В современной практике кадрового и бухгалтерского учета одним из частых и важных вопросов является корректное оформление изменений в наименовании работодателя․ Переименование организации — это не просто формальное изменение названия, а юридически значимое событие, которое обязательно должно быть зафиксировано в трудовой книжке сотрудника․ Неправильное или отсутствующее оформление такой записи может привести к нарушению трудового законодательства, осложнениям при оформлении пенсии, трудоустройстве или проверках трудовой инспекцией․
Правовая основа
Все требования к внесению записей в трудовую книжку при переименовании организации регламентируются Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения их учета»․
Согласно пункту 13 Правил, если за время работы сотрудника в организации меняется её наименование, об этом делается отдельная запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки — в графе 3 и графе 4․
Запись должна быть сделана в строгом соответствии с установленной формой․ Ниже приведён точный шаблон, который необходимо использовать:
Графа 3: «Наименование организации»
В этой графе запись оформляется следующим образом:
Организация (полное наименование до переименования, дата внесения изменений в ЕГРЮЛ) переименована в (полное наименование после переименования)․
Важно! Необходимо указывать полные наименования, как до, так и после переименования․ Также обязательно указывать дату внесения изменений в ЕГРЮЛ — именно эта дата является юридически значимой, а не дата издания приказа․
Графа 4: «Основание»
В этой графе указывается документ, на основании которого произошло переименование:
На основании приказа (распоряжения) работодателя № ___ от «___» __________ 20___ г․
Если переименование было произведено на основании решения органа государственной власти (например, при реорганизации государственного учреждения), то указывается соответствующий документ: решение, постановление, указ и т․д․
Пример записи
Предположим, организация «Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Городская клиническая больница №1» (ГБУЗ ГКБ №1)» с переименована в «Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Центр медицинской помощи №1» (ГБУЗ ЦМП №1)»․ Изменения в ЕГРЮЛ внесены ․ Приказ о переименовании № 45 от ․
Тогда запись в трудовой книжке должна выглядеть так:
- Графа 3: Организация Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Городская клиническая больница №1» (ГБУЗ ГКБ №1) от переименована в Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Центр медицинской помощи №1» (ГБУЗ ЦМП №1)․
- Графа 4: На основании приказа № 45 от ․
Что делать, если переименование пропущено?
Если запись о переименовании не была сделана вовремя, её необходимо внести в любое время по требованию работника․ Это не является нарушением, если запись внесена позднее, но важно сделать это корректно и с соблюдением всех формальностей․
Алгоритм действий:
- Получить от работника письменное заявление о внесении пропущенной записи․
- Запросить в органе ФНС выписку из ЕГРЮЛ с датой внесения изменений․
- Найти оригинал приказа о переименовании․
- Внести запись в трудовую книжку по установленной форме, как описано выше․
- Заверить запись печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя)․
Важно: не допускается исправление старой записи или переписывание всей трудовой книжки․ Все изменения вносятся как дополнительные записи, а не как замена предыдущих․
Использование штампов: экономия времени и снижение рисков
Если в организации работает более 10–20 сотрудников, и все они трудились в ней до и после переименования, вручную вносить записи в каждую трудовую книжку — трудоёмко и рискованно (возможны ошибки)․
Рекомендуется использовать специальный штамп с заранее подготовленным текстом записи․ Штамп должен содержать:
- Формулировку: «Организация [старое наименование] от [дата в ЕГРЮЛ] переименована в [новое наименование]»
- Место для внесения номера и даты приказа
- Печать организации
Такой штамп можно изготовить в типографии или заказать в специализированной компании․ Он значительно ускоряет процесс, снижает вероятность ошибок и обеспечивает единообразие оформления․
Особенности для электронных трудовых книжек
С 2020 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ В этом случае:
- Запись о переименовании вносится в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР) работодателем через личный кабинет работодателя на сайте ПФР․
- Формат записи аналогичен бумажной: указываются старое и новое наименование, дата в ЕГРЮЛ, основание (приказ)․
- Работник может в любое время посмотреть историю изменений в своей ЭТК через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․
Важно: внесение записи в ЭТК не освобождает работодателя от необходимости вносить запись в бумажную трудовую книжку, если сотрудник её сохранил․
Частые ошибки и как их избежать
В практике кадровых служб встречаются следующие типичные ошибки:
- Указание даты приказа вместо даты внесения изменений в ЕГРЮЛ․ — Правильно: дата регистрации в ЕГРЮЛ․
- Указание только сокращённого наименования․ — Нужно писать полное наименование, как в учредительных документах и ЕГРЮЛ․
- Отсутствие указания основания (приказа)․ — Без этого запись считается неполной и может быть признана недействительной․
- Исправление старой записи․ — Нельзя зачёркивать или исправлять․ Только дополнительная запись․
- Игнорирование записи при переименовании отдела․ — Если переименовывается отдел внутри организации, запись в трудовую книжку не вносится — это не является изменением работодателя․
Запись о переименовании организации в трудовой книжке — это не формальность, а обязательное требование законодательства․ Её правильное оформление обеспечивает:
- Юридическую чистоту трудового стажа работника;
- Безопасность при оформлении пенсии и других социальных выплат;
- Снижение рисков при проверках трудовой инспекцией;
- Соблюдение профессиональных стандартов кадрового делопроизводства․
Рекомендуем кадровым службам:
- Создать внутренний регламент по внесению записей при изменении наименования организации;
- Подготовить штампы для массового внесения записей;
- Проводить регулярный аудит трудовых книжек на предмет пропущенных записей;
- Обучать сотрудников кадровой службы актуальным требованиям Приказа № 320н․
Помните: точность и внимательность при ведении трудовых книжек, залог доверия работников и безупречной репутации организации перед государственными органами․
Дата публикации: 23 мая 2026 г․