Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить запись о полученном высшем образовании (бакалавр, магистр, специалист) в трудовой книжке, какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Правовая база

Запись об образовании в трудовой книжке регулируется следующими нормативными документами:

1. Порядок ведения трудовых книжек № 320н (утв. Приказом Минтруда России от  г.) – пункт 28 описывает порядок внесения сведений об образовании.
2. Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – определяет обязанность работодателя вести трудовую книжку.
3. Приказ Минтруда России от  № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки нового образца» – различия между старым и новым образцами.
4. Методические рекомендации (Иванова И. Е., 2023) – практические подсказки по заполнению полей.

Когда требуется запись в трудовой книжке?

• При первом трудоустройстве, если работник уже имеет диплом о высшем образовании.
• При получении дополнительного высшего образования (бакалавриат → магистратура, смена направления подготовки).
• При переводе в другую организацию, если в новой компании требуется подтверждение уровня квалификации.

Запись вносится только на основании оригинала диплома (или заверенной копии, если оригинал находится в архиве). Справки из учебного заведения, зачетные книжки и студенческие билеты не являются достаточным основанием.

Какие документы нужны работодателю?

Как оформить запись в трудовой книжке?

Где делается запись?

В зависимости от образца трудовой книжки запись вносится:

• В старом образце – в графу «Образование» на титульном листе.
• В новом образце – в отдельный раздел «Образование», расположенный после графы «Сведения о работе».

Что указывается в записи?

Обязательные реквизиты (по пункту 28 Порядка № 320н):

1. Дата выдачи диплома.
2. Наименование учебного заведения.
3. Уровень образования (высшее – бакалавриат, специалитет, магистратура).
4. Направление подготовки (специальность).
5. Номер диплома (по желанию, но рекомендуется).

Пример записи

Дата выдачи: 
Учебное заведение: Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова
Образование: высшее – бакалавриат
Специальность: «Экономика» (№ диплома 123456)

Если работник имеет несколько высших образований, их перечисляют через запятую:

Образование: высшее – бакалавриат, высшее – магистратура
Специальность: «Экономика», «Финансы и кредит» (№ дипломов 123456, 789012)

Запись для разных уровней образования

Бакалавр

Записывается как «высшее – бакалавриат». Если диплом получен после  г., в записи указывается именно «бакалавриат», а не просто «высшее профессиональное».

Магистр

Записывается как «высшее – магистратура». При наличии ранее полученного бакалавра указываются оба уровня через запятую.

Специалист

Записывается как «высшее – специалитет». Если после 2013 г. получен диплом специалиста, в записи указывается «специалитет», а не «высшее профессиональное».

Пример комбинированной записи

Образование: высшее – бакалавриат, высшее – магистратура
Специальность: «Информатика», «Информационные системы» (№ дипломов 112233, 445566)

Особенности после

С 1 сентября 2013 года в России действует система бакалавриата‑магистратуры. Поэтому:

• Если диплом выдан до этой даты, в записи указывается «высшее профессиональное» без указания уровня.
• Если диплом выдан после этой даты, в записи необходимо точно указать уровень (бакалавриат, специалитет, магистратура).

Порядок внесения и изменения записи

1. Сбор документов. Работник передаёт оригинал диплома, заверенную копию и заявление.
2. Проверка данных. Работодатель сверяет реквизиты диплома с записью.
3. Внесение записи. Сотрудник отдела кадров вносит запись в трудовую книжку, ставит подпись и печать организации.
4. Подтверждение. Работник подписывает страницу, подтверждая правильность внесённых данных.
5. Корректировка. При ошибке запись исправляется путем зачеркивания ошибочного текста, подписи и указания причины исправления (см. пункт 4 Порядка № 320н).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие даты выдачи диплома. – всегда указывайте полную дату (дд.мм.гггг).
• Неправильный уровень образования. – проверяйте, какой уровень указан в дипломе (бакалавриат, магистратура, специалитет).
• Сокращения без расшифровки. – пишите полностью: «высшее – бакалавриат», а не «выс. – бак.».
• Запись в графе «Профессия, специальность» без изменения направления. – если направление не менялось, оставляйте прежнее; при смене указывайте новое через запятую.
• Запись на обратной стороне обложки. – согласно рекомендациям (Оперсонале, 2021), запись делается в отведённом разделе, а не на обложке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись, если диплом получен после трудоустройства?

Да. При представлении диплома работником запись вносится в любой момент, но только после получения оригинала диплома.

Можно ли указать несколько направлений подготовки в одной строке?

Да. Если направления различаются, их перечисляют через запятую в графе «Специальность» (пример выше).

Как оформить запись в электронную трудовую книжку?

Электронный вариант полностью повторяет порядок, описанный в пункте 7, но запись делается в системе «Электронная трудовая книжка» через электронный документ, подписанный электронной подписью работодателя.

Что делать, если диплом утерян?

Требуется предоставить заверенную копию из архива учебного заведения или справку о выдаче дубликата диплома. На её основании запись вносится аналогично оригиналу.

Можно ли исправить ошибку без зачёркивания?

Нет. По требованиям Порядка № 320н исправления допускаются только через зачёркивание, подпись и указание причины.

Запись о полученном дипломе в трудовой книжке – важный элемент кадрового документооборота, который подтверждает квалификацию работника и влияет на его карьерный рост. Следуя нормативным требованиям (п. 28 Порядка № 320н) и рекомендациям, изложенным в данной статье, работодатели и сотрудники смогут избежать ошибок, своевременно оформить запись и обеспечить её юридическую силу.

Дата публикации:  г.