Вопрос «сколько делать трудовую книжку» часто возникает у тех, кто впервые устраивается на работу, или у работодателей, опасающихся нарушить законодательство. В 2026 году процесс оформления документов о стаже имеет свои особенности, связанные с переходом на электронные форматы и сохранением бумажного документооборота для определенных категорий граждан.

Ниже мы подробно разберем сроки, правила и нюансы, актуальные на май 2026 года.

Основные сроки оформления

Самое главное помнить, что законодательство четко регламентирует временные рамки. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) и актуальным правилам ведения трудовых книжек:

• Когда заводить: Работодатель обязан завести трудовую книжку на каждого работника, который принят на работу впервые и для которого эта работа является основной.
• Срок начала ведения: Оформление документа производится, если работник проработал у данного работодателя более 5 дней.
• Дедлайн внесения записи: Запись в бумажную трудовую книжку (если она ведется) вносится не позднее 5 рабочих дней с момента фактического начала работы сотрудника.
• Присутствие работника: Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таким образом, ответ на вопрос «сколько делать»: сам процесс заполнения занимает несколько минут, но юридический срок, отведенный на эту процедуру, до 7 календарных дней (с обязательным условием, что сотрудник отработал более 5 дней).

Бумажная или электронная: что актуально в 2026 году?

С 1 января 2021 года в России запущен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). На текущий момент (май 2026 года) ситуация следующая:

Новые сотрудники (принятые после ):

• На них не заводятся бумажные трудовые книжки.
• Сведения о их трудовой деятельности формируются исключительно в виде электронного документа.
• Работодатель обязан передать данные в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или увольнении.

Сотрудники, сохранившие бумажную книжку:

• Если работник до 2021 года подал заявление о желании вести трудовую в бумажном виде, работодатель продолжает вносить записи в его бумажный документ параллельно с отправкой данных в СФР.
• Для таких сотрудников сроки внесения записей остаются прежними (не позднее 5 рабочих дней).

> Важно: Если вы устраиваетесь на работу впервые в 2026 году, вам не нужно «делать» бумажную книжку. Ваш стаж сразу фиксируется в электронной базе СФР. Бумажный аналог по желанию можно заказать через МФЦ или СФР, но юридической силы для подтверждения стажа он не имеет без электронной записи.

Кто и как оформляет документ?

Процедура зависит от того, впервые ли человек трудоустраивается или восстанавливает утерянный документ.

При первом трудоустройстве

Если человек никогда не работал официально:

• Кто делает: Оформлением занимается работодатель.
• Что нужно от работника: Паспорт и СНИЛС. Никаких дополнительных справок или покупок бланков от сотрудника не требуется (если речь идет об электронной версии, что является стандартом для новичков с 2021 года).
• Стоимость: Оформление электронной трудовой книжки — бесплатно.

При утере бумажной трудовой книжки

Если работник потерял бумажную книжку, которую вел до 2021 года:
Работник пишет заявление работодателю о выдаче дубликата.
Работодатель выдает дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления.
В дубликат вносится запись об общем стаже до поступления к этому работодателю на основании документов (справки, архивные выписки), предоставленных работником.
Также стаж можно подтвердить через выписку из СФР, которую легко получить через портал Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли покупать бланк трудовой книжки?

Для новых сотрудников, принимаемых после 2020 года, бумажные бланки не нужны и не покупаются. Если же речь идет о заведении бумажной книжки взамен утраченной для тех, кто сохранил право на бумажный формат, то бланк приобретается за счет средств работника (хотя на практике многие работодатели берут эту расходную часть на себя).

Можно ли оформить трудовую через Госуслуги?

• Завести новую: Нет, первичное формирование электронного стажа происходит автоматически при первом официальном трудоустройстве и передаче данных работодателем в СФР.
• Получить выписку: Да, через Госуслуги можно бесплатно заказать выписку о трудовой деятельности, которая подтверждает стаж. Это занимает всего несколько минут.
• Восстановить утерянную: Полностью восстановить записи в бумажную книжку через Госуслуги нельзя, но можно получить электронную выписку, которая имеет равную юридическую силу.

Что будет, если нарушить сроки?

Если работодатель не внесет запись в течение 5 дней (для бумажного варианта) или не передаст данные в СФР (для электронного):

• Возникают риски для работника при оформлении пенсии (пенсионный фонд может потребовать дополнительные справки из архивов).
• Работодатель может быть привлечен к административной ответственности и штрафу по ст. 5.27 КоАП РФ.

В 2026 году вопрос «сколько делать трудовую книжку» решается максимально быстро благодаря цифровизации.

• Для новых работников: процесс автоматический, бумажный документ не требуется, данные появляются в системе СФР сразу после первого выхода на работу и передачи отчета работодателем.
• Для бумажного формата (для тех, кто сохранил это право): запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней, а сама книжка оформлена в первую неделю работы.

Помните, что основной документ, подтверждающий ваш стаж сегодня, — это данные в информационной системе Социального фонда России, которые формируются на основе отчетов работодателя.