Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Во время активной карьеры, особенно если сотрудник часто менял место работы, раздел «Сведения о работе» может полностью заполниться. Перед кадровиками и работодателями возникает резонный вопрос: как правильно сделать следующую запись, например, об увольнении, если свободных строк больше нет?
Можно ли зачеркнуть раздел «Сведения о награждениях»?
Одна из самых распространенных ошибок неопытных специалистов — попытка переименовать пустующий раздел. Если в разделе «Сведения о работе» закончилось место, некоторые предлагают зачеркнуть название раздела «Сведения о награждениях», написать сверху «Сведения о работе» и продолжать вносить записи туда.
Делать это категорически запрещено! Подобные действия являются прямым нарушением Правил ведения и хранения трудовых книжек. Зачеркивание заголовков разделов не допускается. Записи о работе, внесенные в раздел о награждениях, будут признаны недействительными, и их придется исправлять. Если такая ошибка уже допущена, запись необходимо признать недействительной и перенести в правильное место — в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке.
Единственное верное решение: оформление вкладыша
Если в трудовой книжке закончились страницы раздела «Сведения о работе», единственный законный способ продолжить ведение записей — это вшить вкладыш в трудовую книжку.
При оформлении вкладыша необходимо соблюдать следующий порядок:
- Выдача и регистрация. Работодатель обязан оформить вкладыш и вшить его в трудовую книжку. На ьном листе трудовой книжки (в правом верхнем углу) ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш», где указываются серия и номер выданного вкладыша.
- Вшивание. Вкладыш необходимо именно вшить, а не просто вложить или приклеить. Обычно его вшивают в середину самой трудовой книжки, между теми страницами, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждениях.
- Нумерация записей. Важно помнить, что нумерация записей во вкладыше не начинается заново. Она продолжает ту нумерацию, которая была на последней странице раздела «Сведения о работе» в самой трудовой книжке.
- Заполнение ьного листа. ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки, с актуальными данными работника на момент выдачи вкладыша.
Кто платит за вкладыш?
Часто возникает вопрос: должен ли сотрудник оплачивать стоимость вкладыша? Согласно законодательству, работодатель обязан предоставить вкладыш бесплатно. Взимание платы с работника за оформление вкладыша является нарушением. Работодатель может удержать стоимость бланка только в том случае, если вкладыш выдается взамен испорченного по вине самого работника.
Что делать, если запись ошибочно внесена не в тот раздел?
Бывают ситуации, когда кадровик по невнимательности вносит запись о приеме, переводе или увольнении в раздел «Сведения о награждениях». Как исправить такую ошибку?
- Такая запись признается недействительной. Для этого в разделе «Сведения о награждениях» делается отметка: «Запись за номером таким-то недействительна».
- После этого правильная запись переносится в раздел «Сведения о работе» текущей трудовой книжки или во вкладыш (если основной раздел уже заполнен).
- Исправление производится по месту работы, где была допущена ошибка, либо текущим работодателем на основании официального документа от работодателя, допустившего неточность.
Пропущенные страницы и другие нюансы
Иногда в трудовой книжке встречаются пустые страницы или пропущенные строки в разделе «Сведения о работе», а записи уже перенесены на следующие развороты. Если обнаружилась такая ситуация, нормативные акты не требуют обязательного возврата к пустым страницам. Если вы уже ведете записи во вкладыше, просто продолжайте вносить их туда, невзирая на пустые строки в самой трудовой книжке.
Если же страница была случайно вырвана, документ теряет свою юридическую силу и требует выдачи дубликата.
Если закончился и вкладыш
В редких случаях, когда сотрудник проработал очень много и часто менял работу, может закончиться и первый вкладыш. В такой ситуации оформляется второй вкладыш. Его лучше вшить или прикрепить в середину первого вкладыша, там, где заканчиваются сведения о работе и начинаются сведения о награждениях первого вкладыша. На первом вкладыше при этом ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера второго.
Главное правило при ведении трудовых книжек, строго следовать нормативным документам, в частности Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержден приказом Минтруда России от № 320н). Никаких зачеркиваний заголовков или самовольных переименований разделов быть не должно. Если в трудовой книжке закончились страницы «Сведения о работе», оформляйте вкладыш, это единственный законный, правильный и безопасный способ продолжить фиксацию трудового стажа вашего сотрудника.