Ситуация, когда человек устраивается на работу, но у него на руках нет трудовой книжки, встречается довольно часто. Причины могут быть разными: документ потерян, испорчен, удержан предыдущим работодателем или просто никогда не был оформлен. Кроме того, с 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что вносит свои коррективы в кадровое делопроизводство.

В этой статье мы подробно разберем, как действовать соискателю и работодателю в подобных ситуациях, чтобы всё было по закону.

Основные причины отсутствия трудовой книжки

• Трудовая книжка потеряна или испорчена. Человек мог потерять документ при переезде, либо он пришел в негодность (порван, залит водой).
• Трудовая книжка осталась у прежнего работодателя. Иногда недобросовестные руководители удерживают документ, чтобы «наказать» увольняющегося или заставить отработать положенные две недели. Важно помнить: суды часто встают на сторону работника, взыскивая с бывшего работодателя неполученный заработок за период задержки выдачи трудовой книжки.
• Это первое место работы. Если человек ранее официально не работал, трудовой книжки у него просто нет.
• Переход на электронный формат (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период по ЭТК завершается. Теперь бумажные книжки постепенно уходят в прошлое, а сведения о стаже ведутся в электронном виде.

Что делать, если трудовая книжка потеряна?

Согласно Трудовому кодексу РФ, если трудовая книжка утеряна, работник обязан заявить об этом работодателю по последнему месту работы. На основании письменного заявления работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи заявления.

Однако на практике, если вы устраиваетесь на новое место работы, вы можете:

1. Обратиться к предыдущему работодателю за оформлением дубликата.
2. Попросить нового работодателя оформить новую трудовую книжку (если вы не хотите или не можете обратиться к прежнему). Для этого нужно написать соответствующее заявление.

Что делать, если бывший работодатель не отдает документ?

Удержание трудовой книжки — грубое нарушение трудового законодательства. Если бывший работодатель отказывается выдать документ:

1. Направьте работодателю письменное требование о выдаче трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении.
2. Если требование проигнорировано, обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или прокуратуру.
3. Подайте иск в суд. Как показывает практика, суды удовлетворяют иски о взыскании среднего заработка за каждый день задержки выдачи трудовой книжки.

Обратите внимание: пока вы судитесь с прежним работодателем, вы можете устроиться на новую работу. Новый работодатель не имеет права отказать вам в трудоустройстве из-за отсутствия документа. Вы просто напишете заявление с объяснением причины отсутствия книжки, и работодатель оформит новую или дубликат.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и новые реалии 2026 года

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж полностью переходит в цифровой формат. Теперь данные о вашей работе хранятся в базе Социального фонда России (СФР).

Что это значит для соискателя без бумажной книжки:

• Если вы устраиваетесь на работу, кадровик сможет посмотреть ваш электронный стаж по выписке из ЕФС-1.
• Для корректной передачи данных в ЕФС-1 и ведения электронного учета, в кадровых программах (например, в 1С:ЗУП) настраиваются специальные трудовые функции и коды ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Система 1С не любит работать с незнакомой для нее информацией, она любит справочники и классификаторы, поэтому должность должна быть прописана строго по номенклатуре.
• Если вы ранее отказались от ведения бумажной трудовой книжки и перешли на ЭТК, то бумажный бланк вам просто не нужен. Работодатель сделает запись только в электронном виде.

Как оформиться на работу без трудовой книжки (пошагово)

Если вы пришли устраиваться на работу, и бумажной трудовой у вас нет, действуйте по следующему алгоритму:

Шаг 1. Объясните ситуацию работодателю

При приеме на работу сообщите в отдел кадров причину отсутствия документа. Вы не обязаны доказывать, что книжка потеряна — достаточно письменного заявления.

Шаг 2. Напишите заявление

В заявлении укажите одну из причин:

• «Прошу оформить мне новую трудовую книжку, так как предыдущая была утеряна».
• «Прошу оформить дубликат трудовой книжки, так как предыдущий работодатель задерживает её выдачу».
• «Трудовую книжку не предоставляю, так как являюсь лицом, впервые поступающим на работу».

Шаг 3. Предоставьте данные для подтверждения стажа (если требуется)

Если вы хотите, чтобы в новую книжку (или дубликат) были внесены сведения о вашем предыдущем стаже, вам потребуется предоставить подтверждающие документы:

• Справки от прежних работодателей.
• Выписки из архива.
• Сведения о трудовой деятельности из СФР (выписка из ЭТК).

Если таких документов нет, работодатель просто оформит чистый бланк, и ваш стаж начнется с момента трудоустройства к нему. Электронный стаж при этом сохранится в базе СФР.

Шаг 4. Оплата бланка

Согласно закону, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или вкладыш в нее бесплатно, если:

• Это первое место работы соискателя.
• Работодатель потерял или испортил документ.

В случае утери трудовой книжки самим работником, стоимость нового бланка (чистой книжки) может быть удержана из его зарплаты по его письменному заявлению.

Ответственность работодателя

Работодатель не имеет права отказать кандидату в приеме на работу по причине отсутствия у него трудовой книжки. Если отказ произошел именно по этой причине, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если же работодатель принимает сотрудника без трудовой книжки и не оформляет новый документ (или дубликат) в установленные сроки, это также является нарушением трудового законодательства.

Отсутствие трудовой книжки — это не приговор и не препятствие для официального трудоустройства. В 2026 году, с полным переходом на ЭТК, значимость бумажного документа стремительно падает. Главное — честно сообщить о ситуации новому работодателю, написать заявление на оформление нового бланка и не забыть запросить выписку из электронной трудовой книжки, чтобы сохранить свой заработанный стаж.