В трудовой книжке отражаются не только сведения о приёме, переводе и увольнении работника, но и изменения, связанные с переименованием структурных подразделений организации․ Правильное оформление таких записей важно как для соблюдения трудового законодательства, так и для последующего подтверждения стажа и квалификации сотрудника․

Нормативная база

Основные положения, регулирующие внесение записей о переименовании подразделений, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст․ 66 – ведение трудовых книжек);
• Порядке ведения и хранения трудовых книжек, утверждённом Постановлением Минтруда России от № 69 (в редакции, действующей с 2022 г․);
• Инструкции по заполнению трудовых книжек (Минтруд России, 2022)․

Когда необходимо вносить запись о переименовании подразделения

Запись делается только в том случае, если:

1. Наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре (или в дополнительном соглашении к нему);
2. В трудовой книжке уже есть запись о работе в этом подразделении (графы 3‑4 раздела «Сведения о работе»)․

Если подразделение не фиксировалось в трудовом договоре и не отражалось в трудовой книжке, отдельная запись о его переименовании не требуется․

Как правильно оформить запись

Согласно пункту 3․1․ Порядка ведения и хранения трудовых книжек, запись о переименовании подразделения вносится отдельной строкой в разделе «Сведения о работе»:

• Графа 1 – порядковый номер записи;
• Графа 2 – дата, с которой произошло переименование (обычно дата приказа о переименовании);
• Графа 3 – формулировка о переименовании подразделения;
• Графа 4 – основание для внесения записи (приказ, распоряжение, решение работодателя) с указанием его номера и даты․

Пример формулировки для графа 3

«Подразделение «Служба технической поддержки пользователей» переименовано в «Отдел технического обслуживания потребителей»»

Примеры записей в трудовой книжке

Пример 1 – простое переименование отдела

1. – Подразделение «Отдел бухгалтерского учёта и аудита» переименовано в «Отдел финансового контроля и аудита»․ Приказ № 45 от ․

Пример 2 – переименование совместно с изменением должности

1. – Должность «Ведущий специалист отдела кадров» переименована в «HR‑бизнес‑партнёр»․ Подразделение «Служба подбора и адаптации персонала» переименовано в «Отдел управления талантами»․ Приказ № 12 от ․

Пример 3 – запись, когда подразделение не указывалось в трудовом договоре

В данном случае запись о переименовании не вносится, так как в трудовой книжке отсутствует исходная информация о работе в конкретном подразделении․

Особенности оформления при отсутствии указания подразделения в трудовом договоре

Если в трудовом договоре указано только место работы (например, «филиал Санкт‑Петербургское опытно‑конструкторское бюро»), а наименование внутреннего отдела не прописано, то:

• Запись о переименовании отдела не делается;
• При необходимости подтвердить работу в конкретном отделе можно запросить справку от отдела кадров или выписку из приказа о переводе․

Как исправить ошибочную запись о переименовании

Если в трудовой книжке допущена ошибка (например, неверно указано новое наименование или дата), порядок исправления следующий:

1. Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией так, чтобы осталось читаемым;
2. Сверху пишется правильная запись;
3. В графе 4 указывается основание исправления – приказ о внесении исправления в трудовую книжку (его номер и дата);
4. Ставится подпись ответственного лица (кадровика, руководителя отдела кадров) и дата исправления․

Что делать, если запись о переименовании подразделения пропущена

Пропуск записи не является критическим нарушением, но может вызвать вопросы при подтверждении стажа․ Рекомендуется:

1. Получить от работодателя справку о том, что в период работы сотрудника подразделение было переименовано (указать старое и новое наименования, дату, номер приказа);
2. Внести эту справку в личную карточку сотрудника;
3. При необходимости (например, при назначении пенсии) представить справку вместе с трудовой книжкой в органы ПФР или социальной защиты;

Изменение наименования подразделения – распространённое явление в динамично развивающихся организациях․ Правильное оформление такой записи в трудовой книжке требует:

• Наличия указания подразделения в трудовом договоре;
• Соблюдения установленной формы записи (графы 1‑4);
• Использования в качестве основания приказа или иного официального документа работодателя;
• Внимательного отношения к возможным ошибкам и своевременного их исправления․

Следуя этим рекомендациям, кадровики и бухгалтеры обеспечат корректность трудовых книжек своих сотрудников и избежат возможных споров при подтверждении трудового стажа․