В процессе работы сотрудника часто возникает вопрос: как правильно оформить уведомление, чтобы он смог забрать свою трудовую книжку. Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальной информации и правовых нормах России.
Почему требуется уведомление?
Уведомление – это официальный документ, который информирует сотрудника о необходимости посещения организации, получения важных бумаг (в т.ч. трудовой книжки) или выполнения иных действий. Оно служит нескольким целям:
- Гарантирует прозрачность процесса передачи документов.
- Позволяет избежать недоразумений и спорных ситуаций.
- Создаёт документальное подтверждение того, что работник был уведомлен.
Когда составляется уведомление?
Уведомление может быть составлено в следующих случаях:
- Завершение трудового договора (увольнение, досрочное расторжение).
- Перевод сотрудника в другой отдел или подразделение.
- Требование предоставить копию трудовой книжки для дальнейшего оформления.
- Переход на электронный формат трудовой книжки (ЭТК).
Как правильно оформить уведомление?
Ниже – пример типового уведомления, которое можно адаптировать под конкретные условия.
УВЕДОМЛЕНИЕ От: [Наименование организации] Кому: [ФИО сотрудника] Уважаемый(ая) [ФИО]! В связи с завершением вашего трудового договора (или иных обстоятельств) просим в течение [указать срок] обратиться в отдел кадров для получения копии трудовой книжки и иных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж. При себе необходимо иметь паспорт и, при необходимости, справку о доходах. С уважением, [Подпись и расшифровка руководителя] [Должность]
Ключевые элементы уведомления
- Шапка – название организации, реквизиты.
- Адресат – ФИО сотрудника.
- Дата – дата составления документа.
- Основная часть – указание причины и требования.
- Сроки – конкретный период, в который сотрудник должен выполнить действие.
- Подпись – подпись уполномоченного лица.
Сроки и порядок получения трудовой книжки
Согласно действующему законодательству, после увольнения сотрудник имеет право запросить трудовую книжку в течение 30 календарных дней. При этом работодатель обязан выдать документ в течение 10 рабочих дней после подачи заявления.
Если сотрудник не успевает забрать книжку в указанный срок, он может подать повторное уведомление, указав новые сроки.
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. По этой причине:
- Если сотрудник не отказался от бумажного варианта, обе формы могут использоваться одновременно.
- Для перехода на ЭТК необходимо оформить заявление об отказе от бумажной книжки.
- Электронная книжка доступна через личный кабинет на портале mywork.ru.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить уведомление по электронной почте? – Да, при условии, что в компании установлен такой порядок, и сотрудник подтвердил получение письма.
- Что делать, если сотрудник не пришёл за книжкой? – Через заявление о невозможности получения можно оформить копию документа и отправить повторно.
- Какие документы требуются для получения? – Паспорт и, при необходимости, справка о доходах.
- Можно ли уведомить сотрудника устно? – Устное уведомление допускается только в случае срочных обстоятельств, но для юридической силы лучше оформить письменное уведомление.
Правильное оформление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку – важный элемент корректного завершения трудовых отношений. Оно обеспечивает соблюдение законодательных требований, минимизирует риск споров и позволяет обеим сторонам действовать в рамках установленных сроков.
Если у вас возникнут сомнения в правильности оформления документа, рекомендуется обратиться к юристу или в отдел кадров вашей организации.
Информация актуальна на 22 мая 2026 г. ( 23:33:53).