Вопрос: Как правильно оформить запись о прекращении трудового договора в трудовой книжке, если работник скончался?
Ответ: Ниже представлена подробная инструкция, нормативные ссылки и готовый образец записи, который можно использовать в любой организации.
Правовая база
Оформление записи о смерти работника регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 81 (прекращение трудового договора).
- Приказ Минтруда России от № 303н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Постановление Правительства РФ от № 618 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (защита данных умершего).
Кому и когда выдаётся трудовая книжка?
Трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора в связи со смертью работника выдаётся:
- Близкому родственнику (супругу, родителю, ребёнку, внуку и т.п.) – при предъявлении свидетельства о смерти работника.
- Законному представителю (опекуну, попечителю) – при наличии соответствующего документа, подтверждающего полномочия.
Необходимые документы
- Свидетельство о смерти работника (оригинал).
- Трудовая книжка работника;
- Трудовой договор (копия) или выписка из приказа о приёме на работу.
- Документ, подтверждающий право получателя (свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребёнка, доверенность).
- Заявление работника (или его родственника) о выдаче трудовой книжки (по образцу, приведённому ниже).
Пошаговая инструкция по оформлению
Следуйте следующей последовательности действий:
- Подготовка документов. Соберите все перечисленные выше бумаги.
- Заполнение заявления. Используйте образец заявления (см. раздел 6).
- Внесение записи в трудовую книжку. Сотрудник отдела кадров вносит запись в соответствии с образцом (см. раздел 5).
- Подпись и печать. После внесения записи подпишите её, поставьте печать организации.
- Выдача книжки. Передайте трудовую книжку родственнику/законному представителю, получив от него подпись о получении.
- Регистрация в бухгалтерии. Закройте дело работника в кадровой и бухгалтерской части (закрытие начислений, выплат).
Образец записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Прекращение трудового договора». Пример оформления:
Дата записи: Основание прекращения трудового договора: Смерть работника Дата прекращения: Сведения о работнике: Иванов Иван Петрович, дата рождения г. Номер трудовой книжки: 1234567890 Подпись лица, вносящего запись: ___________________ (ФИО, должность) Печать организации
Важно: запись должна быть выполнена чернильной (чёрной) ручкой, без исправлений. При необходимости можно добавить примечание о выплате компенсаций наследникам.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки
Заявление может быть оформлено в свободной форме, но рекомендуется использовать следующий шаблон:
Заявление Я, ______________________ (ФИО заявителя), родственник (отношения) умершего работника ______________________ (ФИО работника), прошу выдать мне трудовую книжку умершего в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Приложения: Свидетельство о смерти работника. Документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, свидетельство о рождении и др.). Копия трудовой книжки (если имеется). «___» __________ 2026 г. ______________________ (подпись заявителя)
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить компенсацию наследникам?
Да. Согласно статье 81 ТК РФ, при смерти работника работодателю обязано выплатить:
- Заработную плату за отработанное время.
- Неиспользованные отпускные.
- Компенсацию за неиспользованный отпуск (если он не был предоставлен).
- Выходное пособие (если предусмотрено коллективным договором).
Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку?
Да. При наличии у работника электронной трудовой книжки (ЭТК) запись вносится в электронный реестр через портал Госуслуг. Процедура аналогична, но требуется подтверждение личности через ЭЦП и загрузка сканов документов.
Что делать, если родственник отказывается принимать трудовую книжку?
В таком случае трудовая книжка остаётся в архиве организации до тех пор, пока не будет получена законная просьба (например, через суд).
Оформление записи о смерти работника в трудовой книжке – процесс, требующий точного соблюдения нормативных требований и наличия полного пакета документов. Следуя приведённой инструкции и используя готовый образец записи, вы сможете выполнить эту задачу быстро и без ошибок.
Помните: правильное оформление гарантирует законность дальнейших выплат наследникам и упрощает работу кадровой службы.