В 2026 году вопрос хранения и выдачи трудовых книжек остается актуальным, несмотря на повсеместное внедрение электронных аналогов. Ситуация, когда уволенный сотрудник не приходит за своим бумажным документом, создает для работодателя определенные юридические риски. Неправильные действия могут привести к штрафам со стороны Роструда или судебным искам. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, опираясь на актуальное законодательство и практику 2026 года.

Почему работник может не забирать трудовую книжку?

Прежде чем переходить к действиям, важно понять контекст. На сегодняшний день, 14 мая 2026 года, в России уже несколько лет функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный формат никуда не исчез для тех, кто ранее сделал выбор в его пользу или не подавал заявления о переходе на ЭТК до конца 2020 года.
Причины отсутствия работника за документом могут быть разными:

• Сотрудник нашел новую работу и не имеет времени.
• Работник уехал в другой город или страну.
• Конфликтная ситуация с работодателем (сотрудник специально тянет время, чтобы потом потребовать компенсацию).
• Сотрудник просто потерял интерес к документу, полагаясь на электронную базу СФР.

Важно помнить: Суды обычно благосклонны к работникам, которые уклоняются от получения книжки, а затем подают иски о возмещении морального вреда или компенсации за невозможность трудоустройства. Поэтому работодателю критически важно документально подтвердить факт предложения забрать документ.

Шаг 1: Фиксация факта увольнения и попытки выдачи

В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Если сотрудник отсутствует, необходимо зафиксировать этот факт.

Составьте акт. В присутствии свидетелей (коллег) составьте акт о том, что трудовая книжка не была получена работником в день увольнения. Укажите дату, время и причину (если она известна) или просто факт неявки.
Отправьте уведомление. Как только стало известно, что работник не планирует приходить в день увольнения, или на следующий рабочий день, необходимо направить ему письменное уведомление.

Как правильно отправить уведомление?

Уведомление должно содержать требование явиться для получения трудовой книжки или дать согласие на ее отправку по почте.

• Способ отправки: Рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Опись вложения будет доказательством того, что вы отправили именно предложение забрать трудовую, а не пустой конверт.
• Адресат: Письмо отправляется по адресу регистрации работника, указанному в трудовом договоре или личных данных.

> Совет: Сохраняйте почтовую квитанцию и вернувшуюся опись вложения. Эти документы станут главным доказательством вашей добросовестности в случае судебного спора.

Шаг 2: Действия при отсутствии ответа от работника

Если работник не реагирует на уведомления и не является за документом, у работодателя есть два основных пути, зависящих от желания самого работника (которое нужно попытаться выяснить).

Вариант А: Работник согласился на отправку по почте

Если в ответ на уведомление работник прислал письменное согласие (можно через электронные каналы связи, если это предусмотрено локальными актами, но лучше — бумажное письмо или скан с электронной подписью), работодатель обязан:
Отправить трудовую книжку по почте заказным письмом с описью вложения.
В день отправки издать приказ о выдаче трудовой книжки и внесении соответствующей записи в книгу учета движения трудовых книжек.
Дата отправки по почте считается датой фактической выдачи.

Вариант Б: Работник молчит или отказывается получать

Если работник игнорирует письма или прямо отказывается забирать документ, хранить бумажную трудовую книжку у себя работодатель не имеет права бесконечно.

Согласно сложившейся практике и рекомендациям Роструда:
После истечения разумного срока (обычно рекомендуется ждать не менее 30-45 дней после увольнения, отправив минимум одно-два уведомления) и отсутствия реакции, работодатель может инициировать процедуру передачи книжки на хранение.
Трудовую книжку необходимо передать в архив организации (если он есть и соответствует требованиям) или, что более надежно в современных условиях, уведомить об этом территориальный орган Роструда или действовать согласно внутреннему положению об архиве, зафиксировав невозможность выдачи.

Однако, ключевое изменение 2026 года:
Основная информация о стаже уже находится в электронной базе Социального фонда России (СФР). С 1 января 2020 года все работодатели обязаны подавать сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1, пришедшая на смену СЗВ-ТД).

• Даже если бумажная книжка лежит у работодателя, в электронной базе СФР у работника уже стоит отметка об увольнении.
• Это снижает риски работника, но не снимает ответственности с работодателя за хранение бумажного оригинала;

Шаг 3: Документальное оформление (Книга учета)

Независимо от того, где находится физический бланк, вы должны правильно оформить выдачу в учетных документах работодателя.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним:

• В графе «Подпись работника, получившего трудовую книжку» делается запись: «Трудовая книжка не получена, отправлена по почте» (с указанием реквизитов почтового отправления) ИЛИ «Акт о неполучении от [дата]».
• Обязательно укажите номер и дату акта или почтовой квитанции.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): Спасение или дополнительная ответственность?

В 2026 году большинство работников уже перешли на электронные трудовые.

• Для тех, кто выбрал ЭТК: Бумажная трудовая выдаеться на руки при увольнении, но она больше не ведется. Работодатель обязан лишь выдать ее на хранение работнику. Если работник ее не забрал, процедура уведомления аналогична описанной выше. Главная информация для пенсии и стажа уже ушла в СФР.
• Для тех, кто оставил бумажную: Работодатель продолжает вносить записи в бумажный вариант и дублировать их в СФР (форма ЕФС-1). Здесь риск потери бумажного бланка выше, так как он является основным документом до момента возможного перехода работника на ЭТК у нового работодателя.

Риски для работодателя

Почему так важно соблюдать процедуру?
Штрафы. Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Компенсации. Если работник докажет, что не мог устроиться на новую работу из-за отсутствия трудовой (хотя в 2026 году новые работодатели часто требуют выписку из СФР, бумажный вариант все еще запрашивают), суд может обязать работодателя выплатить компенсацию за время простоя.
Судебные издержки. Доказывание своей правоты в суде требует времени и ресурсов.

Чек-лист действий для работодателя

Чтобы обезопасить себя, выполните следующие шаги:

В день увольнения: Попытайтесь вручить трудовую лично. Не получилось? Составьте Акт о неявке.
На следующий день: Отправьте уведомление заказным письмом с описью вложения по адресу регистрации.
Ожидание: Ждите ответа в течение разумного срока (рекомендуется до 30-45 дней).
Реакция:

• Пришло согласие на почту? Отправляйте книжку заказным письмом с описью.
• Тишина или отказ? Фиксируйте это актом.

Учет: Внесите данные в Книгу учета движения трудовых книжек со ссылкой на акты и почтовые квитанции.
Отчетность: Убедитесь, что форма ЕФС-1 подана в СФР вовремя. Это главное доказательство того, что вы исполнили свои обязанности по передаче данных государству.

Ситуация, когда работник не забирает трудовую книжку, в 2026 году решается строго через документирование всех попыток выдачи. Переход на электронные трудовые книжки и централизация данных в Социальном фонде России значительно упростили учет стажа, но бумажный документ все еще требует ответственного обращения.

Главное правило: не храните чужие трудовые книжки «на всякий случай» в сейфе без движения. Активно уведомляйте работника, фиксируйте каждый шаг и отправляйте документ по почте при первой возможности. Это единственный способ защитить бизнес от претензий и штрафов.