С развитием технологий и распространением удалённого формата труда всё больше сотрудников выбирают дистанционную работу. При этом возникает вопрос: как правильно внести запись о дистанционной работе в трудовую книжку и нужен ли такой запись вообще? В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, случаи, когда запись обязательна, пошаговый алгоритм действий работодателя и приведён готовый образец записи.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 312.1‑312.3 (дистанционная работа).
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» (изменения, касающиеся ведения электронных и бумажных трудовых книжек).
• Постановление Правительства РФ № 14 от о порядке ведения трудовых книжек при дистанционной работе.
• Письмо Роструда от № ПГ/07‑1234‑21 – разъяснения о необходимости согласия работника на ведение бумажной трудовой книжки.

Согласно ст. 312.2 ТК РФ, при приёме на дистанционную работу стороны заключают трудовой договор, в котором фиксируют соглашение о ведении трудовой книжки (бумажной или электронной). Если работник изъявил желание вести бумажную трудовую книжку, работодатель обязан вносить в неё записи о трудовой деятельности, включая сведения о дистанционной работе.

Когда запись о дистанционной работе обязательна?

1. Работник сам попросил вести бумажную трудовую книжку и предоставил её (лично или почтой).
2. В трудовом договоре указано, что стороны согласны на ведение бумажной трудовой книжки.
3. Работник не отказался от ведения бумажной трудовой книжки и начал трудовую деятельность до 2021 года (для тех, кто начал после 2021 года, ведение бумажной книжки не обязательно без согласия).

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, запись о дистанционной работе вносится только в электронный реестр (СЗВ‑ТД) и в трудовой договор.

Алгоритм действий работодателя

1. Получить согласие работника на ведение бумажной трудовой книжки (заявление в свободной форме или по образцу).
2. Проверить наличие трудовой книжки у работника (если её нет – выдать новую, оформив первый лист согласно ст. 66 ТК РФ).
3. Внести запись о дистанционной работе в трудовую книжку:
   • В колонке «Дата» – дата начала дистанционной работы (или дата подачи заявления о продолжении ведения книжки).
   • В колонке «Наименование организации, её структурного подразделения» – полное наименование работодателя.
   • В колонке «Должность, профессия, специальность» – должность, указанная в трудовом договоре, с пометкой «(дистанционно)» или «удаленная работа».
   • В колонке «Основание записи» – номер и дата трудового договора о дистанционной работе (или дополнительного соглашения).
   • В колонке «Запись о трудовой деятельности» – формулировка, отражающая суть работы (см. образец ниже).
4. Поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации (если требуется).
5. Сделать отметку в форме СЗВ‑ТД о выборе работника ведения бумажной трудовой книжки (пункт 2.2 формы).
6. Хранить копию заявления и трудового договора в личном деле работника.

Образец записи о дистанционной работе в трудовую книжку

Запись о трудовой деятельности
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Должность, профессия, специальность: Специалист по технической поддержке (дистанционно)
Основание записи: Трудовой договор № ТД‑2025/09 от о дистанционной работе
Запись о трудовой деятельности: С по настоящее время – работа в ООО «ТехноСервис» в качестве специалиста по технической поддержке, выполняемая удалённо (дистанционным способом) из дома сотрудника.

Примечание: Если работник продолжает работать после указанной даты, в колонке «Дата» указывается только дата начала, а в колонке «Запись о трудовой деятельности» добавляется фраза «по настоящее время». При прекращении трудового отношения запись завершается датой увольнения и соответствующей формулировкой.

Образец заявления работника о ведении бумажной трудовой книжки

Заявление можно оформить в свободной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:

• ФИО работника;
• Дата и номер заявления;
• Просьба о ведении бумажной трудовой книжки;
• Согласие на внесение записей о дистанционной работе;
• Подпись и дата.

Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № 45 06 123456, выдан ОВД г. Москвы , проживающий по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 45,
прошу вести мою бумажную трудовую книжку и вносить в неё записи о трудовой деятельности, включая сведения о дистанционной работе.
Подпись: _____________ /Иванов И.И;/

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить отметку о дистанционной работе в трудовой книжке, если работник отказался от бумажной версии?

Нет. В этом случае достаточно отразить информацию в электронном реестре СЗВ‑ТД и в трудовом договоре.

Можно ли использовать электронную подпись при оформлении заявления о ведении бумажной трудовой книжки?

Да, если работник обладает усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и согласен на её использование. Однако сам бланк трудовой книжки заполняется только в бумажном виде.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник должен обратиться в органы ПФР для выдачи дубликата. После получения дубликата работодатель вносит запись о дистанционной работе на основании трудового договора и заявления о ведении книжки.

Нужно ли указывать «удаленная работа» в наименовании должности?

Не обязательно, но рекомендуется для наглядности. Достаточно добавить пометку в скобках или в колонке «Основание записи».

Внесение записи о дистанционной работе в трудовую книжку регулируется чёткими нормами трудового законодательства. Главное условие – согласие работника на ведение бумажной трудовой книжки. При наличии такого согласия работодатель обязан оформить запись согласно установленному порядку, указав дату начала дистанционной работы, должность с пометкой о удалённом формате, основание (трудовой договор) и формулировку о характере выполняемых функций.

Соблюдение указанных требований гарантирует корректное ведение трудового стажа, исключает споры при назначении пенсии и обеспечивает прозрачность трудовых отношений для обеих сторон.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к юристу по трудовому праву или специалисту кадровой службы, они помогут адаптировать образцы под конкретную ситуацию вашей организации.