Вопрос о том, как правильно оформить выдачу трудовой книжки, если сотрудник не смог забрать её в последний рабочий день, часто возникает у работодателей и работников. В статье рассмотрим, что говорит Трудовой кодекс РФ, какие документы нужны, какие ограничения существуют и как правильно отправить книжку почтой.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие выдачу трудовой книжки:
- Пункт 35 Порядка ведения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н) – определяет порядок выдачи книжки при увольнении.
- Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – допускает направление трудовой книжки по почте только по письменному согласию работника.
- Письмо Минтруда России от № 19‑1/ООГ‑210 – запрещает пересылку трудовых книжек за пределы РФ.
Таким образом, закон позволяет отправлять трудовую книжку по почте, но только при условии наличия письменного согласия работника и если адрес находится в пределах Российской Федерации.
Нужно ли согласие работника?
Да. По пункту 84.1 ТК РФ и пункту 35 Порядка 320н трудовая книжка может быть направлена по почте только после получения письменного согласия бывшего сотрудника. Без такого согласия работодатель не имеет права отправлять документ.
Как оформить согласие
Согласие оформляется в виде заявления работника. Форма заявления не установлена законом, но в практике используют следующий образец:
Заявление Я, _______________ (ФИО), проживающий(ая) по адресу: _______________________, прошу работодателя _______________________ (наименование организации) выслать мне мою трудовую книжку по почте на указанный ниже адрес: _______________________________ (полный почтовый адрес). Подпись ____________ «___» ___________ 2026 г.
В заявлении обязательно указать:
- полные ФИО работника;
- адрес, куда следует отправить книжку (должен быть в пределах РФ);
- контактный телефон и/или e‑mail для уточнения деталей;
- дату и подпись.
Уведомление работника
Если работник не пришёл за книжкой в последний рабочий день, работодатель обязан в тот же день:
- Составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку;
- Передать уведомление работнику (лично, по почте, электронным письмом – в зависимости от согласованного способа коммуникации);
- В случае получения согласия – оформить отправку.
Образец уведомления (кратко):
Уведомление Уважаемый(ая) _______________ (ФИО), В соответствии с пунктом 35 Порядка 320н, просим вас в течение 3 (трёх) рабочих дней явиться в отдел кадров за трудовой книжкой либо направить нам письменное согласие на её отправку по почте. Контактное лицо: ________________________ Телефон: ________________________ С уважением, ____________________ (должность, подпись)
Порядок отправки трудовой книжки почтой
После получения согласия работодатель должен:
- Составить опись вложения, в которой указать: «Трудовая книжка (ФИО работника)»;
- Отправить документ ценным письмом с уведомлением о вручении (заказное письмо с описью) через отделения Почты России;
- Сохранить копию описи и почтовый штемпель с датой отправки в качестве доказательства исполнения обязательств;
- В течение 5 рабочих дней после отправки направить работнику копию квитанции (скан) с указанием трек‑номера.
Ограничения и запреты
- Пересылка трудовых книжек за границу запрещена (ст. 3 Закона СССР от № 2261‑1, письмо Минтруда от ).
- Отправка без письменного согласия считается нарушением ТК РФ и может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.
- Если адрес указан неверно или находится за пределами РФ, отправка считается недействительной.
Сроки и ответственность
Согласно практике, установленной в КонсультантПлюс и рекомендациям Минтруда:
- Работодатель обязан уведомить работника в тот же день, когда книжка не была выдана.
- После получения согласия – отправка должна быть произведена в течение трёх рабочих дней.
- Если работник не получил книжку в течение 10 дней после отправки (по трек‑номеру), он имеет право потребовать повторной отправки или личного получения.
- Ответственность за задержку выдачи книжки наступает только в случае, если работодатель не уведомил сотрудника или отправил книжку без согласия.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли отправить трудовую книжку без согласия, если работник просто «пропал»?
Нет. По закону требуется письменное согласие. В противном случае отправка считается незаконной.
Можно ли использовать электронную почту вместо бумажного заявления?
Электронное заявление считается действительным, если оно подписано электронной подписью или отправлено в виде скан‑копии, подписанной от руки и заверенной отправкой (например, через сервис «Электронная почта с подтверждением»).
Какие документы сохраняет работодатель в качестве подтверждения?
Опись вложения, копию согласия (заявления), почтовую квитанцию с трек‑номером и скан‑копию уведомления, отправленного работнику.
Что делать, если книжка вернулась отправителю?
Необходимо связаться с работником, уточнить правильный адрес и повторно отправить книжку, приложив к новому письму дополнительное подтверждение (например, заказное письмо с объявлением о возврате).
Работодатель может отправить трудовую книжку по почте после увольнения, но только при соблюдении следующих условий:
- Получено письменное согласие работника (заявление).
- Уведомление о необходимости получения книжки или согласии на её отправку сделано в тот же день.
- Отправка производится ценным письмом с описью и уведомлением о вручении.
- Адрес получателя находится в пределах РФ.
- Все действия документируются (опись, квитанция, копия согласия).
Соблюдение этих требований позволяет избежать юридических конфликтов и гарантировать, что трудовая книжка будет доставлена сотруднику в срок и в надлежащем виде.
Дата актуализации: , 18:54. Информация собрана из нормативных актов, рекомендаций Минтруда и практических материалов КонсультантПлюс.