Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Смена должности – одно из самых частых кадровых действий, требующее правильного оформления в трудовой книжке работника. Неправильная запись может привести к спорам при подтверждении трудового стажа, при назначении пенсии или при восстановлении утерянного документа. Ниже представлен подробный руководство, основанное на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях (включая фрагменты из открытых источников, актуальных на 23 мая 2026 г.).

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 72.1 (определение перевода).
Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Единая общероссийская справочно‑информационная система по охране труда (ЕИСОТ) – разъяснения о печатях и их использовании при заверении записей.
Новые правила оформления трудовых книжек 2026 года – запрет на внесение сведений, не подтверждённых документально.
КонсультантПлюс, статья «Записи о переводах на другую работу в трудовых книжках: вопросы от новичков» (Ливена С.В., 2024, № 7).

Все указанные источники подтверждают, что запись о смене должности должна содержать чётко структурированные данные и быть заверена печатью работодателя (любой отдел, уполномоченный на кадровое оформление – канцелярия, кадры, финансы и т.д.).

Что считается сменой должности?

Согласно ст. 72.1 ТК РФ, сменой должности является:

изменение функциональных обязанностей (например, перевод с позиции «оператор станка» на «наладчик станка»);
изменение места работы внутри одной организации (перевод в другое структурное подразделение или внутри того же подразделения);
переименование должности при сохранении её содержания (например, «старший бухгалтер» → «главный бухгалтер»).

Важно: если меняется только наименование структурного подразделения, а фактические функции сотрудника остаются теми же, запись оформляется как переименование подразделения, а не как перевод.

Порядок внесения записи в трудовую книжку

Инструкция по заполнению трудовых книжек (п. 3.1) предписывает следующую последовательность действий:

Определить порядковый номер записи в разделе «Сведения о работе» (графа 1).
Указать дату вступления в силу изменения (графа 2) – обычно дата издания приказа о переводе/переименовании.
В графе 3 внести саму запись, содержащую:
- наименование организации (если требуется уточнение);
- наименование структурного подразделения (если изменение связано с переводом в другое подразделение);
- наименование новой должности;
- при необходимости – указание на основание (номер и дата приказа).
Подпись уполномоченного лица (кадровик, секретарь, руководитель подразделения) и печать работодателя.

Пример формулировки графа 3:

«Переведен в отдел снабжения на должность начальника отдела снабжения согласно приказу № 123 от ».

Если структурное подразделение не меняется, наименование подразделения в графе 3 указывать не обязательно (п. 167465 КонсультантПлюс от ).

Образец записи о смене должности (2024‑2026 гг.)

25
Переведен в отдел снабжения на должность начальника отдела снабжения согласно приказу № 123 от 
Подпись _____________ Печать организации

Примечание: в 2026 году введено требование, что любые сведения, не подтверждённые приказом, договором или иным документом, в трудовую книжку вносить запрещено (см. «Новые правила оформления трудовых в 2026 году»).

Особенности при переводе внутри одного структурного подразделения

Если сотрудник переводится на другую должность, но остаётся в том же отделе, запись оформляется без повторного указания наименования подразделения. Пример:

27
Назначен на должность ведущего инженера отдела конструкторского развития (перевод внутри отдела) согласно приказу № 45 от 
Подпись _____________ Печать организации

Это соответствует разъяснению ЕИСОТ: печать может ставиться любым уполномоченным лицом, irrespective of which department’s seal is used.

Временный перевод, ставший постоянным

Сначала оформляется запись о временном переводе (с указанием срока). По истечении срока, если перевод становится постоянным, вносится дополнительная запись:

30
Временно переведен в отдел логистики на должность специалиста по логистике на период с по согласно приказу № 78 от 
Подпись _____________ Печать организации

31
Временный перевод в отдел логистики на должность специалиста по логистике признан постоянным с согласно приказу № 102 от 
Подпись _____________ Печать организации

Таким образом, в книжке появляются две последовательные записи, отражающие этап временного и последующего постоянного перевода.

Переименование должности

При переименовании (без изменения функций) запись выглядит так:

33
Должность «старший специалист по кадрам» переименована в «ведущий специалист по кадрам» в соответствии с приказом № 55 от 
Подпись _____________ Печать организации

Если одновременно происходит переименование структурного подразделения, в графе 3 указывают оба изменения:

Отдел маркетинга переименован в отдел бренд‑менеджмента; должность «менеджер по рекламе» переименована в «бренд‑менеджер» согласно приказу № 60 от

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие ссылки на приказ. Без указания номера и даты приказа запись считается неполной и может быть оспорена.
Указание несуществующего подразделения.
Перед внесением записи проверьте актуальное наименование отдела в штатном расписании.
Повторное указание подразделения при внутреннем переводе. Это излишне и может вызвать путаницу при чтении книжки.
Внесение сведений «со слов работника» без документального подтверждения. С 2026 года такое действие запрещено.
Неправильная печать. Любая печать работодателя допустима, но она должна быть чёткой и читаемой; использование личной печати сотрудника недопустимо.