Вопрос: Как правильно оформить запись в трудовую книжку‚ если она должна быть сделана задним числом (например‚ о переводе‚ приёме на работу или увольнении‚ которые произошли до уже внесённой записи)?
Ответ будет полезен как работодателям‚ так и работникам‚ которые обнаружили ошибку в своих трудовых книжках и хотят её исправить без нарушения законодательства․
Правовая база
Основные нормативные акты‚ регулирующие порядок ведения трудовой книжки:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)․
- Порядок ведения трудовых книжек и внесения в них записей (Постановление Правительства РФ № 320н от г․)․
- Приказы Минтруда РФ‚ разъясняющие детали заполнения разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»․
Важно отметить‚ что ни ТК РФ‚ ни Порядок № 320н не требуют строгого хронологического порядка записей․ Поэтому задняя (непо порядку) запись допускается‚ если есть обоснованные причины её внесения․
Когда возникает необходимость задней записи?
- Пропущена запись о переводе‚ приёме на работу‚ увольнении‚ командировке и т․п․;
- После увольнения обнаружена ошибка в предыдущих записях;
- При переходе с бумажной трудовой книжки на электронную требуется отразить недостающие события․
Кто имеет право вносить запись?
Запись в трудовую книжку может вносить только работодатель (юридическое лицо‚ индивидуальный предприниматель) либо уполномоченный представитель работодателя (начальник отдела кадров‚ бухгалтер и т․д․)․ Работник сам запись вносить не может․
Порядок внесения задней записи
Подготовительный этап
- Выявление ошибки․ Работник или работодатель обнаруживают отсутствие записи․
- Сбор документов․ Необходимо подготовить:
- Трудовой договор (или его копию) с указанием дат начала и окончания работы;
- Приказ о переводе‚ приёме‚ увольнении;
- Справка с места работы (если запись касается периода‚ когда работник находился в другом предприятии);
- Заявление работника (по желанию) о необходимости исправления․
- Согласование с работником․ По желанию работника оформляется согласие на внесение записи (подписывается обеими сторонами)․
Техническое оформление записи
Запись вносится под порядковым номером‚ следующим за последней имеющейся записью в разделе «Сведения о работе»․ При этом в самой записи указывается реальная дата события (дата‚ к которой относится запись)․
Пример формулировки:
№ 12 – – перевод на должность «старший специалист» (оклад 70 000 руб․) в отдел «Маркетинг»․
Обратите внимание:
- Запись делается полностью в трудовой книжке – не допускается делить её между книжкой и вкладышем (раздел «Сведения о награждениях» не предназначен для сведений о работе)․
- Запись должна быть выполнена чёрными чернилами (или печатным способом‚ если используется печать организации)․
- Запись заверяется печатью и подписью уполномоченного лица (начальника отдела кадров‚ директора и т․д․)․
Оформление исправления (если запись уже была сделана с ошибкой)
- Стирают ошибочную запись (если она выполнена чернилами) только в присутствии работника и с его согласия․
- Вносят правильную запись под новым порядковым номером․
- В графе «Примечание» указывают: «Запись исправлена по согласованию с работником (Ф․И․О․‚ подпись)»․
Примеры типовых записей
Приём на работу (задняя запись)
№ 8 – – приём на работу в должность «инженер‑технолог»‚ код ОКВЭД 10․71‚ оклад 55 000 руб․
Перевод (задняя запись)
№ 11 – – перевод на должность «заместитель начальника отдела»‚ оклад 80 000 руб․
Увольнение (задняя запись)
№ 14 – увольнение по инициативе работодателя (ст․ 81‚ ч․ 1‚ п․ 2 ТК РФ)‚ выплата компенсации 120 000 руб․
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку
Если работник переходит с бумажной книжки на электронную (ЕТК)‚ необходимо:
- Сформировать электронный документ‚ содержащий все недостающие записи‚ включая задние;
- Подтвердить запись электронной подписью работодателя;
- Сохранить копию бумажной записи (если она была сделана) в архиве организации․
Последствия несоблюдения правил
Неправильное оформление записей может привести к:
- Отказу Пенсионного фонда в начислении страховых лет;
- Трудовым спорам и штрафам для работодателя (пункт 5․2 статьи 75 ТК РФ – нарушение порядка ведения трудовой книжки);
- Отказу в получении государственных пособий‚ компенсаций․
Как избежать ошибок в будущем
- Вести регулярный контроль записей в трудовых книжках (ежеквартально проверять соответствие приказов и записей)․
- Использовать шаблоны записей‚ утверждённые в организации․
- Обучать кадровый персонал актуальным требованиям ТК РФ и Порядка № 320н․
- При переходе на электронный формат вести параллельный журнал в бумажном виде до полной миграции․
Внесение задней записи в трудовую книжку – законный процесс‚ допускаемый Трудовым кодексом и Порядком № 320н при наличии обоснованных причин․ Главное – собрать необходимые документы‚ оформить запись полностью в книжке (не в вкладыше)‚ проставить подпись и печать уполномоченного лица‚ а также обеспечить согласование с работником․
Тщательное соблюдение указанных правил поможет избежать юридических конфликтов и сохранить правовую чистоту трудовых отношений․
Полезные ссылки
- Трудовой кодекс РФ (КонсультантПлюс)
- Порядок ведения трудовых книжек № 320н
- Гарант․ру – правовые консультации
Дата публикации: