Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина. От правильности внесенных в нее записей напрямую зависит размер будущей пенсии, возможность получения льгот и оформление различных пособий. В 2026 году, когда цифровизация процессов достигла нового уровня, правила оформления бумажных и электронных трудовых книжек для тех, кто устраивается на работу впервые, требуют особого внимания со стороны работодателей.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить трудовую книжку сотруднику, который принят на работу впервые, какие формулировки использовать, как избежать ошибок и что изменилось в законодательстве к маю 2026 года.

Электронная или бумажная: какую книжку оформлять в 2026 году?

Самый первый вопрос, который встает перед кадровиком или руководителем при приеме новичка: в каком виде вести документ? Здесь важно учитывать дату начала трудовой деятельности человека.

• Сотрудники, начавшие работать впервые с 1 января 2025 года: Согласно актуальным нормам, для таких работников трудовые книжки ведутся только в электронном виде. Бумажный бланк им не заводится и не выдается на руки.
• Сотрудники, работавшие ранее: Если у человека уже есть стаж до 2025 года, но он потерял книжку или она велась ранее, правила могут отличаться, однако для впервые устраивающихся в текущий период действует правило исключительно электронного формата.

Несмотря на переход на «цифру», понимание принципов заполнения граф остается критически важным, так как данные в электронную систему (ЕФС-1 и реестры СФР) вносятся именно на основании этих правил.

Если бумажная книжка все же оформляется: важные нюансы

В ряде переходных ситуаций или при восстановлении документов (если это допускается конкретными обстоятельствами перехода на ЭТК) может вставать вопрос о бумажном бланке. Здесь существуют строгие ограничения:

1. Источник бланка: Используйте только чистые бланки, закупленные у официального представителя Гознака в установленном порядке.
2. Запрет на покупку работником: Категорически не поручайте покупку бланка самому работнику и не заполняйте бланк, принесенный сотрудником. Это прямое нарушение правил ведения документации.
3. Присутствие работника: Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.
4. Сроки: Запись должна быть внесена не позднее 5 дней с момента фактического начала работы (если это бумажный вариант в переходных случаях).

Алгоритм заполнения раздела «Сведения о работе»

Независимо от формата (данные для электронной книжки формируются по аналогичным принципам), запись о приеме на работу должна содержать четкую структуру. Рассмотрим заполнение граф подробно.

Графа 1: Порядковый номер

В этой графе ставится порядковый номер записи. Нумерация ведется сквозная по всей трудовой книжке. Для первой записи в разделе «Сведения о работе» это будет цифра 1.

Графа 2: Дата приема на работу

Здесь указывается дата фактического начала работы.

Правила формата:

• День и месяц указываются двузначными арабскими цифрами (например, 05, 12, 22).
• Год указывается четырехзначными цифрами (например, 2026).
• Пример: .

Графа 3: Сведения о приеме на работу

Это самая важная часть записи. Здесь указывается:

1. Наименование должности, профессии или специальности.
2. Структурное подразделение (если это указано в приказе и штатном расписании).

Важно: Запись должна быть лаконичной. Она включает лишь указание, куда и кем принят человек. Не нужно писать преамбулы вроде «В связи с тем, что устраиваюсь на работу впервые…» или описывать особенности характера работы, условия труда и другие детали. Формулировка должна строго соответствовать приказу о приеме.

Пример правильной записи: «Принят в отдел продаж на должность менеджера».

Графа 4: Документ-основание

В эту графу вносятся сведения о приказе (распоряжении) или ином решении работодателя, на основании которого сотрудник принят на работу.

Необходимо указать:

• Вид документа (приказ, распоряжение).
• Дату документа.
• Номер документа.

Пример: «Приказ от № 15-к».

Регистрация и подпись: финальный этап

После внесения записи в трудовую книжку (или формирования записи в электронной базе) необходимо выполнить следующие действия:

• Книга учета: Факт выдачи (или оформления) трудовой книжки должен быть зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 13 («Расписка работника в получении трудовой книжки») сотрудник должен поставить свою подпись.
• Подпись работника: Сотрудник должен лично ознакомиться с внесенной записью и заверить это своей подписью в трудовой книжке (в бумажном варианте).
• Подпись работодателя: Запись заверяется подписью ответственного лица (работодателя или уполномоченного сотрудника) и печатью организации (если она используется и предусмотрена локальными актами).

Почему важна точность: риски ошибок

Ошибки в трудовой книжке — это не просто бюрократические недочеты. Как отмечают эксперты и юристы, неточности могут привести к серьезным последствиям:

• Уменьшение размера пенсии: Если из-за ошибки (неверная дата, неправильное название должности или организации) период работы не будет учтен Пенсионным фондом (Социальным фондом России), стаж может быть уменьшен.
• Отсрочка назначения пенсии: Необходимость сбора справок и исправления ошибок через суд или архивы может отложить выход на пенсию на месяцы и даже годы.
• Проблемы с пособиями: Размер больничных и других социальных выплат также зависит от подтвержденного стажа.

Особенно часто встречаются ошибки в наименовании организации (например, отсутствие записи о переименовании работодателя) и неправильные даты. Поэтому проверка данных перед внесением их в реестр или бумажный бланк обязательна.

Оформление трудовой книжки для впервые принятого сотрудника в 2026 году требует от работодателя внимательности и знания актуальных правил. Главное помнить: для новых работников приоритет отдается электронному формату, любые записи должны быть лаконичными и соответствовать приказу, а использование бланков, приобретенных самим работником, запрещено. Соблюдение этих правил гарантирует работнику сохранность его пенсионных прав, а работодателю, отсутствие проблем с проверяющими органами.