В современной кадровой практике одним из важных инструментов мотивации сотрудников является официальное поощрение, в т.ч. — объявление благодарности с занесением записи в трудовую книжку. Особенно актуален этот вопрос для работников, стремящихся подтвердить свою профессиональную добросовестность при устройстве на новую работу, получении повышения или участии в конкурсах на награды. В этой статье подробно разберём, когда, как и на основании чего вносится запись о благодарственном письме в трудовую книжку, какие документы требуются, и как правильно оформить такую запись.

Обязательно ли вносить благодарственное письмо в трудовую книжку?

Нет, внесение записи о благодарственном письме в трудовую книжку не является обязательным по закону. Однако это возможно — и часто практикуется — при соблюдении определённых условий.

Согласно ч. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ и п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225, в трудовую книжку вносятся сведения о поощрениях, если они предусмотрены локальными нормативными актами организации:

• Коллективным договором;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Положением о поощрениях и дисциплинарных взысканиях;
• Уставом организации (для государственных и муниципальных учреждений).

Важно! Если в этих документах указано, что благодарственное письмо (в т.ч. от вышестоящих органов, губернатора, министерства, руководства компании) является формой поощрения, то запись о нём должна быть внесена в трудовую книжку по заявлению работника и на основании приказа работодателя.

Если же в локальных актах благодарность не упомянута как поощрение — вносить запись необязательно. Однако работодатель вправе сделать это по инициативе, если сочтёт это целесообразным.

Какие виды благодарственных писем можно вносить в трудовую книжку?

Не все благодарности подлежат внесению. Критерий — официальный статус и юридическая значимость документа.

Подлежат внесению:

• Благодарственное письмо от руководителя организации (генерального директора, директора, председателя правления);
• Благодарственное письмо от государственного органа (например, Министерства, Роспотребнадзора, Росстата);
• Благодарственное письмо от губернатора субъекта РФ (если в локальных актах организации указано, что такие поощрения учитываются);
• Благодарность от федерального органа исполнительной власти;
• Благодарность от профессионального союза или ассоциации при наличии соответствующего положения в локальных актах.

Не подлежат внесению:

• Благодарности от частных лиц (например, клиентов, партнёров) без официального статуса;
• Благодарности, оформленные в виде устного поздравления или публикации на доске почета без приказа;
• Благодарственные письма от некоммерческих организаций, если они не закреплены в локальных актах как поощрение.

Важно! Согласно разъяснениям Роструда, благодарственное письмо от Избирательной комиссии или благодарность от муниципалитета может быть внесено в трудовую книжку, если оно подтверждено приказом работодателя и соответствует локальным нормативным актам.

Порядок внесения записи о благодарности в трудовую книжку

Процедура внесения записи строго регламентирована. Она включает несколько этапов:

Этап 1: Получение подтверждающего документа

Работник должен предоставить в отдел кадров оригинал или заверенную копию благодарственного письма, в котором указаны:

• ФИО сотрудника;
• Должность;
• Причина благодарности (за какие достижения);
• Дата выдачи;
• Подпись уполномоченного лица;
• Печать организации-учредителя (если требуется).

Этап 2: Издаётся приказ работодателя

На основании предоставленного письма руководитель организации издаёт приказ о поощрении сотрудника (форма № Т-11 или произвольная). В приказе обязательно указывается:

• Номер и дата приказа;
• ФИО и должность сотрудника;
• Основание (номер и дата благодарственного письма);
• Вид поощрения, «объявление благодарности»;
• Подпись руководителя, печать организации.

Пример формулировки в приказе:
«Объявить благодарность Иванову И.И., инженеру-технологу, за добросовестное выполнение обязанностей и вклад в успешное проведение ежегодного аудита в 2025 году, в связи с получением благодарственного письма от Министерства промышленности и торговли РФ от № 12-34/567».

Этап 3: Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится в раздел 4 «Сведения о награждении» трудовой книжки. Форма записи должна соответствовать требованиям Правил ведения трудовых книжек.

Образец записи:

1. Дата внесения записи —
2. Номер и дата приказа, Приказ № 45 от
3. Содержание записи — «Объявлено благодарность за добросовестное выполнение обязанностей и вклад в успешное проведение ежегодного аудита в 2025 году, в связи с получением благодарственного письма от Министерства промышленности и торговли РФ от № 12-34/567».

Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа. Запись оформляется чернилами чёрного цвета, без помарок и исправлений. Если запись сделана с ошибкой, её нужно зачеркнуть, а рядом написать: «Запись недействительна», подписать и поставить печать.

Можно ли вносить благодарность за работу по совместительству?

Да, можно. Согласно разъяснениям Роструда, если сотрудник получил благодарность за работу по совместительству, и эта благодарность подтверждена приказом по основному месту работы, то запись может быть внесена в трудовую книжку по основному месту работы.

При этом необходимо:

• Предоставить оригинал благодарственного письма от работодателя по совместительству;
• Получить приказ от работодателя по основному месту работы, в котором будет указано: «На основании благодарственного письма от [организация-совместитель] от [дата] № [номер] объявить благодарность»;
• Внести запись в трудовую книжку по основному месту работы.

Что делать, если работодатель отказывается вносить запись?

Если работник предоставил все необходимые документы, а работодатель отказывает в внесении записи без законных оснований — это нарушение трудового законодательства.

В таком случае сотрудник может:

• Направить письменное заявление с просьбой внести запись (с копией для себя);
• Обратиться в комиссию по трудовым спорам;
• Подать жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд);
• Обратится в суд с иском о защите трудовых прав.

Судебная практика подтверждает: если благодарность оформлена официально и соответствует локальным актам, отказ в записи является незаконным.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли внести благодарность, если она не указана в локальных актах?

Нет, если в коллективном договоре или правилах внутреннего распорядка благодарность не закреплена как поощрение — вносить запись нельзя. Однако работодатель может внести изменения в локальные акты и затем внести запись.

Вопрос 2: Нужно ли вносить благодарность, если сотрудник уже уволился?

Да, если запись должна быть внесена до увольнения. Если сотрудник уволился, а благодарность была получена до увольнения — он может обратиться с заявлением, и работодатель обязан внести запись в трудовую книжку в течение 3 рабочих дней после получения заявления.

Вопрос 3: Можно ли внести запись в электронную трудовую книжку?

Да, запись о благодарности вносится как в бумажную, так и в электронную трудовую книжку. Электронная запись формируется автоматически при передаче данных из кадровой системы в Пенсионный фонд РФ.

Вопрос 4: Какие документы нужны для внесения благодарности от губернатора?

Требуются: оригиналы благодарственного письма, подтверждение статуса органа (например, выписка из закона субъекта РФ о поощрениях), приказ работодателя. Если губернаторское письмо не упомянуто в локальных актах — необходимо внести соответствующие изменения в положение о поощрениях.

Внесение благодарственного письма в трудовую книжку — это не просто формальность, а важный элемент формирования профессионального портфеля сотрудника. Правильное оформление такой записи подтверждает не только лояльность работника, но и его вклад в достижение целей организации.

Ключевые правила:

• Запись вносится только на основании приказа;
• Обязательно наличие локального нормативного акта, закрепляющего благодарность как поощрение;
• Требуется официальный документ — благодарственное письмо с реквизитами;
• Запись делается в раздел 4 трудовой книжки — «Сведения о награждении»;
• Отказ в записи — нарушение ТК РФ, может быть обжалован в Роструде или суде.

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть вашей профессиональной истории. Поэтому не пренебрегайте правом на официальное признание своих достижений. Если вы получили благодарственное письмо — не забудьте подать заявление в отдел кадров и сохраните все копии документов!

Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Рекомендуется сверяться с действующими редакциями Трудового кодекса РФ и локальными актами вашей организации.