Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По общему правилу, оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, а сотруднику предоставляются лишь заверенные копии. Однако в некоторых случаях, предусмотренных законодательством, работодатель обязан выдать оригинал документа на руки. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить выдачу трудовой книжки, чтобы избежать штрафов и не нарушить закон.
Основания для выдачи оригинала трудовой книжки
Выдача оригинала на руки, это исключение из правил. Согласно актуальному законодательству, выдать документ можно в следующих случаях:
- Увольнение работника. В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки.
- Оформление пенсии. Для назначения пенсии (в т.ч. если работник трудоустроен до и ПФУ еще не перевел его на электронный формат) сотруднику может потребоваться оригинал для предоставления в Пенсионный фонд.
- Предоставление в органы обязательного социального страхования. Работник имеет право запросить оригинал для оформления социальных выплат, пособий или субсидий.
Во всех остальных случаях (например, для получения кредита или визы) работодатель выдает только заверенные копии документа.
Порядок выдачи: пошаговая инструкция
Чтобы процедура выдачи была законной, работодатель должен строго соблюсти бюрократические формальности.
Шаг 1. Получение заявления от работника
Выдача трудовой книжки на руки (за исключением увольнения) всегда начинается с письменного заявления сотрудника. Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. В нем обязательно должны быть указаны:
- ФИО и должность работника;
- Цель получения оригинала (например: «для предоставления в орган обязательного социального страхования» или «для оформления пенсии»);
- Дата составления заявления и личная подпись сотрудника.
Шаг 2. Соблюдение сроков
Сроки выдачи зависят от причины запроса:
- По заявлению (для соцстраха, пенсии и т;д.): работодатель обязан выдать документ не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
- При увольнении: в день прекращения трудового договора.
- При задержке выдачи после увольнения: если работник не забрал книжку вовремя, по его письменному обращению работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней с момента обращения.
Шаг 3. Срок пользования и возврат
Если трудовая книжка выдается не при увольнении, а по заявлению для предоставления в госорганы, она выдается на ограниченный срок. Согласно нормативам, наниматель выдает документ сроком не более чем на 5 календарных дней. По истечении этого времени работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю.
Может ли забрать трудовую книжку представитель работника?
Да, это возможно. Если работник не может лично забрать документ (например, в случае увольнения он болеет или находится в другом городе), его может забрать представитель. Для этого представитель должен предоставить:
- Нотариально удостоверенную доверенность, в которой явно прописано право на получение оригинала трудовой книжки работника;
- Паспорт.
Выдавать документ по простой письменной доверенности без нотариального заверения нельзя.
Как правильно заполнить журнал учета
Факт временной выдачи оригинала документа обязательно нужно зафиксировать. Для этого используется Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам. Он предназначен для регистрации факта выдачи в целях обязательного социального страхования или для пенсии.
В журнал вносятся следующие записи:
- Графа 1: порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2: дата выдачи трудовой книжки на руки.
- ФИО и должность работника, получившего документ.
- Основание выдачи (реквизиты заявления).
- Подпись работника в получении.
- Дата возврата трудовой книжки и подпись ответственного лица о принятии документа обратно.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Если документ был выдан на руки без заявления, без записи в журнале или не был возвращен сотрудником в установленный 5-дневный срок, и при этом был утерян, ответственность ложится на работодателя.
Если работник отказывается возвращать трудовую книжку, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости вернуть документ, а также зафиксировать этот факт актом. В противном случае, если работник заявит, что работодатель потерял его стаж, доказать обратное без подписи работника в журнале будет крайне сложно.
Выдача трудовой книжки на руки — процедура, требующая строгого соблюдения правил. Главное правило кадровика: нет заявления — нет выдачи оригинала (кроме увольнения). Всегда требуйте письменное заявление, фиксируйте выдачу в специальном журнале под подпись сотрудника и контролируйте возврат документа в течение 5 календарных дней. Это защитит компанию от правовых рисков и штрафов со стороны трудовой инспекции.