Трудовая книжка — это главный документ работника, который документально подтверждает его трудовой стаж и деятельность. Именно в ней фиксируются все важнейшие изменения: прием на работу, переводы, увольнения и награждения. Однако в практике кадровиков нередко встречаются ситуации, когда свободное место в одном из разделов бумажной трудовой книжки заканчивается. В этом случае не обойтись без специального дополнения — вкладыша.

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЕФС-1). Однако в некоторых ситуациях вести бумажную книжку все же необходимо (например, если сотрудник до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажного формата). Поэтому вопрос о том, как правильно оформить вкладыш и сделать запись о нем, остается актуальным для кадровых специалистов и работодателей.

Что такое вкладыш и когда он необходим?

Вкладыш в трудовую книжку — это законный аналог и продолжение самого документа. Он выдается в том случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов (чаще всего это раздел «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»).

Ключевое правило: вкладыш не имеет юридической силы и недействителен сам по себе, без трудовой книжки. Он является ее неотъемлемой частью и используется только вместе с ней.

Основные правила оформления вкладыша

Процесс оформления вкладыша состоит из нескольких важных шагов, которые должен знать каждый работодатель:

• Приобретение: Работодатель обязан приобрести чистый вкладыш за свой счет, если прежний закончился в период работы сотрудника у него.
• Заполнение ьного листа: ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки. Данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия) должны полностью совпадать с данными на ьном листе основной книжки. Дата заполнения ставится фактическая — день внесения первой записи во вкладыш.
• Присвоение номера: Каждый вкладыш имеет свой уникальный серию и номер, которые указаны на нем. Эти реквизиты обязательно нужно зафиксировать.
• Скрепление: Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Место вшивания законодательно не регламентировано, но чаще всего кадровики пришивают его в самом конце трудовой книжки, между последней страницей и задней обложкой, либо прямо в середину. Использовать скрепки или просто вкладывать документ внутрь категорически запрещено — он может потеряться.

Как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Самый частый вопрос, который возникает у кадровиков: где именно и как проставить отметку о выдаче вкладыша? Разберем этот процесс пошагово.

Шаг 1. Отметка на внутренней стороне обложки

Согласно пункту 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, при выдаче вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Отметка проставляется на внутренней стороне передней обложки трудовой книжки (в левом верхнем углу или по центру свободного пространства). Если такого штампа в организации нет, допускается вписать эту фразу от руки. Пример правильной записи:

«Выдан вкладыш серии ТК-V № 1234567»

Ниже указывается дата выдачи вкладыша, ставится подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печать работодателя (при наличии).

Шаг 2. Нумерация записей во вкладыше

При заполнении самого вкладыша важно помнить о сквозной нумерации. Номера записей во вкладыше не начинаются с единицы! Они продолжают ту нумерацию, которая закончилась в трудовой книжке.

Например, если последняя запись о работе в трудовой книжке была под номером 15, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 16. Это правило касается всех разделов вкладыша.

Шаг 3. Внесение записей о работе

Записи во вкладыше ведутся в точном соответствии с Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

1. В графе 1 ставится продолжающийся порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения записи.
3. В графе 3 делается запись о приеме на работу, переводе или увольнении.
4. В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение), его дата и номер.

Частые ошибки и их предотвращение

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при работе с вкладышами. На что стоит обратить особое внимание?

• Выдача нового вкладыша без штампа/записи в трудовой книжке. Если не зафиксировать серию и номер вкладыша на обложке основной книжки, документ может быть признан недействительным, а стаж — не подтвержденным.
• Начало нумерации с №1. Это грубая ошибка, которая нарушает принцип непрерывности трудового стажа работника.
• Заверение подписью записей, которые не подлежат заверению. Помните, что записи о работе заверяются подписью работодателя и печатью только при увольнении работника. Вкладыш сам по себе не заверяется на каждой странице.
• Использование пустых строк в разделе «Сведения о награждениях» для записей о работе. Если закончился раздел «Сведения о работе», заводить вкладыш нужно обязательно. Вносить записи о работе в раздел о награждениях нельзя.

Что делать, если закончился сам вкладыш?

Бывают случаи, когда работник сменил столько мест работы, что места не хватило даже во вкладыше. В такой ситуации оформляется второй (и последующий) вкладыш. Правила его оформления абсолютно идентичны: на обложке трудовой книжки ставится следующий штамп «Выдан вкладыш» с указанием новой серии и номера. Нумерация записей во втором вкладыше продолжает нумерацию первого.

Правильное оформление записи о вкладыше в трудовую книжку — это залог того, что у работника в будущем не возникнет проблем с подтверждением стажа при назначении пенсии. Несмотря на глобальный переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1), бумажные документы продолжают действовать, и их корректное ведение остается прямой обязанностью работодателя. Главное — не забывать про штамп на обложке, сквозную нумерацию и надежное вшивание вкладыша.