Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Согласно законодательству РФ, при увольнении работодатель обязан внести в трудовую книжку или в её вкладыш все необходимые записи, включая основание и дату прекращения трудовых отношений. В 2026 году правила заполнения остались неизменными, но требования к точности и оформлению стали ещё строже. Ошибки в записи могут привести к нарушению прав сотрудника на пенсию, компенсации и другие социальные гарантии.

Что такое вкладыш в трудовую книжку и зачем он нужен?

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который выдаётся работнику, если основная трудовая книжка заполнена полностью. Он имеет такую же юридическую силу, как и сама книжка, и прилагается к ней при предъявлении работодателю или в органы Пенсионного фонда.

Когда выдаётся вкладыш? При отсутствии свободного места для новых записей в основной трудовой книжке (все 400 строк заполнены).
Кто выдаёт? Работодатель, в котором сотрудник последний раз работал, либо органы Пенсионного фонда РФ при переходе на электронную трудовую книжку.
Форма вкладыша: Утверждена Приказом Минтруда России от № 69.

Основания для увольнения: как правильно указать в вкладыше

При увольнении в вкладыш вносится запись о прекращении трудового договора. Важно указать не только дату, но и точную формулировку основания в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Ниже — корректные варианты:

Пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ — по инициативе работника (по собственному желанию).
Пункт 2 части 1 статьи 77 ТК РФ — по соглашению сторон.
Пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — по инициативе работодателя (сокращение штата).
Пункт 5 части 1 статьи 77 ТК РФ, по инициативе работодателя (нарушение трудовой дисциплины).
Пункт 7 части 1 статьи 77 ТК РФ — по причине признания работника полностью неспособным к трудовой деятельности (по медицинским показаниям).
Пункт 8 части 1 статьи 77 ТК РФ — в связи с отказом от перевода на другую работу в связи с изменением условий труда.

Важно! Нельзя использовать разговорные формулировки вроде «уволен по собственному желанию», «ушёл сам», «уволен за прогулы». Только точные формулировки из ТК РФ.

Пошаговая инструкция заполнения вкладыша при увольнении

Шаг 1: Подготовка документов

Основная трудовая книжка (если есть).
Вкладыш (если он уже выдан ранее).
Приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а).
Личное заявление работника (если увольнение по собственному желанию).

Шаг 2: Определение даты увольнения

Дата увольнения, это последний рабочий день сотрудника. Она должна совпадать с датой в приказе и в расчётном листе. Не допускается указание даты, отличной от фактической.

Шаг 3: Заполнение записи в вкладыше

Запись вносится в следующем порядке:

Номер записи — последний номер в основной книжке + 1. Например, если в книжке последняя запись — № 398, то в вкладыше начинается с № 399.
Дата увольнения, в формате «ДД.ММ.ГГГГ» (например, ).
Основание увольнения — полная формулировка из ТК РФ (с указанием пункта и части статьи).
Номер и дата приказа — например: «Приказ № 45 от ».

Пример записи в вкладыше:

№ 399

Уволен по собственному желанию, по пункту 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Приказ № 45 от

Шаг 4: Подпись и печать

Запись заверяется подписью ответственного лица (как правило, кадровика или руководителя).
Ставится печать организации (если она используется).
В графе «Подпись» ставится подпись с расшифровкой (ФИО полностью).

Шаг 5: Выдача вкладыша сотруднику

В день увольнения работнику выдаются:

Трудовая книжка (с вкладышем, если он был присоединён).
Справка о заработной плате за последние 2 года (если требуется для ПФР).
Выписка из приказа об увольнении (по запросу).

Что запрещено при заполнении вкладыша?

Использование карандаша, красных чернил или корректора. Все записи делаются только чёрными чернилами, гелевой или перьевой ручкой.
Сокращения и аббревиатуры. Нельзя писать «ТК РФ» — нужно писать «Трудовой кодекс Российской Федерации».
Записи от руки без подписи и печати. Несанкционированные записи не имеют юридической силы.
Исправления. Если ошибка допущена — запись признаётся недействительной. Нужно сделать новую запись с пометкой «Запись недействительна» и заверить её подписью и печатью.

Электронная трудовая книжка и вкладыш: что изменилось в 2026 году?

С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. Однако:

Работники, которые до 2020 года имели бумажные книжки, могут продолжать использовать их вместе с вкладышами.
Если работник выбрал электронный формат, бумажная книжка с вкладышем не аннулируется — она остаётся действительной как исторический документ.
Все записи в электронной трудовой книжке хранятся в Социальном фонде РФ и доступны через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.

Важно! При увольнении в 2026 году работодатель обязан направить информацию об увольнении в ПФР в течение 1 рабочего дня. Это касается как бумажных, так и электронных трудовых книжек.

Последствия ошибок при заполнении

Неправильно заполненный вкладыш может привести к:

Отказу в назначении пенсии из-за неподтверждённого стажа.
Спорам с Пенсионным фондом, требующим дополнительных документов и судебных разбирательств.
Штрафам для работодателя — до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение прав работника.
Потере доверия сотрудников и репутационным рискам для компании.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку при увольнении