Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат всё ещё остаётся актуальным. Работодатели по-прежнему обязаны вести бумажные трудовые для сотрудников, которые сохранили их за собой до 2021 года, а также оформлять новые при первичном трудоустройстве.
Неправильное оформление трудовой книжки может стать серьёзной проблемой для сотрудника в будущем — например, при расчёте пенсии или назначении социальных выплат. В этой статье мы подробно разберем, какие документы нужны для оформления трудовой книжки, как заполнить ьный лист и на какие нормативные акты опираться в 2026 году.
Нормативная база: как регулируется вопрос в 2026 году
С 1 сентября 2021 года основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, стал Приказ Минтруда РФ от № 320н. Он утвердил новые формы трудовых книжек, порядок их ведения и хранения. Срок действия этого приказа, до 1 сентября 2027 года. Кроме того, с 1 января 2023 года применяется новая форма бланка бумажной трудовой книжки.
Работодателю крайне важно соблюдать актуальные правила, так как законодательство регулярно обновляется, и в 2025–2026 годах продолжились изменения, связанные с цифровизацией кадровых процессов.
Кому и когда нужно оформлять бумажную трудовую книжку?
Бумажная трудовая книжка продолжает действовать не для всех. Согласно текущему законодательству:
- Для «старожилов»: Если у работника уже была оформлена бумажная трудовая до 2021 года и он не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжить вести её по общим правилам.
- Для новичков: Если человек впервые устраивается на работу (у него никогда не было трудовой книжки), работодатель обязан оформить ему бумажную трудовую, если только работник не выбрал изначально электронный формат (ЭТК).
Какие документы нужны для оформления трудовой книжки?
Список документов, которые обязан предъявить работник для оформления трудовой книжки (как при первичном получении, так и при предоставлении уже существующей), четко регламентирован Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда № 320н.
Документы для заполнения ьного листа (при первичном оформлении)
ьный лист содержит персональные данные работника. Для его правильного заполнения работодатель обязан запросить:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Из него берутся данные о фамилии, имени, отчестве и дате рождения (число, месяц, год). Важно: фамилия должна вноситься строго по документу. Если работница вышла замуж и сменила фамилию в период между увольнением и новым трудоустройством, в новую трудовую книжку вписывается её актуальная фамилия.
- Документ об образовании и (или) о квалификации (аттестат, диплом, удостоверение, свидетельство). Обратите внимание: строку «Образование» можно заполнять только в том случае, если сотрудник действительно представил соответствующий документ. Не вносите запись об образовании со слов работника!
Документы при приеме на работу (для внесения записи в раздел «Сведения о работе»)
При заключении трудового договора работник предъявляет:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК);
- Документ об образовании (если работа требует специальных знаний);
- Иные документы, предусмотренные законом (военный билет, медицинская книжка и т.д.).
Исключение: если трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку работник не предоставляет, её оформляет сам работодатель.
Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
Оформление вкладыша, заполнение разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждении», а также внесение записей о приеме на работу, увольнении или переводе осуществляются по правилам Приказа Минтруда № 320н.
Запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу в бумажную трудовую вносят с учетом актуальных требований. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Под этим заголовком вносится сама запись, например:
«Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера».
Если договор срочный или сотрудник принимается в порядке перевода, это обязательно отражается в записи.
Смена фамилии
Частая ситуация: в период после увольнения с последнего места работы и до устройства на новое место работница вышла замуж и сменила фамилию. В этом случае на ьном листе старая фамилия зачеркивается одной чертой, а новая пишется рядом. Ссылка на документ, подтверждающий смену (свидетельство о браке), вносится на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Можно ли оформить трудовую книжку через Госуслуги?
Многие работники интересуются, как получить новую трудовую книжку через портал Госуслуг. На сегодняшний день оформить саму бумажную трудовую книжку дистанционно через Госуслуги нельзя. Это делает работодатель при первичном трудоустройстве.
Однако на Госуслугах можно оформить пять других документов, необходимых для трудоустройства и работы, а также запросить выписку из электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности), которая может заменить бумажную при устройстве на новую работу.
Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?
С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или соцвыплат. Если трудовая книжка утеряна или испорчена, работодатель обязан оформить дубликат. Для этого работник должен написать заявление. В дубликат вносятся сведения об общем стаже работы до поступления к данному работодателю на основании подтверждающих документов (справок, архивных выписок и т.д.).
Оформление трудовой книжки — ответственная процедура, требующая внимания к деталям. Главное для работодателя в 2026 году:
- Использовать новые бланки трудовых книжек (введены с 2023 года);
- Руководствоваться Приказом Минтруда № 320н;
- Требовать с работника паспорт и документ об образовании для заполнения ьного листа;
- Не вносить данные со слов сотрудника;
- Помнить, что бумажная трудовая ведется только для тех, у кого она была до 2021 года, или для тех, кто устраивается впервые и выбрал бумажный формат.
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем с Пенсионным фондом и трудовыми инспекциями, а также защитит права самого работника.