Трудовая книжка — это главный документ работника, который подтверждает его трудовой стаж и документально фиксирует все важные изменения на протяжении рабочей биографии: прием на работу, переводы, увольнения, а также переименования должностей и структурных подразделений․
Переименование отдела (департамента, службы, управления, цеха или участка) — это значимое событие в кадровой документации․ Если изначально при приеме на работника в его трудовой книжке было указано наименование конкретного структурного подразделения, то при смене его наименования запись в трудовой книжке о переименовании отдела нужно делать обязательно․
Нормативная база и новые правила
С 1 сентября 2021 года действует новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н)․ Важно отметить, что Порядок № 320н не предусматривает конкретной, жестко закрепленной формулировки записи в трудовой книжке в связи с переименованием отдела․ Кадровикам предоставляется определенная свобода в составлении текста, главное, чтобы смысл записи был четким и понятным․
Также стоит помнить, что с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (СЗВ-ТД)․ Однако на сотрудников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат и сохранили бумажную трудовую, работодатель обязан продолжать вести бумажный бланк․
Когда необходимо делать запись?
Запись в трудовую книжку о переименовании подразделения вносится при соблюдении двух ключевых условий:
- В трудовом договоре работника и в его трудовой книжке (в графе 3 раздела «Сведения о работе») при приеме на работу было прямо указано наименование структурного подразделения (например: «Принят в Отдел маркетинга на должность менеджера»)․
- Новое название отдела уже официально отражено в уставных или локальных нормативных документах организации (штатном расписании, Положении об отделе и т․д․)․
Если в трудовой книжке при приеме на работу отдел указан не был (запись звучала просто: «Принят на должность специалиста»), то и отдельную запись о переименовании отдела вносить не нужно․
Пошаговая инструкция: как внести запись
Согласно актуальным правилам, запись о переименовании структурного подразделения выполняется индивидуальной (отдельной) строкой в разделе «Сведения о работе»․ Разберем заполнение по графам:
Заполнение граф бумажной трудовой книжки
- Графа 1 — проставляется следующий порядковый номер записи (например, если последняя запись была под номером 5, ставим 6)․
- Графа 2, указывается дата, с которой отдел был официально переименован (в соответствии с приказом работодателя)․ Формат даты: ДД․ММ․ГГГГ․
- Графа 3 — вносится сама формулировка о переименовании․ Допускается отдельной строкой записать, к примеру: «Отдел кадров с переименован в Департамент по работе с персоналом» или «Структурное подразделение «Отдел продаж» переименовано в «Управление коммерческой реализации»․
- Графа 4 — указывается дата издания приказа (распоряжения) работодателя о переименовании отдела и его реквизиты (номер)․ Например: Приказ от № 45-к․
Важное замечание о наименовании организации
Не стоит путать переименование отдела с переименованием самой организации․ Если меняется название юридического лица, то в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Организация (старое наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)»․ При переименовании отдела название работодателя (заголовок внутри раздела) не дублируется и не перечеркивается․
Документальное оформление до внесения записи
Прежде чем кадровик внесет запись в трудовую книжку, переименование отдела должно быть должным образом задокументировано:
- Издание приказа руководителя организации о переименовании структурного подразделения и внесении изменений в штатное расписание․
- Внесение записи в трудовую книжку на основании изданного приказа․
Частые ошибки и как их избежать
Работники отдела кадров должны указать специальной записью факт переименования и новое название, однако на практике допускаются ошибки:
- Пропуск записи․ Если за время работы сотрудника отдел сменил название, а кадровик забыл внести изменения, при увольнении или в дальнейшем это может вызвать вопросы у последующих работодателей или соцорганов․ Пропущенную запись нужно обязательно восстановить․
- Неправильное заполнение граф․ Обратите внимание: для записей о переименовании отдела заполняются все графы (1, 2, 3, 4)․ Некоторые ошибочно считают, что графы 1 и 2 для таких записей не заполняются — это неверно, они обязательно должны содержать порядковый номер и дату события․
- Отсутствие ссылки на приказ․ Графа 4 не должна быть пустой․ Без ссылки на документ-основание (приказ) запись будет считаться недействительной․
Переименование должности сотрудника или отдела, как один из фактов его рабочей биографии, должно обязательно отражаться в документе, подтверждающем трудовую деятельность и стаж․ Главное правило для кадровика — действовать на основании приказа, подписать дополнительное соглашение с работником и внести отдельную, четкую строку в раздел «Сведения о работе» с обязательным указанием даты и реквизитов приказа в 4-й графе․ Соблюдение этих простых правил обеспечит юридическую чистоту трудовой книжки и избавит сотрудника от проблем в будущем․