Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим факт работы гражданина и его трудовой стаж. От правильности внесения записей о приеме и увольнении напрямую зависит размер будущей пенсии, порядок исчисления больничных пособий и других социальных гарантий. Любая ошибка или неточность может привести к серьезным проблемам при подтверждении стажа.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу и увольнении в 2026 году, рассмотрим актуальные образцы формулировок и ответим на самые частые вопросы кадровиков.
Общие правила заполнения раздела «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» содержит информацию о работодателе и всех кадровых перемещениях сотрудника: приеме, переводах, увольнениях, присвоении новых разрядов. Согласно действующему законодательству, все записи должны вноситься в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ (ТК РФ) или иного федерального закона.
Ключевые требования к записям:
- Запись должна иметь порядковый номер.
- Указывается дата события (приема или увольнения).
- В графе 3 вносится сама запись с указанием должности, подразделения и основания (со ссылкой на статью, часть и пункт ТК РФ).
- В графе 4 указываются реквизиты приказа (дата и номер), на основании которого внесена запись.
- Наименование кодекса пишется полностью: «Трудового кодекса Российской Федерации», сокращение «ТК РФ» в тексте записи не допускается.
- Пункты указываются числом, а части — прописью (например: «пункт 1 части первой статьи 77»). Это правило происходит из теории права и строго соблюдается в делопроизводстве.
Образец записи о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу в трудовую книжку вносится запись о назначении на должность. Если работник принят в обособленное структурное подразделение, это также обязательно указывается.
Пример заполнения:
- Графа 1 (№ записи): 15
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о работе):
Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам.
(Если был перевод из другой организации, формулировка меняется на: «Принят на работу переводом из ООО «Вектор» в отдел продаж на должность менеджера по продажам»). - Графа 4 (Основание):
Приказ от № 45-к
Важно помнить: если работник выбрал бумажную версию ведения трудовой книжки, запись вносится непосредственно в бланк. Для электронных трудовых книжек данные передаются в информационную систему ПФР (СФР) в электронном виде.
Образец записи об увольнении по собственному желанию
Увольнение по инициативе работника — самая распространенная кадровая ситуация. Согласно ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ, запись должна производиться в точном соответствии с законом.
Алгоритм заполнения:
- Указывается порядковый номер записи.
- Проставляется дата увольнения (последний рабочий день).
- Вносится формулировка: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Указываются реквизиты приказа об увольнении.
Пример готовой записи:
| 1 | 2 | 3 | 4 |
|---|---|---|---|
| 16 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от № 58-к |
Другие основания для увольнения: образцы формулировок
В зависимости от причины прекращения трудовых отношений, формулировка в графе 3 меняется. Ниже приведены примеры для других распространенных ситуаций в 2026 году:
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора
Используется, когда заканчивается действие срочного договора.
- Формулировка: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение по соглашению сторон
Наиболее гибкий вариант, требующий взаимного согласия работодателя и сотрудника.
- Формулировка: «Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Увольнение в связи с сокращением штата
Требует строгого соблюдения процедуры уведомления и выплаты компенсаций.
- Формулировка: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Частые ошибки и как их избежать
Ошибки в трудовой книжке могут привести к тому, что период работы не будет учтен при расчете пенсии. Чтобы этого избежать:
- Не используйте сокращения. Пишите «Трудового кодекса Российской Федерации» полностью.
- Соблюдайте нумерацию. Пункты пишите цифрами, части — словами (например: «пункт 1 части первой»).
- Проверяйте даты. Дата увольнения должна совпадать с датой приказа и последним рабочим днем.
- Используйте актуальные бланки. В 2026 году действуют формы, утвержденные с учетом последних изменений законодательства (редакции от 2025-2026 гг.).
Своевременная проверка документов и внимательное заполнение позволяют избежать потери стажа и устранить риск снижения пенсионных выплат. Если ошибка все же допущена, она должна быть исправлена в установленном порядке: неверная запись признается недействительной, и вносится новая правильная запись со ссылкой на приказ об исправлении.
Правильное оформление записей о приеме и увольнении — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника. Используя приведенные выше образцы и следуя требованиям ТК РФ, вы обеспечите юридическую чистоту кадрового документооборота вашей организации.