В трудовой книжке сотрудника фиксируются сведения о его образовании, квалификации и трудовом стаже. Правильное указание диплома – важный фактор при расчёте пенсии, выплатах и при оформлении новых мест работы. В статье разберём, как правильно оформить запись о дипломах, какие ошибки часто встречаются и как их исправлять.
Правовая основа
Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 320‑н «О порядке ведения бумажных трудовых книжек» определяет, что в трудовой книжке в полях графики 3 вносятся сведения о полученном образовании, квалификации и званиях. Эти данные служат основанием для расчёта страхового стажа и назначения пенсионных выплат.
Что именно указывается
- Наименование учебного заведения (вуз, техникум, колледж и т.п.).
- Специальность (направление подготовки) и степень (бакалавр, специалист, магистр и др.).
- Год окончания обучения.
- Номер диплома (при наличии) и, при необходимости, серию.
Как правильно оформить запись о дипломе
Следующий алгоритм поможет избежать типичных ошибок:
- Подготовьте оригиналы документов. Копию диплома, выписку из учебного заведения и, при необходимости, справку о присвоении звания.
- Заполните графу 3. В неё вносите сведения о полученном образовании в строгом формате.
- Укажите полные данные. Не сокращайте название вуза и специальности.
- Проверьте соответствие даты. Год окончания обучения должен совпадать с датой выдачи диплома.
- Сохраните копию записи. При необходимости её можно будет сравнить с оригиналом.
Пример оформления:
График 3. Образование: ВУЗ: Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова, Специальность: Электротехника и электроника, Степень: Магистр, Год окончания: 2022, Номер диплома: 1234567.
Частые ошибки и как их исправлять
На практике в трудовых книжках часто встречаются неточности, которые могут привести к проблемам при расчёте пенсии.
- Неправильное указание года окончания. Ошибка в дате может привести к недостоверному расчёту стажа.
- Сокращённое название вуза. При проверке в архиве такие сокращения могут не совпадать с официальным названием.
- Отсутствие номера диплома. При утере оригинального документа отсутствие номера усложняет подтверждение подлинности.
- Ошибка в специальности. Указание неверной специальности приводит к несоответствию квалификации и должностным требованиям.
Если обнаружена ошибка, необходимо:
- Обратиться в отдел кадров или в бухгалтерию.
- Предоставить скан или копию оригинального диплома.
- Попросить оформить исправление в трудовой книжке (записать корректные данные в другой графе или выполнить выписку).
- Сохранить подтверждение исправления (например, подпись руководителя и печать организации).
Что делать, если запись о дипломе отсутствует
В случаях, когда в трудовой книжке не было внесена сведения о дипломах (например, из‑за утери документа или ошибки при оформлении), необходимо:
- Подать запрос в управление пенсионного фонда с просьбой предоставить сведения о полученном образовании.
- Получить справку из учебного заведения, подтверждающую окончание обучения и получение диплома.
- Оплатить услуги нотариуса для заверения копий документов, если они требуются для внесения в трудовую книжку.
- После получения подтверждающих документов – внести данные в трудовую книжку в соответствующей графе.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли указать несколько дипломов? Да, каждый полученный диплом оформляется отдельной записью в графике 3.
- Нужно ли указывать степень (бакалавр, специалист, магистр)? Да, степень важна для определения уровня квалификации.
- Как оформить диплом, полученный за рубежом? В записи указываются название зарубежного вуза, специальность и год окончания, а также сведения о признании диплома в России.
- Какие документы требуются для исправления ошибки? Оригинал диплома, копия паспорта, заявление о внесении исправления и подпись руководителя.
Правильное указание диплома в трудовой книжке – обязательный элемент документооборота, который влияет на расчёт пенсии, страховых выплат и будущие трудовые отношения. Соблюдение рекомендаций по заполнению графы 3, своевременная проверка введённых данных и корректировка ошибок позволяют избежать недоразумений и гарантировать корректность расчётов, связанных с вашим образованием.
Если у вас возникнут сомнения по оформлению записи о дипломе, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультационный отдел пенсионного фонда.