В процессе увольнения сотрудника работодатель обязан соблюдать ряд требований, касающихся трудовой книжки. Правильное оформление документа позволяет избежать задержек выплат, штрафов и споров с former‑работником. В этой статье подробно разберём, как правильно оформить трудовые книжки уволенных, какие записи в них вносятся и какие нюансы следует учитывать.
Правовая основа
Согласно ст. 47 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику копию приказа об увольнении в день увольнения, а также письменное уведомление о начисленных и выплаченных суммах. Кроме того, ст. 66 ТК РФ устанавливает, что в трудовую книжку вносятся сведения о заключении трудового договора, переводе, об увольнении, награждениях и поощрениях.
Основные положения
- Выдача трудовых книжек происходит в последний день работы сотрудника.
- Задержка выдачи влечёт административный штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Если работник не заявляет о желании получать книжку, её хранит работодатель в течение 2 лет.
Порядок выдачи трудовых книжек при увольнении
Для удобства рассмотрим пошаговый алгоритм:
- Подготовка документа. Сформировать приказ об увольнении и запись в книжке.
- Внесение записи. В графе «Увольнение» указать основание (например, «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
- Проверка данных. Убедиться, что все сведения верны (ФИО, должность, дата увольнения).
- Выдача. Передать книжку работнику в последний день работы или отправить по почте с уведомлением.
- Подтверждение получения. Сотрудник ставит подпись в книге (или получает электронное подтверждение).
Что писать в книжке уволенных
Запись в книжке должна соответствовать требованиям ТК РФ. Ниже приведены типичные формулировки:
- Уволен по собственному желанию. «Трудовой договор расторгнут по собственному желанию сотрудника, пункт 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
- Увольнение по вине работника. «Уволен за нарушение трудовой дисциплины, пункт 1 ч. 2 ст. 81 ТК РФ».
- Увольнение по сокращению staff. «Уволен в связи с сокращением должности, пункт 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
Важно использовать формулировку «Уволен…» и не «Трудовой договор расторгнут…», иначе запись может быть оспорена.
Особенности оформления для разных категорий уволенных
Увольнение по собственному желанию
В этом случае в книжке указывается пункт 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Если работник не против, запись может быть сделана в электронной форме (форма ЕФС‑1).
Увольнение по вине работника
Требуется указать конкретное нарушение и статью ТК РФ, на основе которой принято решение. При этом в книжке может быть отметка о выплате компенсации, если она предусмотрена.
Увольнение по сокращению
В записи обязательно указывается «в связи с сокращением» и ссылка на ст. 81 ТК РФ. При этом работодатель обязан предложить сотрудникам иные места (если они есть) или выплатить выходные пособие.
Как вести учёт трудовых книжек уволенных
После выдачи (или хранения) книжки в архиве следует вести учёт их расположения:
- Размещение в хронологическом порядке по дате увольнения.
- Сохранение в архиве в течение установленного срока (обычно 5 лет, но для некоторых документов – до 10 лет).
- При необходимости – подготовка копий для последующего шифрования в электронный архив.
Что делать, если работник не забирает книжку
Если сотрудник не явился за своей книжкой в течение установленного срока, работодатель:
- Хранит документ в течение 2 лет.
- Может направить его по почте с уведомлением, если сотрудник дал согласие.
- После истечения срока, при отсутствии запроса, может уничтожить документ, но только после официального уведомления.
Штрафы и ответственность работодателя
За задержку выдачи трудовых книжек ТК РФ предусматривает административную ответственность:
- Штраф до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Возможность выплаты компенсации работнику за вынужденный простой (см. ст. 394 ГК РФ).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оформить запись в электронной форме? Да, при условии использования формы ЕФС‑1 и подписи работника в электронном виде.
- Нужна ли печать на первой странице? Печать не обязательна, но часто используется для подтверждения подлинности.
- Как оформить дубликат? Дубликат оформляется так же, как и оригинал, но отмечается как «Дубликат».
- Можно ли выдать книжку после увольнения по почте? Да, если работник дал согласие, иначе документ остаётся у работодателя.
Правильное оформление трудовой книжки уволенных – важная часть процесса увольнения, требующая внимания к деталям и соблюдения норм ТК РФ. Соблюдая указанные выше правила, работодатель минимизирует риск задержек выплат, штрафов и юридических споров, а также обеспечивает прозрачность отношений с бывшими сотрудниками.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или воспользоваться услугами юридической консультации.