Вкладка (вкладыш) в трудовой книжке – это отдельный документ, в котором фиксируются сведения о работе сотрудника, его должностных изменениях, наградах и прочих важных деталях. Подпись на ьном листе вкладыша – обязательный элемент, подтверждающий, что запись составлена ответственным лицом и проверена работодателем.
Кому и когда ставится подпись в вкладыше
Согласно разъяснениям Минтруда России и практике большинства организаций, подпись вкладыша ставится:
- на ьном листе вкладыша;
- после заполнения соответствующих полей (ФИО, должность, дата, сведения о работе и т.д.);
- ответственным сотрудником, уполномоченным на выдачу и ведение трудовых книжек (кадровик, руководитель отдела кадров или иной уполномоченный работник).
Если в процессе заполнения допущена ошибка, бланк уничтожается, а новый вкладыш заполняется заново.
Требования к подписи
Подпись должна быть поставлена ручкой и сопровождаться расшифровкой (должность подписанта). При необходимости подпись может быть подтверждена печатью организации, если она используется в кадровой деятельности.
С 1 января 2023 года в России действует новая форма трудовых книжек и их вкладышей, утвержденная Приказом Минтруда № 320н от . Основные особенности:
- Новый бланк – вкладыши печатаются Гознаком с 2023 года, в них предусмотрено 12 разделов сведениями о работе и 5 разделов для наград.
- Заполнение – все записи вносятся от руки, без исправлений; исправления не допускаются.
- Подтверждение – после записи вкладыш заверяется подписью ответственного сотрудника и, при наличии, печатью организации.
Пример оформления первой страницы (ьного листа) вкладыша
ьный лист заполняется следующим образом:
- Дата заполнения – указывается в правом верхнем углу.
- ФИО сотрудника – в соответствующем поле.
- Должность, подразделение – в соответствующих строках.
- Подпись ответственного лица – с расшифровкой (например, «Иванов Иван Иванович, главный бухгалтер»).
- Печать организации – ставится, если она используется в кадровой работе.
Если в течение действия договора меняются данные (смена ФИО, повышение квалификации и т.п.), они вносятся в новый вкладыш, а старый уничтожается.
Как зафиксировать запись о выдаче вкладыша
Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку оформляется в конце соответствующего раздела. Пример оформления:
Запись о выдаче вкладыша: ФИО сотрудника: ______________________ Дата выдачи: ________________________ Подпись ответственного (кадровик): ______________________ (расшифровка подписи)
Эту запись также можно заверить печатью организации, если она предусмотрена внутренними документами.
Частые вопросы и ответы
- Нужна ли печать при подписи? – Печать ставится, только если она используется в кадровой деятельности. Если печати нет, достаточно подписи с расшифровкой.
- Можно ли подписать вкладыш цифровой подписью? – На текущий момент официальные нормы требуют рукописной подписи. Цифровая подпись пока не допускается для вкладышей.
- Что делать, если вкладыш потерян? – В этом случае оформляется дубликат, который также должен быть подписан и запечатан в соответствии с тем же порядком.
Краткая памятка для кадровых специалистов
- Заполняете вкладыш актуальными данными сотрудника.
- В конце записи ставите свою подпись с расшифровкой.
- При наличии печати – ставите её рядом с подписью.
- Убедитесь, что все записи читаемы и не содержат исправлений.
- При необходимости оформляете дубликат и заверяете его тем же способом.
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваш вкладыш будет соответствовать требованиям Минтруда и не вызовет возражений при проверках.
Обновлено: 22 мая 2026 г.