Совмещение – это когда один сотрудник занимает одновременно две (или более) должности в одной организации. Правильное оформление такой информации в трудовой книжке имеет решающее значение как для работодателя‚ так и для сотрудника. В этой статье мы разберём‚ кто отвечает за корректное заполнение‚ какие разделы трудовой книжки заполняются‚ какие нюансы следует учитывать в 2026 году и как упростить процесс с помощью современных онлайн‑инструментов.

Кто отвечает за корректное заполнение трудовых книжек?

Ответственность за правильное внесение сведений возлагается на:

• Работодателя (HR‑отдел‚ руководителя) – он формирует и утверждает записи в трудовой книжке.
• Сотрудника – должен своевременно предоставлять необходимые документы и подтверждать изменения.
• Нотариус/консультант (при оформлении электронных записей) – может помочь в проверке соответствия требованиям ТК РФ.

В 2026 году многие организации используют электронные формы‚ что упрощает процесс‚ но не освобождает от ответственности за точность данных.

Как правильно оформить ьный лист при совмещении должностей

ьный лист – это первая страница трудовой книжки‚ где указываются общие сведения о работнике. При совмещении необходимо добавить информацию о второй (третьей и т.д.) должности.

Что включает ьный лист

1. ФИО сотрудника.
2. Дата рождения.
3. Место рождения.
4. Паспортные данные.
5. Сведения о гражданстве.
6. Сведения о месте и сроке работы (первая должность).
7. Дополнительные позиции – указываются в отдельном блоке «Должность (вторая)»‚ с указанием даты начала совмещения.

Пример оформления:

Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Гражданство: РФ
Место работы: ООО «Пример» – бухгалтер (с )
Должность (вторая): Менеджер по проектам (с )

Построчное заполнение разделов 2.1.1 и 1.1

Разделы 2.1.1 («Сведения о трудовой деятельности») и 1.1 («Общие сведения») трудовой книжки требуют детального заполнения‚ особенно когда речь идёт о совмещении.

Примеры расчетов для ИП с работниками и без

• С работниками – в разделе 2.1.1 указываются сведения о каждом работнике‚ занятом в совмещении. Пример:
1. ФИО работника.
2. Должность.
3. Дата начала работы.
4. Ставка/оклад.
5. Форма занятости (полный/частичный рабочий день).
• Без работников – если совмещение относится к одной личности (например‚ бухгалтер‑менеджер)‚ указываются только сведения о самой должности и датах.

Правила уменьшения налога на взносы

При совмещении в одной организации часто возникает необходимость корректировать расчёт на взносы в ПФР и ФСС. Правило простого:

• Если совмещение происходит в рамках одной организации‚ ставка взносов остаётся общей (не суммируется по каждой должности).
• Нужно правильно указать общий доход сотрудника‚ включающий доходы от обеих должностей.
• При расчёте налога на доходы физических лиц (НДФЛ) учитывается общий доход за год‚ полученный от всех совмещённых позиций.

Как правильно работать с электронной трудовой книжкой

С 2024 года в России активно внедряется переход от бумажных к электронным трудовым книжкам. Это упрощает процесс заполнения и хранения данных.

Настройка заполнения электронной трудовой книжки

1. Выберите подходящее ПО (например‚ PDF24 Creator или специализированные сервисы ФНС).
2. Откройте шаблон электронной трудовой книжки.
3. Заполните ьный лист‚ указав все совмещённые должности.
4. Сохраните документ в формате PDF и подпишите электронно (при необходимости).
5. Отправьте готовый файл в отдел кадров или в личный кабинет сотрудника.

Преимущества онлайн‑заполнения

• Автоматическое заполнение полей на основе введённых данных.
• Проверка корректности вводимых значений (например‚ даты не могут быть в прошлом).
• Возможность быстро обновить сведения при изменении условий труда.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Сотрудник работает в организации бухгалтером‚ ему предложили совмещение должности менеджера в этой же организации. Нужно ли это оформлять в трудовой книжке?

Ответ: Да. В ьном листе и в разделе 2.1.1 необходимо указать обе должности‚ даты их начала и условия работы. Это позволяет избежать недоразумений при расчёте налогов и страховых взносов.

Вопрос: Как оформить запись об увольнении при совмещении?

Ответ: При увольнении с одной из совмещённых должностей вносится отметка об увольнении‚ а остальные данные остаются без изменений. При полном увольнении оформляется соответствующая запись в конце трудовой книжки.

Заполнение в трудовой книжке совмещения – это процесс‚ требующий внимательности и понимания нормативных актов. Главное:

• Точно фиксировать даты начала каждой должности.
• Указывать полные сведения о доходах и ставках.
• Своевременно обновлять данные при изменениях.
• Оптимизировать работу с помощью современных онлайн‑инструментов.

Соблюдая эти рекомендации‚ вы сможете избежать ошибок в бухгалтерском учёте‚ упростить расчёт налогов и обеспечить юридическую корректность оформления трудовых отношений.

Автор статьи: команда специалистов по кадровому сопровождению‚ 22 мая 2026 г.