Внесение сведений о награждениях в трудовую книжку — важная обязанность работодателя, которая фиксирует значимые достижения сотрудника. Запись о почетной грамоте должна быть оформлена корректно, чтобы иметь юридическую силу и учитываться при оформлении документов (например, при трудоустройстве в другую организацию). В этой статье разберем, как правильно оформить такую запись.
Что считается награждением и что вносится в трудовую книжку?
Согласно трудовому законодательству РФ и правилам ведения трудовых книжек, в раздел «Сведения о награждении» включаются только положительные поощрения. К ним относятся:
- Благодарность (в т.ч. почетная грамота).
- Премирование.
- Ценный подарок.
- Почетное звание «Лучший в профессии».
- Иные виды поощрений, предусмотренные коллективным договором или локальными нормативными актами организации.
Важно! В трудовую книжку НЕ вносятся сведения о:
- Дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор).
- Непоощрительных актах (объявление выговора, увольнение).
- Сертификатах об обучении, если это не является наградой.
Порядок заполнения раздела «Сведения о награждении»
Оформление записи производится на основании приказа (распоряжения) работодателя. Заполнение ведется по установленной форме трудовой книжки. Каждая запись имеет четыре обязательные графы:
- Графа 1 (№ п/п): Порядковый номер записи. Нумерация ведется нарастающим итогом на протяжении всей трудовой деятельности работника.
- Графа 2 (Дата): Дата награждения. Указывается число, месяц и год вручения грамоты (обычно это дата приказа или дата вручения, если они совпадают);
- Графа 3 (Сведения о награждении): Подробное описание. Указывается:
- Кем награжден (полное наименование организации-работодателя, а при необходимости — иное уполномоченное лицо или орган).
- За какие конкретные достижения или заслуги.
- Какой именно наградой (например, «Почетной грамотой», «Благодарственным письмом»).
- Графа 4 (Наименование документа и его реквизиты): Указывается вид и реквизиты документа, на основании которого внесена запись. Как правило, это:
- Приказ (распоряжение) по организации.
- Номер приказа.
- Дата приказа.
Пример корректной записи о награждении почетной грамотой
Предположим, сотрудник Иванов И.И. награжден почетной грамотой за успехи в работе в 2026 году. Приказ по организации № 145-к от .
Запись в трудовой книжке будет выглядеть следующим образом:
| № п/п | Дата | Сведения о награждении | Наименование документа и его реквизиты |
|---|---|---|---|
| 1 | Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс» За высокие показатели в работе и внедрение инновационных решений в 2025 году Награжден Почетной грамотой | Приказ № 145-к от |
Примечание: В первой строке графы 3 указывается полное наименование организации-работодателя. В следующей строке, основание для награждения. В третьей, вид награды.
Кто и когда вносит запись?
Инициатор: Как правило, награждение инициирует непосредственный руководитель подразделения, который направляет служебную записку в отдел кадров с предложением о поощрении конкретного сотрудника.
Оформление: Отдел кадров на основании служебной записки и решения руководства готовит проект приказа о награждении.
Подписание: Приказ подписывается уполномоченным лицом (директором, генеральным директором).
Внесение записи: После вручения грамоты сотруднику (или одновременно) специалист отдела кадров вносит соответствующую запись в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неточное описание заслуг: Пишите конкретно: «за успехи в увеличении объема продаж на 15% в IV квартале 2025 года», а не «за хорошую работу».
- Отсутствие ссылки на приказ: Всегда указывайте номер и дату приказа в графе 4. Без этого запись может быть признана неофициальной.
- Неправильное наименование награды: Термины «грамота» и «благодарность» — разные вещи. Уточняйте точное название документа: «Почетная грамота», «Благодарственное письмо».
- Внесение дисциплинарных взысканий: Напоминаем: выговор, замечание и т.п. в этот раздел не вносятся.
- Пропуск записи: Если награждение состоялось, запись обязательна. Её отсутствие может быть истолковано как невыполнение работодателем обязанностей по ведению трудовой книжки.
Правильное оформление записи о награждении почетной грамотой в трудовой книжке, это соблюдение установленной формы и полнота информации. Ключевые элементы: четкое указание организации-наградителя, конкретных заслуг, вида награды и безусловная ссылка на основательный приказ. Такой подход обеспечит юридическую чистку документа и справедливо отразит трудовые достижения сотрудника.
Дата актуальности информации: 23 мая 2026 года.