Переход от бумажной к электронной форме трудовой книжки – одна из самых актуальных тем в кадровой работе в 2025‑2026 годах. Если ваш сотрудник уже подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, важно правильно оформить процесс и убедиться, что все юридические требования соблюдены. Ниже – пошаговое руководство, основные нюансы и типичные ошибки.

Что именно нужно сделать после получения заявления?

После того как сотрудник написал заявление, работодатель обязан выполнить несколько обязательных действий. Их последовательность описана в праве труда и в регламенте Е‑Офис.

1. Проверка полноты заявления. Убедитесь, что в нём указаны:
   • ФИО сотрудника;
   • Номер и серия (если есть) бумажной трудовой книжки;
   • Точная формулировка согласия на передачу сведений в электронном виде;
   • Просьба о выдаче бумажной копии на руки (если сотрудник её хочет).
2. Подтверждение получения заявления. Сохраните копию заявления в электронном виде (PDF, скан) и подпишите его в кадровой системе.
3. Внесение записи в Электронную трудовую книжку. По ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ, работодатель обязан:
   • Записать дату подачи заявления;
   • Указать, что сотрудник выбрал электронный формат;
   • Внести эту информацию в систему ЕФС‑1.
4. Выдача бумажной трудовой книжки. По закону, работодатель обязан выдать сотрудникам, которые запросили бумажную форму, её не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
5. Оповещение сотрудника. Сообщите работнику, что его запись внесена, и укажите, когда он может забрать бумажную копию (если она ему нужна).

Как правильно оформить заявление?

Точная формулировка не регламентирована законом, однако в практике используют проверенные шаблоны. Ниже – пример, который можно адаптировать.

Заявление

Я, _______________________ (ФИО), паспорт: _______________, выдано _______________ (кем и когда), хочу, чтобы сведения о моей трудовой деятельности велись в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и ст. 2 ФЗ № 439‑ФЗ. 

Прошу:
Обеспечить ведение моей трудовой деятельности в электронной форме (ЭТК);
Выдать мне бумажную трудовую книжку на руки (по желанию) не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.

Важно добавить подпись и дату. При необходимости можно приложить копию паспорта для подтверждения личности.

Как убедиться, что у сотрудника действительно электронная трудовая книжка?

После того как запись внесена, проверьте её в системе:

• Войдите в личный кабинет сотрудника в кадровой системе.
• Откройте раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
• Убедитесь, что отображается статус «Запись о переходе на ЭТК сделана», а также указана дата подачи заявления.

Если запись отсутствует, обратитесь в службу поддержки Е‑Офис или в отдел по работе с персоналом.

Что делать, если сотрудник не уверен в своём решении?

Согласно практике, работодатель может отложить выдачу бумажной копии до момента окончательного решения сотрудника. При этом:

1. Позвольте сотруднику написать новое заявление позже, когда он будет уверен.
2. Не забудьте напомнить, что в любой момент он может потребовать выдачу бумажной трудовой книжки.
3. Сохраняйте все переписки и копии заявлений – они могут пригодиться в случае проверки.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи. Без подписи заявление считается недействительным. Требуйте подписи в каждом экземпляре.
• Неправильная дата. Дата должна соответствовать календарному дню подачи. Ошибки могут привести к нарушению сроков выдачи бумажной копии.
• Неучтённый запрос о бумажной копии. Если сотрудник просит её, работодатель обязан выдать в течение трёх рабочих дней. Игнорирование приводит к административной ответственности.
• Неправильный ввод данных в ЭТК. Ошибки в вводе ФИО, номера страницы или даты выдачи бумажной книжки могут вызвать расхождения в отчётах ЕФС‑1.

Сроки и перспективы

По новому законодательному регулированию:

• С 1 января 2022 года все новые сотрудники получают электронную трудовую книжку.
• С 1 января 2025 года переход на электронную форму стал обязательным для большинства категорий работников, за исключением тех, кто явно выбрал бумажный вариант.
• С 1 января 2026 года бумажные книжки будут оформляться только по отдельному заявлению; иначе – только электронные.

Таким образом, если ваш сотрудник уже подал заявление, важно оперативно выполнить все перечисленные выше шаги, чтобы избежать штрафов и сохранить корректные кадровые документы.

Что делать дальше?

Рекомендуем:

1. Создать шаблон заявления в корпоративной системе.
2. Настроить автоматическое уведомление о получении заявления.
3. Подготовить инструкцию для HR‑специалистов по выдаче бумажных копий.
4. Регулярно проверять статус записей в ЭТК.

Соблюдая эти рекомендации, вы гарантируете соответствие требованиям трудового законодательства и минимизируете риск ошибок в кадровой документации.

Кратко: после получения заявления о переходе на электронную трудовую книжку работодатель проверяет её полноту, вносит запись в ЭТК, выдаёт бумажную копию (если запросили) в течение трёх дней и подтверждает факт перехода в системе. Правильное оформление заявления и своевременное соблюдение сроков – ключ к безупречной работе с персоналом.