После увольнения работника у работодателя возникает обязанность выдать трудовую книжку. Однако не всегда сотрудник может прийти за документом лично. В таких случаях необходимо направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте. Это важный юридический документ, который регулируется трудовым законодательством Российской Федерации.
Правовые основы
Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. Если это невозможно (например, работник отсутствует на рабочем месте), работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за документом или разрешить его отправку по почте.
Кроме того, пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225) обязывает работодателя уведомлять работника о необходимости получения трудовой книжки.
Когда необходимо направлять уведомление?
Уведомление направляется в следующих случаях:
- Работник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения;
- Работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок;
- Работодатель не может выдать документ лично (например, при увольнении дистанционного работника);
- Работник отказывается от получения трудовой книжки на руки.
Сроки направления уведомления
Уведомление должно быть направлено в день увольнения или на следующий рабочий день, если работник отсутствовал. Если уведомление не направлено, работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки.
Как правильно оформить уведомление?
Уведомление оформляется в письменной форме на бланке организации. Оно должно содержать следующие реквизиты:
- Реквизиты работодателя: наименование организации, адрес, контактные данные;
- Реквизиты работника: ФИО, адрес проживания;
- Дата увольнения;
- Уведомление о необходимости:
- явиться за трудовой книжкой лично;
- либо дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте;
- Срок для явки или предоставления согласия: обычно 14 дней с момента получения уведомления;
- Подпись руководителя или уполномоченного лица;
- Дата составления уведомления.
Образец уведомления
Ниже представлен пример уведомления:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РОСТ»
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
ИНН 7700123456, КПП 770012345
Тел.: (495) -23-45-67
УВЕДОМЛЕНИЕ
от 21 мая 2026 г.
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович,
Настоящим уведомляем Вас о том, что Вы были уволены из ООО «Рост» 20 мая 2026 года по пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
Трудовая книжка Вам не была выдана в связи с Вашим отсутствием на рабочем месте. В соответствии с статьей 84.1 Трудового кодекса РФ Вы обязаны явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на её отправку по почте.
Просим Вас:
- явиться за трудовой книжкой по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5 в течение 14 дней с момента получения настоящего уведомления;
- либо направить в наш адрес письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте.
В случае неявки в установленный срок трудовая книжка будет выслана Вам по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
При возникновении вопросов обращайтесь по телефону: (495) -23-45-67.
С уважением,
Генеральный директор
ООО «Рост»
_______________ /Иванов И.И./
М.П.
Как направить уведомление?
Уведомление может быть направлено:
- По почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
- Лично под подпись;
- Через электронную почту (если между сторонами заключено соглашение об электронном документообороте);
- Через курьера.
Важно сохранить доказательства направления уведомления (например, почтовое уведомление о вручении или подпись работника о получении).
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Если работник не явился за трудовой книжкой и не предоставил согласие на её отправку по почте, работодатель:
- Хранит трудовую книжку в течение 2 лет;
- После истечения этого срока списывает её в установленном порядке;
- Уведомляет работника о возможности получения трудовой книжки в течение 30 дней после истечения срока хранения.
Ответственность работодателя
За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ:
- Нарушение сроков выдачи трудовой книжки, штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Непредоставление информации о необходимости получения трудовой книжки, штраф от 10 000 до 20 000 рублей.
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой — это важный документ, который защищает права как работника, так и работодателя. Оно должно быть оформлено в соответствии с законодательством и направлено в установленные сроки. Нарушение порядка выдачи трудовой книжки может привести к административной ответственности.
Самое главное помнить:
- Уведомление направляется в день увольнения или на следующий рабочий день;
- Оно должно содержать все необходимые реквизиты и предложение о явке или отправке по почте;
- Уведомление должно быть направлено с подтверждением получения;
- За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работодатель несет ответственность.
Очень важно, чтобы уведомление было составлено грамотно и своевременно, чтобы избежать конфликтов и штрафов.