Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. Процесс её «открытия» (получения и первого заполнения) зависит от того, о каком именно типе идёт речь: классической бумажной или современной электронной. С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК), что изменило стандартные процедуры.

Открытие классической (бумажной) трудовой книжки

Это традиционный бланк установленного образца с обложкой, который ведётся и хранится у работника.

Кто и когда открывает?

• При первом трудоустройстве (у первого работодателя) — работодатель (организация, ИП, сельхозпредприятие) обязан в течение 3 рабочих дней со дня приёма на работу завести трудовую книжку, если её у сотрудника нет.
• Если у гражданина уже есть трудовая книжка (например, от предыдущего работодателя), новый работодатель не открывает новую, а делает в ней первую запись о приёме на работу у себя.
• Если трудовая книжка утеряна — гражданин самостоятельно получает дубликат (см. раздел 3).

Процедура открытия (заведения) для работодателя:

1. Приобретение бланка. Работодатель покупает стандартные бланки трудовых книжек у официальных поставщиков (типография, специализированные организации). Бланк должен быть серийным, с защитными элементами.
2. Заполнение ьного листа. Вносятся данные о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС (с 2021 года обязательно), образование, специальность (по диплому), данные о предыдущем месте работы (если есть).
3. Проставление серии и номера. На ьном листе и обложке указываются серия и номер, присвоенные работодателем. Нумерация должна быть сквозной в рамках организации.
4. Оформление первой записи. На первой странице раздела «Сведения о работе» делается запись о приёме на работу: дата, наименование организации, должность, подпись руководителя и печать организации. Запись нумеруется (обычно №1).
5. Выдача книжки работнику. После заполнения ьного листа и первой записи трудовая книжка передаётся сотруднику под расписку в личной карточке Т-2 или ином документе.

Открытие электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в Социальный фонд России (СФР). У работника формируеться электронная трудовая книжка (ЭТК).

Ключевые особенности:

• Не нужно «открывать» вручную. ЭТК создаётся автоматически в момент первого трудоустройства у работодателя, который передаёт данные в СФР.
• Бумажный носитель. Если у гражданина уже есть старая бумажная трудовая книжка, она остаётся у него. Все новые записи (с 2021 года) вносятся только в электронный формат. На бумажную книжку с 2021 года не ставятся штампы и записи о приёме/увольнении (за исключением отдельных случаев, например, для работников бюджетных сфер по их заявлению).
• Хранение. ЭТК хранится в безвозмездном пользовании в СФР. Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК (электронную или на бумаге) через портал Госуслуг, личный кабинет на сайте СФР или в отделении СФР/МФЦ.
• Первичное оформление. При первом трудоустройстве работодатель обязан запросить у нового сотрудника сведения о трудовой деятельности (если они есть) через СФР. Если у гражданина нет никакой трудовой истории, в его ЭТК будет создана пустая запись, а первая информация о работе появится после передачи данных от первого работодателя.

Как «открыть» доступ к своей ЭТК для гражданина:

1. Авторизация на Госуслугах. Для управления своей ЭТК (просмотра, заказа выписок) необходимо иметь учётную запись на портале Госуслуги с подтверждённой личностью.
2. Подключение сервиса. В личном кабинете на Госуслугах нужно найти раздел «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка» и привязать его к своей учётной записи. Обычно это происходит автоматически после первого трудоустройства, но можно инициировать подключение вручную.
3. Просмотр и управление. После подключения в разделе будут отображаться все записи о работе, переданные работодателями в СФР. Здесь же можно заказать официальную выписку.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

В этом случае происходит не «открытие» новой, а оформление дубликата.

1. Обращение в последнее место работы. Нужно написать заявление на имя руководителя организации, где вы работали последним, с просьбой оформить дубликат трудовой книжки.
2. Приостановление ведения. Последний работодатель обязан приостановить ведение вашей трудовой книжки (сделать соответствующую запись) и выдать вам дубликат. Для этого он запрашивает сведения о вашей трудовой деятельности в СФР (если вы работали после 2021 года, часть информации будет только в ЭТК).
3. Оформление дубликата. На основании имеющихся у работодателя данных (из вашей старой книжки, архивных выписок, сведений из СФР) заполняется новый бланк. Все записи переносятся в точном соответствии с оригиналами. Дубликат оформляется по форме, идентичной оригиналу, с пометкой «Дубликат» на обложке и ьном листе;
4. Выдача. Дубликат выдаётся работнику под расписку. Старая (утраченная) трудовая книжка, если будет найдена позже, считается недействительной.

Важные нюансы и частые вопросы

• А если я никогда не работал? Электронная трудовая книжка будет создана автоматически при первом трудоустройстве. Бумажную книжку вам не дадут «просто так», её открывает только работодатель при приёме на работу.
• Могу ли я сам завести бумажную книжку? Нет. Бумажную трудовую книжку может открыть и вести только работодатель (организация или ИП). Гражданин не может самостоятельно приобрести бланк и начать в него что-либо вносить.
• А что с записями о военной службе, награждениях? Эти сведения также вносятся в трудовую книжку (и бумажную, и электронную) по месту работы, если они являются основанием для назначения пенсии или иных льгот. Запись о военной службе по контракту вносится тем работодателем, у которого вы служили по контракту.
• Где хранить? Бумажную книжку храните в надёжном месте, как паспорт. Электронную — её хранит СФР, но вы должны иметь доступ к ней через Госуслуги.

Процесс «открытия» трудовой книжки в 2026 году имеет два параллельных пути:

1. Для бумажного носителя: Работодатель покупает бланк, заполняет ьный лист и первую запись при приёме на работу.
2. Для электронного носителя: Система создаёт запись автоматически при передаче данных о первом трудоустройстве в Социальный фонд. Гражданин получает к ней доступ через личный кабинет на Госуслугах.

Главное правило: Бумажную книжку открывает и ведёт только работодатель. Электронная книжка создаётся фондом на основе данных от работодателя. При утере — оформляется дубликат через последнего работодателя;