Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)‚ бумажный формат по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить трудовую книжку‚ рассмотрим примеры записей и актуальные требования на 2025-2026 годы.
Общие правила и нормативная база
Оформление трудовых книжек регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек‚ а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек (в ред. Приказа Минтруда России от N 588н). С 2021 года действуют обновленные нормы‚ а именно:
- Бланки: Оформить новую трудовую можно как на бланке образца 2004 года‚ так и на новом бланке образца 2023 года (согласно постановлению Правительства от № 1250).
- Срок оформления: Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику‚ принятому на работу впервые‚ в присутствии работника не позднее 5 рабочих дней со дня его приема.
- Ознакомление: С каждой внесенной записью работодатель обязан знакомить работника под подпись в его личной карточке.
- Язык: Заполнение производится на государственном языке РФ (русском).
Оформление титульного листа: пример и правила
Титульный лист — это лицо документа. Ошибки на нем недопустимы. Первую страницу (титульный лист) подписывает лицо‚ ответственное за выдачу трудовых книжек‚ после чего ставится печать организации (или кадровой службы)‚ при ее наличии.
Правила написания дат
Особое внимание следует уделить датам. Число и месяц указываются двузначными‚ а год четырехзначными арабскими цифрами. Пример: или . Однако на титульном листе есть исключение, дата заполнения также ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ‚ но важно не путать дату рождения с датой заполнения.
Пример заполнения титульного листа
Представим‚ что сотрудница Иванова Мария Петровна устраивается на работу впервые.
- Фамилия: Иванова
- Имя: Мария
- Отчество: Петровна
- Дата рождения:
- Образование: Высшее
- Профессия‚ специальность: Юрист
- Дата заполнения:
Ниже ставятся подписи самого работника и лица‚ ответственного за выдачу трудовых книжек‚ а также печать.
Заполнение сведений о работе
В разделе «Сведения о работе» в виде заголовка (без номера и даты) указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносятся записи о приеме‚ переводах и увольнении.
Запись о приеме на работу
При приеме на работу в графе 3 ставится запись: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]». Если трудовой договор срочный‚ может быть указано: «Принят на работу по срочному трудовому договору на время выполнения обязанностей…».
Пример записи о приеме:
- Графа 1 (№ записи): 1
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о работе): Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»). Принят в юридический отдел на должность юриста.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 12-к
Запись о переводе
Если работник переводится в другой отдел или на другую должность‚ в графе 3 указываеться: «Переведен(а) в [отдел] на должность [должность]».
Запись об увольнении
Записи об увольнении должны строго соответствовать формулировкам Трудового кодекса Российской Федерации. Обязательно указывается пункт‚ часть и статья ТК РФ.
Примеры записей об увольнении:
- Уволен по соглашению сторон‚ пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Уволен по собственному желанию‚ пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
После внесения записи об увольнении работник должен расписаться не только в личной карточке‚ но и в самой трудовой книжке. Получить книжку на руки увольняемый сможет после того‚ как распишется в журнале учёта движения трудовых книжек.
Внесение изменений и исправлений
Если в документ закралась ошибка‚ зачеркивать ее в разделе «Сведения о работе» нельзя. В этом случае после последней записи вносится новая:
«Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»‚ после чего вносится правильная формулировка.
Что касается смены фамилии (например‚ при вступлении в брак)‚ то на титульном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой‚ а рядом (или выше) пишется новая. Ссылка на документ-основание (свидетельство о браке) указывается на внутренней стороне обложки и заверяется подписью ответственного лица и печатью.
Пропущенные записи
Иногда кадровые специалисты пропускают нужную запись (например‚ о переводе). Внести пропущенную запись можно в любой момент‚ даже если после нее уже есть другие записи. Пропущенная запись вносится под следующим порядковым номером с указанием фактической даты перевода или приема.
Правильное оформление трудовой книжки — это залог отсутствия проблем у работника при назначении пенсии и у работодателя при проверках контролирующими органами. Используйте актуальные образцы 2026 года‚ внимательно следите за формулировками статей ТК РФ при увольнении и не забывайте заверять записи подписями и печатями. Помните‚ что переход на ЭТК не отменяет необходимости корректного ведения бумажных книжек для тех сотрудников‚ которые решили их сохранить.