Внимание! Данная статья основана на актуальном законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Инструкция по ведению трудовых книжек). Правильное оформление записи при увольнении по сокращению критически важно для защиты прав работника и избежания претензий со стороны трудовой инспекции.
Самое главное помнить:
- Запись должна быть полной, точной и содержать ссылку на конкретный пункт закона.
- Нельзя использовать сокращения слов (например, «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение»).
- Дата увольнения, указанная в записи, должна совпадать с датой, указанной в заявлении работника (если он подавал его) и в приказе, но не может быть ранее даты издания приказа о сокращении.
- Отказ работника подписать запись не является основанием для её невнесения. Об этом делается соответствующая отметка.
Юридическая основа для увольнения по сокращению
Увольнение по сокращению численности (штата) работников регулируется п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ. Это один из случаев увольнения по инициативе работодателя, но с обязательным соблюдением особой процедуры, направленной на защиту работников.
Пошаговая процедура сокращения (кратко)
Прежде чем делать запись, работодатель обязан выполнить все обязательные этапы:
- Принять локальный акт (приказ, распоряжение) о сокращении штата/численности.
- Уведомить в письменной форме каждого сокращаемого сотрудника не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты увольнения (ст. 180 ТК РФ).
- В течение этого срока предложить сотруднику все имеющиеся вакансии (в т.ч. в других структурных подразделениях и по другой профессии), соответствующие его квалификации.
- Если сотрудник не согласен на перевод или вакансий нет, после истечения 2-х месяцев издать приказ об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Правильное оформление записи в трудовой книжке
Запись вносится на основании изданного приказа (или распоряжения) об увольнении. Форма записи строго регламентирована.
Обязательные реквизиты записи:
- Номер записи (порядковый номер в разделе «Сведения о работе»).
- Дата увольнения (дата, с которой прекратились трудовые отношения, указанная в приказе и заявлении работника).
- Основание увольнения (полное и точное указание).
- Подпись ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника).
- Расшифровка подписи (ФИО).
- Отметка об ознакомлении работника (подпись работника и дата).
Текст записи: образец и формулировка
Правильная и единственно допустимая формулировка:
Уволен(а) по сокращению штата (численности) работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.
Примечание: Слова «штата» или «численности» указываются в зависимости от того, что именно сокращалось. Если в приказе указано «сокращение штата», в записи пишем «штата».
Неправильно:
- «Уволен по сокращению» (нет ссылки на закон).
- «Уволен по п. 2 ст. 81 ТК РФ» (не указано, по какому именно основанию, сокращение, ликвидация и т.д.).
- «Уволен в связи с сокращением» (неполная формулировка).
- Использование сокращений: «по ст. 81 п.2», «по сокращ. штата».
Особые случаи и важные нюансы
Работник не подписывает запись?
Если работник отказывается подписать запись об увольнении, это не помешает её внесению. Кадровик должен сделать соответствующую отметку:
«От подписания записи отказался. [Дата]»
Или: «В присутствии свидетелей [ФИО, должность] ознакомлен с записью, подписать отказался. [Дата]»
Запрещено писать в графе «Отметка работника» «Отказался» без указания даты или в иной форме, не соответствующей реальным событиям.
Увольнение по сокращению срочного трудового договора
Если срочный договор (на определенный срок) прекращается по истечении срока, запись делается по п. 2 ч. 1 ст. 79 ТК РФ (истечение срока действия договора), а не по ст. 81. Формулировка: «Расторгнут в связи с истечением срока действия трудового договора, пункт 2 части первой статьи 79 Трудового кодекса Российской Федерации».
Что делать, если запись уже сделана неправильно?
Если в трудовой книжке уже стоит некорректная запись (например, без ссылки на закон или с сокращениями), её необходимо исправить.
- Издать приказ (или распоряжение) о внесении изменений в запись в трудовой книжке.
- В самой книжке старый текст не зачеркивать. Рядом с ним (или на отдельном листе, если запись старая) делается новая, правильная запись.
- В новой записи обязательно указать: «Внести запись от [дата старой записи] в следующем редакции:» и привести правительный текст.
- Новая запись подписывается ответственным лицом, ставится дата. Работник должен быть ознакомлен с исправлением под роспись.
- На приказе об исправлении делается отметка о том, что работник ознакомлен.
Правильное оформление записи при увольнении по сокращению, это не формальность, а юридически значимое действие. Оно подтверждает законность прекращения трудовых отношений и защищает как работника (чтобы у него не возникло проблем с получением пособия и трудоустройством), так и работодателя от штрафов и судебных споров.
Помните: Всегда пишите полную формулировку с указанием пункта и части статьи ТК РФ, не используйте сокращений, и контролируйте процесс ознакомления работника с записью.