Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий факт работы гражданина и его стаж. Именно записи в ней формируют будущие пенсионные права и влияют на размер пенсии. Однако на практике часто возникают ситуации, когда свободное место в разделе «Сведения о работе» заканчивается. В этом случае необходимо оформить специальный вкладыш. О том, как правильно перенести запись во вкладыш и не допустить ошибок, читайте в нашей подробной статье.
Почему нельзя использовать раздел «Сведения о награждениях»?
Одна из самых распространенных ошибок неопытных кадровиков — продолжение записей о работе в разделе «Сведения о награждениях», когда в разделе о работе заканчиваются свободные строки. Делать этого категорически нельзя!
Сведения о работе нельзя вносить в раздел «Сведения о награждениях». Законом такая возможность не предусмотрена. Если записи о работе все же были сделаны в разделе о награждениях, их придется признавать недействительными и переносить во вкладыш. Даже самые незначительные на первый взгляд неточности в трудовой книжке могут привести к отказу в назначении пенсии или потере стажа.
Когда необходимо оформлять вкладыш?
Вкладыш оформляется в тот момент, когда в трудовой книжке (в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях») не остается свободных граф для внесения новой записи. Важно понимать: вкладыш — это продолжение трудовой книжки, а не самостоятельный документ. Без трудовой книжки он недействителен.
Пошаговая инструкция: как перенести запись во вкладыш
Сам процесс «переноса» не означает, что вы должны переписывать старые записи из трудовой книжки во вкладыш заново. Переносится только та запись, для которой не хватило места, и все последующие. Вот правильный алгоритм действий:
Шаг 1. Приобретение и оформление вкладыша
- Приобретите чистый вкладыш установленного государственного образца.
- Заполните ьный лист вкладыша по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки. Данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия) должны полностью совпадать с данными на ьном листе основной трудовой книжки.
- Поставьте на ьном листе вкладыша дату его заполнения.
- Заверьте данные подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии).
Шаг 2. Вшивание вкладыша
Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Лучше всего это сделать между обложкой и первым листом трудовой книжки, либо в самом конце, после последнего листа. Для надежности вкладыш прошивают суровыми нитками вдоль левого края и завязывают узелок. Использование скрепок или степлера недопустимо, так как со временем они ржавеют и могут повредить документ.
Шаг 3. Проставление отметки о выдаче вкладыша
На первом развороте (на ьном листе) основной трудовой книжки необходимо поставить штамп с текстом: «Выдан вкладыш». Если такого штампа нет, допускается вписать эту фразу от руки.
Рядом с надписью «Выдан вкладыш» указываются:
- Серия и номер вкладыша.
- Дата его выдачи.
Внимание! Если вы вшиваете второй или третий вкладыш, отметки о них ставятся рядом с предыдущими на ьном листе трудовой книжки.
Шаг 4. Внесение записи во вкладыш
Теперь переходим непосредственно к переносу записи. Нумерация записей во вкладыше не начинается заново, она является продолжением нумерации трудовой книжки.
- В графе 1 (порядковый номер записи) укажите следующий номер после той записи, которая была последней в трудовой книжке. Например, если в трудовой книжке последняя запись была под номером 15, то во вкладыше первой записью будет номер 16.
- В графе 2 укажите дату внесения записи (дата приема, перевода, увольнения и т.д.).
- В графе 3 сделайте саму запись (сведения о работе, переводе, увольнении).
- В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносится запись (приказ, распоряжение, его дата и номер).
Что делать, если запись не поместилась на одном развороте?
Иногда ситуация складывается так: строка в трудовой книжке начата, но текст не поместился (например, длинное название организации-правопреемника или причина увольнения). В таком случае:
- Запись продолжается во вкладыше на том же месте (в графе 3), но уже на чистом листе.
- Заверять запись печатью и подписью на предыдущей странице (в трудовой книжке) не нужно; Подпись и печать ставятся после завершения всей записи во вкладыше.
Исправление ошибок при переносе записей
Неточности в трудовых книжках (ошибка в наименовании организации, отсутствие записи о переименовании работодателя, неправильные даты) случаются нередко. Внимательная проверка документов и своевременное исправление ошибок позволяют избежать потери стажа.
Если вы обнаружили ошибку в записи, которая уже перенесена во вкладыш:
- Не зачеркивайте ошибку!
- Сделайте новую запись следующим порядковым номером.
- Напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
- В графе 4 укажите реквизиты документа, на основании которого вносится исправление.
- После этого сделайте правильную запись.
Если организация, допустившая ошибку, ликвидирована, исправление вносится по новому месту работы на основании документов (справок, выписок из государственного архива и т.д.).
Важные нюансы, о которых нужно помнить
- Нумерация: Никогда не начинайте нумерацию во вкладыше с единицы, если это не первый вкладыш при пустой трудовой книжке (что практически невозможно).
- Отдельное существование: Вкладыш не имеет юридической силы без трудовой книжки. Если работник предъявляет только вкладыш, его нельзя принять на работу.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК): С 2020 года ведение электронных трудовых книжек стало обязательным. Однако бумажные трудовые книжки и вкладыши к ним продолжают действовать и имеют полную юридическую силу. Неточности могут быть как в электронной, так и в бумажной версии, поэтому сверка данных обязательна.
Перенос записи в трудовой книжке во вкладыш — это стандартная кадровая процедура, не представляющая сложности, если знать правила. Главное — соблюдать хронологию, не прерывать нумерацию и ни в коем случае не использовать для записей о работе разделы о награждениях. Помните, что от правильности заполнения этого документа зависит будущая пенсия сотрудника, поэтому внимательность и аккуратность здесь жизненно необходимы.