Ведение трудовых книжек, одна из ключевых обязанностей работодателя в Российской Федерации. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный документооборот все еще актуален для сотрудников, которые не подали заявление о переходе на ЭТК, а также для тех, кто впервые трудоустраивается после 2021 года и выбрал бумажный формат (в переходный период) или для восстановления архивных данных. В этой статье мы подробно разберем, какие бланки необходимы организации, как их правильно учитывать и где их можно приобрести.

Какие бланки нужны организации?

Для полноценного кадрового делопроизводства, связанного с трудовыми книжками, организации необходимо иметь в запасе два основных типа бланков строгой отчетности:

• Трудовая книжка (серии ТК). Это основной документ, в который вносятся сведения о работе, наградах и увольнениях сотрудника.
• Вкладыш в трудовую книжку (серии ВТ). Необходим в случае, если разделы основной трудовой книжки (например, «Сведения о работе») полностью заполнены. Без вкладыша продолжение записей в произвольном месте или на отдельном листе запрещено.

Важно помнить: Использование бланков, не соответствующих утвержденным образцам, или ксерокопий бланков строгой отчетности является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность.

Где можно приобрести бланки?

С 2013 года бланки трудовых книжек и вкладышей не изготавливаются государством централизованно для бесплатной раздачи. Их производство и распространение осуществляют специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию и заказ от Министерства труда и социальной защиты РФ.

Организация может приобрести бланки следующими способами:

1. У официальных распространителей. Список организаций, уполномоченных распространять бланки, регулярно публикуется на сайте Минтруда России.
2. Через специализированные магазины канцелярских товаров и книжной продукции. Многие крупные поставщики офисной бумаги имеют лицензии на продажу этих бланков.
3. В типографиях. Некоторые типографии имеют право печатать бланки по госзаказу и продавать их работодателям.

При покупке обязательно требуйте документ, подтверждающий легальность происхождения бланков (договор, накладную, кассовый чек), так как при проверке трудовой инспекцией вы должны будете доказать, что бланки приобретены законно.

Порядок учета и хранения бланков

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее являются документами строгой отчетности. Их учет ведется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Назначение ответственного лица

Приказом руководителя организации должно быть назначено ответственное лицо за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Часто эти функции выполняет кадровик или бухгалтер.

Ведение книги учета

Для регистрации движения бланков заводится специальная Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней фиксируются:

• Дата поступления бланков;
• Серия и номер каждого бланка;
• Дата выдачи бланка сотруднику;
• Подпись сотрудника в книге при получении трудовой книжки на руки (при увольнении) или при выдаче новой книжки.

Правила хранения

Бланки должны храниться в сейфе или металлическом шкафу, исключающем доступ посторонних лиц, а также риск пожара или порчи от влаги. Доступ к бланкам имеет только уполномоченное лицо.

Что делать, если бланки утеряны или испорчены?

В случае обнаружения порчи бланка (например, разрыв, загрязнение, ошибка печати) или его утери, необходимо составить Акт о списании бланков трудовой книжки (вкладыша). В акте указываются серия и номер испорченного документа, причина порчи и дата составления. Акт подписывается комиссией, созданной приказом руководителя.

На сумму стоимости испорченных бланков (если они были оплачены) или на основании акта производится соответствующая запись в книге учета движения, чтобы баланс количества бланков сходился.

Частые ошибки работодателей

Чтобы избежать штрафов от ГИТ (Государственной инспекции труда), избегайте следующих ошибок:

• Использование старых бланков. Убедитесь, что бланки соответствуют текущим требованиям (хотя старые бланки, выданные до 2023 года, действительны, новые закупки должны быть актуальных серий).
• Отсутствие книги учета. Даже если в организации всего 5 сотрудников, книга учета движения бланков строгой отчетности обязательна.
• Выдача бланков без записи в книге. Каждая выданная трудовая должна быть зафиксирована.
• Заполнение вкладыша без основания. Вкладыш вшивается только тогда, когда в трудовой книжке действительно закончились страницы соответствующего раздела.

Правильное обеспечение организации бланками трудовых книжек, это фундамент легитимного кадрового учета. Несмотря на цифровизацию, бумажный носитель остается юридически значимым документом для миллионов граждан. Своевременная закупка, строгий учет в книге движения и безопасное хранение бланков защитят организацию от претензий контролирующих органов и обеспечат соблюдение прав работников.

Помните: Трудовая книжка, это основной документ о трудовом стаже, и отношение к ее бланкам должно быть максимально бережным и регламентированным.