Цель статьи – дать практические рекомендации кадровикам и работникам о том, как правильно оформить запись о переводе на другую должность, если перевод происходит внутри одного и того же подразделения организации․ В статье рассматриваются нормативно‑правовая база, порядок оформления приказа, образец записи в бумажную и электронную трудовые книжки, а также типичные ошибки․

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 71, 74, 76) – определяет порядок внесения записей о переводе, а также различие между постоянным и временным переводом․
• Положение о порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда РФ от № 4н) – пункт 10 регламентирует форму записи о переводе․
• Приказ Минтруда России от № 150н – уточняет, что при переводе внутри одного подразделения необходимо указывать название подразделения, если оно было указано в трудовом договоре․
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (2025) и Контур․Экстерн (2025) – практические примеры заполнения․

Когда обязательна запись в трудовой книжке?

Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:

1. Постоянный перевод работника на другую должность (смена должностных обязанностей, повышение/понижение квалификации)․
2. Перевод в другое структурное подразделение организации (в т․ч․ в тот же отдел, но с изменением названия должности)․
3. Перевод в рамках реорганизации, объединения подразделений, изменения штатного расписания․

Сведения о временных переводах (например, командировка, замещение) в трудовую книжку не вносятся – они фиксируются отдельными приказами и внутренними документами․

Что должно быть указано в записи?

Согласно пункту 10 Положения о трудовых книжках, в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись следующего содержания:

• Дата перевода (день, месяц, год)․
• Форма записи: «Переведен(а) в (название подразделения) на должность …» или «Принят(а) в (название подразделения) на должность …» в зависимости от того, как оформлен приказ․
• Указание, что перевод произведён в порядке перевода (а не нового приема)․
• Подпись руководителя организации (директора, генерального директора) и печать (если используется бумажный вариант)․
• При необходимости – подпись работника (для подтверждения согласия)․

Если в трудовом договоре изначально было указано название подразделения, то в записи его следует повторить, даже если перевод происходит в том же подразделении․

Порядок оформления приказа о переводе

Приказ – основной документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку․

1. Шапка приказа: наименование организации, реквизиты, дата․
2. Текст приказа (пример):

   Приказ № 45‑О от 
   о переводе Иванова И․И․ на должность «Менеджер по работе с клиентами» в отдел продаж
   
   В соответствии с пунктом 10 Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек
   приказываю:
   Перевести Иванова Ивана Ивановича, работающего в отделе маркетинга, на должность
   «Менеджер по работе с клиентами» в отдел продаж с ․
   Оформить запись в трудовую книжку согласно образцу․
   Внести изменения в штатное расписание․
   
   Генеральный директор ___________________ (подпись) /Иванов П․П․/
   

3. Приказ подписывается руководителем (и, при необходимости, заместителем) и скрепляется печатью․
4. К приказу прилагаются: копия трудового договора, новое должностное описание, согласие работника (если требуется)․

Образец записи в бумажную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для ЭТК запись вносится через специализированную информационную систему (например, «Электронная трудовая книжка» ФГИС «Трудовые книжки»); Требования к содержанию записи такие же, как и в бумажном варианте, но:

• Дата и время фиксируются автоматически․
• Подпись руководителя заменяется электронной подписью (ЭП)․
• Прикладываются сканы приказа и согласия работника․

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания подразделения․ Если в трудовом договоре подразделение указано, его необходимо повторить в записи․
• Неправильный порядок слов․ Формулировка должна соответствовать образцу: «Переведен(а) в … на должность …» либо «Принят(а) в … на должность …»․
• Отсутствие подписи руководителя/печати․ Запись считается недействительной без подписи и печати (для бумажной ТК)․
• Запись о временном переводе․ Временные переводы в ТК не вносятся – их фиксируют отдельными приказами․
• Несоответствие даты в приказе и в записи․ Дата перевода в ТК должна совпадать с датой, указанной в приказе․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать название отдела, если перевод происходит в тот же отдел?

Да․ Если в трудовом договоре указано название подразделения, то в записи о переводе его следует указать, даже если отдел не меняется․ Это подтверждает, что перевод оформлен официально․

Как оформить запись, если должность меняется, но уровень оплаты остаётся прежним?

В записи указывается только новое название должности․ Информация о заработной плате фиксируется в приказе и в личном деле, но в ТК не указывается․

Можно ли объединить две записи (принятие и перевод) в одну строку?

Нет․ По правилам Положения каждая запись должна отражать отдельный факт: «Принят в …» – при приёме на работу; «Переведен в …» – при переводе․ Объединять их нельзя․

Что делать, если в ТК уже есть запись о предыдущем переводе в том же подразделении?

Вносим новую запись с указанием актуальной даты и новой должности․ Предыдущие записи остаются в истории трудовой книжки․

Как оформить запись, если перевод происходит в рамках реорганизации и название подразделения меняется?

В приказе указываеться новое название подразделения, а в ТК запись делается с указанием нового названия: «Переведен в отдел продаж (ранее – отдел маркетинга) на должность …»․

Оформление записи о переводе на другую должность в том же структурном подразделении – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований․ Ключевые моменты:

• Обязательно наличие приказа о переводе․
• Точная формулировка записи (дата, подразделение, должность, указание «в порядке перевода»)․
• Подпись руководителя и печать (для бумажной ТК) или электронная подпись (для ЭТК)․
• Соблюдение последовательности: сначала приказ, затем запись в ТК․

Соблюдая эти правила, вы избежите юридических рисков, обеспечите корректность кадрового учёта и сохраните права работника․

Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации․