В процессе трудовой деятельности многие работники сталкиваются с тем, что разделы бумажной трудовой книжки (особенно «Сведения о работе») заканчиваются. В этом случае оформляется вкладыш — неотъемлемая часть основного документа. Одним из самых частых вопросов у кадровиков и бухгалтеров является вопрос о нумерации: с какого номера начинать записи во вкладыше, с единицы или продолжать прежнюю нумерацию?
В этой статье мы подробно разберем правила нумерации во вкладыше трудовой книжки, актуальные на 2026 год, а также рассмотрим типичные ошибки и способы их исправления.
Главное правило: нумерация во вкладыше не начинается заново
Согласно действующему законодательству (в частности, Приказу от № 320н и п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек), нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. Это означает, что нумерация ни в коем случае не начинается с номера 1.
Вкладыш является прямым продолжением трудовой книжки (БТК), поэтому система номеров должна быть строго нарастающей на протяжении всего документа.
Как это работает на практике
Представим ситуацию: в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки последняя запись имела порядковый номер 32. Все страницы этого раздела в книжке закончились, и вы оформили вкладыш.
- Первая запись, которую вы вносите в раздел «Сведения о работе» вкладыша, будет иметь номер 33.
- Вторая запись получит номер 34, и т.д..
То же самое касается и других разделов (например, «Сведения о награждениях»). Если в трудовой книжке последняя запись о награждении была под номером 5, то во вкладыше первая запись о награждении будет под номером 6.
Оформление вкладыша: важные нюансы
Чтобы вкладыш имел юридическую силу, он должен быть правильно оформлен и связан с основной трудовой книжкой:
- Вшивание. Вкладыш вшивается в трудовую книжку (обычно в середину или в конец). Без основной трудовой книжки вкладыш недействителен.
- Простановка штампа. На первой странице (ьном листе) трудовой книжки сверху обязательно проставляется штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» (или «Виданий вкладиш» — на бланках некоторых образцов).
- Указание реквизитов. Рядом со штампом указываются серия и номер выданного вкладыша. Если место на ьном листе закончилось, штамп и реквизиты второго вкладыша можно поставить внизу а.
- Учет.> Каждый выданный вкладыш должен быть зарегистрирован в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Что делать, если нумерация во вкладыше начата заново (ошибка)
Нередко на практике встречается ситуация, когда предыдущий работодатель по незнанию начал нумерацию во вкладыше с номера 1 (или 01). Например, в трудовой книжке записи закончились на № 17, а во вкладыше сделаны три записи под номерами 1, 2 и 3. Это является грубым нарушением правил ведения трудовых книжек.
Как исправить ошибку?
Прямого алгоритма исправления такой ошибки в нормативных актах не прописано, однако кадровая практика и консультации специалистов предлагают следующий порядок действий:
- Не зачеркивать неверные номера! В трудовых книжках зачеркивание порядковых номеров не допускается.
- Внести исправления аналогично исправлению неверной записи. То есть, в следующей свободной строке вкладыша (после ошибочной записи) нужно сделать новую строку, где:
- В графе 1 поставить следующий по порядку правильный номер (в нашем примере — 18).
- В графе 2 поставить дату внесения исправления.
- В графе 3 написать: «Запись за номером 1 недействительна. Нумерация записей во вкладыше продолжена от трудовой книжки», после чего продублировать текст той записи, которая была под ошибочным номером 1.
- В графе 4 указать реквизиты приказа, на основании которого вносилась та самая первая (ошибочная) запись.
- Аналогичным образом исправить записи с номерами 2 и 3, присвоив им правильные порядковые номера 19 и 20 соответственно.
Таким образом, сквозная нумерация будет восстановлена, и документ не потеряет своей юридической силы.
Нумерация в книге учета трудовых книжек
Часто возникает путаница между нумерацией записей внутри самой трудовой книжки/вкладыша и нумерацией страниц в Книге учета движения трудовых книжек. Важно их различать:
- В трудовой книжке и вкладыше — нумерация записей сквозная и продолжающаяся.
- В Книге учета движения — нумерация страниц каждой новой книги начинается заново (с первой страницы), так как это отдельный журнал учета, и нумерация в нем служит для обеспечения сохранности документа от изъятий и вложений.
Краткий итог
Запомнить правило нумерации во вкладыше очень просто:
- Нумерация записей во вкладыше всегда продолжает нумерацию соответствующего раздела трудовой книжки.
- Начинать нумерацию во вкладыше с номера 1 — ошибка, которая требует специального исправления.
- Вкладыш без трудовой книжки недействителен, а факт его выдачи обязательно отражается штампом на ьном листе БТК.
Соблюдение этих простых правил позволит вам избежать кадровых ошибок и гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет подтвержден на законных основаниях.