». В него заносятся сведения о:

• Работодателе (название, ИНН, ОГРН, адрес).
• Должности, на которую возлагаются обязанности.
• Дата приёма на работу.
• Трудовой договор (номер, дата заключения).
• Ставка, тарифная сетка, оклад.
• Разряд/квалификация (при наличии).
• Сведения о переходе на другую постоянную работу, переводе, совместительстве.
• Сведения об увольнении (дата, причина, номер приказа).

Каждая запись оформляется в строгом порядке и подписывается уполномоченным лицом.

Пошаговый алгоритм заполнения при приёме на должность

Подготовка документации

Перед тем, как ввести записи в книжку, необходимо собрать следующие документы:

• Копия заявления работника о переходе на электронную форму (если планируется).
• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
• Приказ о приёме на работу (или иной документ, подтверждающий факт занятости).
• Справка о предыдущем месте работы (если требуется для внесения сведений о предыдущем стаже).

Внесение первой записи – «Приём на работу»

В книжку вносится строка в свободном виде, но с обязательным указанием следующих реквизитов:

Ф.И.О. работника: ______________________
Дата рождения: ________________________
Паспорт: серия ___ № ________, выдан: ____________, дата ____________
Должность: ___________________________
Ставка/оклад: _________________________
Дата приёма: __.__.____
Подпись уполномоченного: ______________________

Запись подписывается и ставится печать (если она предусмотрена).

Дополнительные записи при необходимости

Если в процессе работы возникнут изменения, их фиксируют в отдельной колонке:

• Перевод на другую должность/отдел.
• Повышение разряда/квалификации.
• Смена имени, фамилии, отчества.
• Наличие нескольких рабочих мест (совместительство).
• Увольнение (дата, причина, номер приказа).

Каждая запись оформляется в виде отдельного пункта с датой и подписью ответственного лица.

Оформление дубликата при потере оригинала

Если оригинальная книжка потеряна, оформляется дубликат по следующей схеме:

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель вносит в книгу запись о выдаче дубликата (дата, номер, подпись).
3. В дубликат копируется вся информация из оригинала.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильная дата – указывайте точную дату приёма, а не только месяц/год.
• Отсутствие подписи – каждая запись должна быть подписана уполномоченным сотрудником кадрового отдела.
• Неучтённый переход на ЭТК – если работник выбрал электронный формат, обязательно отметьте это в книжке и верните бумажный экземпляр.
• Омиссивные сведения о зарплате – в книжке указываются ставка и тарифная сетка, иначе при проверке могут возникнуть несоответствие.
• Неправильный порядок записей – все изменения фиксируются в хронологическом порядке, без «перепрыгиваний» дат.

Примеры готовых записей

Приём на работу (бумажный вариант)

Запись № 1

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Паспорт: 45 02 1234567, выдан ОУФМС России по г. Москве 
Должность: Инженер-конструктор
Ставка: 45 000 руб.
Дата приёма: 
Подпись: ___________________ (Капитанов П.П.)
Печать: [ПЕЧАТЬ ORGANIZATION]

Перевод на другую должность

Запись № 5

Перевод с должности «Инженер-конструктор» на «Руководитель проекта» с .
Подпись: ___________________ (Смирнова А.А.)

Увольнение

Запись № 12

Увольнение по собственному желанию. Дата увольнения: .
Приказ № 156 от .
Подпись: ___________________ (Громов В.В.)

Чек‑лист для работодателя перед выдачей книжки работнику

1. Все записи проверены на соответствие датам и подписям.
2. В книжке присутствует отметка о переходе на электронную форму (если применимо).
3. В книжке поставлена печать организации.
4. Книжка подписана ответственным сотрудником кадрового отдела.
5. Копия записи передана работнику вместе с трудовым договором.

Заполнение трудовой книжки при приёме на должность – это процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения нормативных требований. Правильно оформленные записи позволяют:

• Обеспечить юридическую защищённость работодателя в случае проверок.
• Упростить расчёт заработной платы, начисление премий и соцвыплат.
• Своевременно фиксировать все кадровые изменения (переводы, повышения, увольнения).
• Поддерживать актуальную информацию о стаже работы сотрудника.

Следуя описанному выше алгоритму и используя предоставленные образцы, любой наниматель сможет без затруднений оформить трудовые книжки своих сотрудников в соответствии с текущим законодательством РФ.

Автор статьи: кадровый консультант, 2025 год.