Вопрос о необходимости внесения записи о прохождении курсов повышения квалификации в трудовую книжку долгое время вызывал путаницу среди работников и кадровиков. Ответ на него зависит от двух ключевых факторов: периода времени (до или после 1 сентября 2021 года) и последствий обучения (изменился ли профессиональный статус работника).
Исторический контекст: Правила до 1 сентября 2021 года
До вступления в силу Приказа Минтруда России от № 320н действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утратила силу). Согласно ей, сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке вносились в специальный раздел трудовой книжки «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке».
Как оформлялась запись (по старой инструкции):
- Номер по порядку (порядковый номер записи в разделе).
- Дата (начала и окончания обучения).
- Сведения о обучении: наименование курсов/программы, учебное заведение с указанием его места нахождения.
- Основание: дата, номер и наименование документа (приказ, распоряжение работодателя, удостоверение, свидетельство).
Пример старой записи:
1 | — | Повышение квалификации по программе «Актуальные вопросы бухгалтерского учета» (72 часа), ФГБОУ ВО «Финансовый университет при Правительстве РФ», г. Москва | Приказ ООО «Ромашка» от № 45-к
Новый порядок: С 1 сентября 2021 года (действующий)
С 1 сентября 2021 года вступил в силу новый Приказ Минтруда России от № 320н. Он кардинально изменил подход к фиксации информации об обучении.
Ключевое правило: Запись о самом факте прохождения курсов повышения квалификации НЕ ВНОСИТСЯ.
Это главный вывод, который подтверждаеться многочисленными разъяснениями контролирующих органов и практикой.
Почему? Новый порядок исходит из того, что факт прохождения обучения подтверждается непосредственно документом об образовании/обучении (удостоверением, свидетельством, дипломом), а не записью в трудовой книжке. Запись в книжке должна отражать изменение трудовых отношений и правового статуса работника.
Когда запись ВСЕ ЖЕ делается (исключения)?
Запись в трудовую книжку вносится только в том случае, если в результате обучения произошло изменение квалификации, разряда, класса, категории или классного чина, и это изменение зафиксировано в самом трудовом договоре.
| Ситуация | Запись в трудовую книжку требуется? | Что подтверждает факт обучения? |
|---|---|---|
| Прохождение курсов повышения квалификации (например, 72 часа) без изменения разряда/класса. | НЕТ | Удостоверение/свидетельство о повышении квалификации. |
| Прохождение курсов повышения квалификации, по итогам которого присвоен более высокий разряд, класс, категория, уровень (и это отражено в трудовом договоре). | ДА | Запись в трудовой книжке (на основании приказа о присвоении нового разряда/класса). Документ об образовании. |
| Профессиональное обучение или переподготовка, дающие право на выполнение нового вида работ (новая профессия/специальность). | ДА (в раздел «Сведения о работе») | Диплом/свидетельство о профессиональном обучении/переподготовке. |
Как правильно оформить запись при наличии изменений?
Если обучение повлекло изменение квалификации (разряда, класса), запись вносится не о курсах, а о присвоении нового разряда/класса. Основанием является приказ (распоряжение) работодателя об изменении условий трудового договора.
Пример записи при присвоении нового разряда:
Приказ ООО «Ромашка» от № 78
«О присвоении работнику Иванову И.И. квалификационного разряда»
В разделе «Сведения о работе»:
С присвоен квалификационный разряд 5 (пятый) в соответствии с Единой тарифно-квалификационной книжкой работ и профессий РФ.
Где и как хранить документы об обучении?
Поскольку запись о прохождении курсов в трудовую книжку не вносится, документы об обучении (удостоверения, свидетельства) должны:
- Храниться в личном деле (личной карточке) работника (форма Т-2 или иная, установленная работодателем).
- Являться основанием для изменения трудового договора (если было присвоение нового разряда/класса) и соответствующей записи в книжке.
- Быть представлены работником по первому требованию (например, при прохождении аттестации, изменении условий труда).
Практические рекомендации для работника и работодателя
- Для работника: После прохождения курсов повышения квалификации получите официальный документ (удостоверение/свидетельство). Храните его вместе с другими документами об образовании. Если в результате обучения ваш разряд/класс изменился, убедитесь, что у вас есть приказ работодателя об этом изменении и что соответствующая запись внесена в трудовую книжку.
- Для работодателя (кадровика):
- Не вносите запись о факте прохождения курсов повышения квалификации в раздел «Сведения о подготовке…» трудовой книжки. Этот раздел с не заполняется.
- Вносите запись в раздел «Сведения о работе» только при изменении квалификационного разряда, класса, категории и т.д., на основании приказа об изменении условий трудового договора.
- Все документы об обучении (кроме случаев, повлекших изменение разряда) храните в личном деле работника.
- С 1 сентября 2021 года запись о прохождении курсов повышения квалификации не вносится в трудовую книжку.
- Запись вносится только если обучение привело к присвоению нового разряда, класса, категории, уровня или чина, и это изменение зафиксировано в трудовом договоре. Основание — приказ работодателя.
- Подтверждающим документом для работника является удостоверение/свидетельство о повышении квалификации.
- Все документы об обучении хранятся в личном деле работника.
Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных кадровых ситуаций всегда обращайтесь к актуальным редакциям нормативных правовых актов (в первую очередь, Приказу Минтруда России № 320н) и получайте письменные разъяснения от юридических или кадровых консультантов.