В процессе трудовой деятельности любого работника может возникнуть ситуация, когда свободное место в трудовой книжке заканчивается. Это особенно актуально для сотрудников, которые часто меняют место работы или имеют множество записей о награждениях. В таком случае возникает необходимость оформить вкладыш. Однако важно понимать, что не любой бланк подойдет для этих целей. В этой статье мы подробно разберем, какой именно вкладыш нужно в трудовую книжку, как его правильно оформить, вшить и учесть, опираясь на актуальные требования законодательства на 2026 год.
Что такое вкладыш в трудовую книжку и когда он нужен?
Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ), вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже полностью заполнены.
Важное правило: вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки. Без нее он недействителен. Если у работника закончилось место в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении», заводить новую трудовую книжку категорически нельзя — выдается только вкладыш.
Какой бланк вкладыша использовать в 2026 году?
С 1 января 2023 года вступили в силу новые правила, и Гознак начал выпуск вкладышей к трудовым книжкам на новых бланках (утверждены приказом Минтруда России от № 320н). Приобретать и выдавать работникам необходимо именно вкладыши нового образца.
Особенности вкладыша нового образца (с г.)
Новый бланк имеет свои строгие параметры, установленные Приказом Минфина от № 55н:
- Раздел «Сведения о работе»: содержит 12 разворотов (вместо прежних 8).
- Раздел «Сведения о награждениях»: содержит 5 разворотов.
- Бланк имеет высокую степень защиты, серию и номер, которые являются уникальными.
Работодатель обязан приобретать вкладыши исключительно через официальные каналы (Гознак или сертифицированных распространителей), так как использование нелицензионных бланков является нарушением трудового законодательства.
Как правильно оформить вкладыш: пошаговая инструкция
Оформление вкладыша требует внимательности и строгого соблюдения инструкций. Разберем этот процесс по шагам.
Шаг 1. Заполнение ьного листа вкладыша
ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист самой трудовой книжки:
- Указываются фамилия, имя, отчество работника (полностью, без сокращений).
- Дата рождения заполняется арабскими цифрами.
- Указывается образование, профессия и специальность на основании документов об образовании.
- Ставится дата заполнения вкладыша.
- Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек.
- Печать работодателя (при наличии).
Обратите внимание: дата заполнения вкладыша может не совпадать с датой заполнения самой трудовой книжки!
Шаг 2. Простановка штампа в трудовой книжке
Это один из самых важных этапов. На первой странице (ьном листе) трудовой книжки вверху ставится специальный штамп размером 10 x 25 мм с надписью «Выдан вкладыш». Рядом с этим штампом указываются серия и номер выданного вкладыша.
Если такого штампа в организации нет, допускается вписать слова «Выдан вкладыш» от руки, однако использование штампа является обязательным стандартом делопроизводства. Никакие другие записи на ьном листе трудовой книжки о выдаче вкладыша не допускаются.
Шаг 3. Вшивание вкладыша
Многие кадровики задаются вопросом: куда именно и как вшивать вкладыш? Законодательство не регламентирует точное место вшивания и тип ниток, но сложилась строгая практика делопроизводства:
- Вкладыш вшивается в самый конец трудовой книжки, после последней страницы.
- Для вшивания используется толстая игла и прочные нитки (лучше банковского типа).
- Обычно делается 4-5 проколов по сгибу вкладыша и обложки трудовой книжки.
- Нити связываются прочным узлом внутри книжки, концы нити оставляются примерно на 2-3 см для фиксации.
Почему нельзя просто вложить вкладыш? Если вкладыш не вшить, он может легко потеряться. Так как вкладыш без трудовой книжки недействителен, его утеря создаст серьезные проблемы для работника при оформлении пенсии.
Учет вкладышей в организации
Вкладыши в трудовую книжку, это бланки строгой отчетности. Работодатель обязан обеспечить их правильный учет. Для этого:
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В ней отражается движение бланков: от кого получены, кому выданы, стоимость.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При выдаче вкладыша работнику в этой книге делается соответствующая запись, а работник ставит свою подпись, подтверждая получение бланка.
За организацию ведения, хранения, учета и выдачи несет ответственность специально уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя (как правило, это кадровик или бухгалтер).
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: Заведение новой трудовой книжки вместо оформления вкладыша.
Решение: Запрещено законом. Оформляйте только вкладыш. - Ошибка: Вкладыш вшивается в середину трудовой книжки между разделами.
Решение: Вшивайте строго в конец бланка. - Ошибка: На ьном листе трудовой книжки не ставится штамп «Выдан вкладыш» или не указывается серия и номер.
Решение: Обязательно проставляйте штамп и вписывайте реквизиты. Без этого вкладыш считается «оторванным» от основной книжки. - Ошибка: Использование старых бланков вкладыша.
Решение: С 2023 года выдавайте только вкладыши нового образца (12 разворотов для сведений о работе, 5 — для награждений).
Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку — это залог чистого трудового стажа работника и отсутствие претензий со стороны проверяющих органов (Государственной инспекции труда и Социального фонда России). Помните главное: используйте только бланки нового образца, обязательно ставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера на ьном листе самой книжки, и надежно вшивайте вкладыш в конец трудовой. Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую силу документов и порядок в кадровом делопроизводстве.