Вопрос правильного ведения трудовых книжек остается одним из самых важных в кадровом делопроизводстве. Особое внимание специалисты уделяют записям‚ связанным с должностями в сфере безопасности‚ в частности — специалисту по охране труда. В данной статье мы подробно разберем‚ как вносится запись о приеме на такую должность‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году и какие нюансы необходимо учитывать работодателю.
Нормативная база: что изменилось?
На текущий момент (май 2026 года) основным документом‚ регламентирующим порядок ведения трудовых книжек‚ является Приказ Минтруда России № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек). Именно пункт 10 данного Порядка устанавливает общие правила внесения записей о приеме на работу.
Важно помнить следующие ключевые моменты:
- Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
- Основанием служит приказ (распоряжение) работодателя.
- Должность должна соответствовать наименованиям‚ указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах.
Как правильно называется должность?
Согласно Единому квалификационному справочнику (ЕКС) и актуальным профессиональным стандартам‚ в трудовой книжке должна указываться должность «специалист по охране труда». Использование сокращений или альтернативных названий (например‚ просто «инженер по ТБ») может привести к проблемам при подсчете стажа или подтверждении льготного пенсионного обеспечения.
Если в организации создается отдельное подразделение или вводится новая штатная единица‚ запись в трудовую книжку вносится строго в соответствии с новым штатным расписанием.
Алгоритм внесения записи о приеме на работу
Процедура внесения записи регламентирована и требует последовательного выполнения следующих шагов:
- Проверка документов. Кадровик проверяет трудовую книжку работника‚ убеждается в правильности предыдущих записей и вносит данные о приеме книжки в книгу учета движения трудовых книжек.
- Заполнение граф. В самой трудовой книжке запись о приеме включает:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата приема на работу (число‚ месяц‚ год).
- Графа 3: Наименование организации‚ должность (специалист по охране труда)‚ структурное подразделение (если указано в приказе).
- Графа 4: Дата и номер приказа о приеме на работу.
- Заверение. Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (при ее наличии)‚ а также подписью работника.
Важные нюансы и исключения
Существует ряд ситуаций‚ которые требуют особого внимания при заполнении:
Работник не приступил к работе
Внесение записей в трудовую книжку работника‚ который был принят по документам‚ но фактически не приступил к работе‚ законодательством не предусмотрено. Об этом‚ в частности‚ указывалось в разъяснениях Роструда. Если трудовой договор был расторгнут до начала работы‚ запись о приеме не вносится.
Испытательный срок менее 5 дней
Существует практика (подтвержденная судебной и контрольной практикой прошлых лет)‚ что запись о приеме можно не вносить‚ если работник проработал в организации менее 5 дней. Однако в этом случае работодатель все равно обязан издать приказ об увольнении и сделать соответствующую запись‚ если трудовая книжка уже была заведена или принята‚ чтобы избежать разрыва в стаже. Рекомендуется в таких случаях консультироваться с актуальными разъяснениями Минтруда на текущую дату.
Отсутствие пустых строк
По общему правилу‚ между записью об увольнении и последующей записью о приеме (если они вносятся одним работодателем или при переходе) не рекомендуется оставлять пустые строки. Это предотвращает возможность незаконного внесения данных третьими лицами.
Стажировка по охране труда: нужна ли запись?
Частый вопрос: нужно ли вносить в трудовую книжку запись о прохождении стажировки на рабочем месте по охране труда?
Ответ: Нет. Стажировка является обязательной процедурой для ряда категорий работников (согласно Постановлению Правительства РФ № 2464 и другим нормативным актам)‚ но она является частью трудового процесса и обучения. В трудовую книжку вносятся только сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении‚ награждении и присвоении новых квалификаций (разрядов‚ категорий). Сама по себе стажировка отдельной записью не фиксируется.
Ответственность работодателя
Неверное внесение записи (например‚ ошибка в названии должности «специалист по охране труда») может повлечь за собой ответственность работодателя. Работник вправе потребовать исправления ошибки‚ а в случае отказа — обращения в суд. Все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены надлежащим образом.
Помните: грамотное ведение трудовых книжек — это не только соблюдение закона‚ но и гарантия защиты прав работников и репутации компании.