Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина РФ. Правильное и своевременное оформление записи о приеме на работу является обязанностью работодателя и напрямую влияет на будущие пенсионные права работника. В этой статье разберем, как правильно оформить запись о приеме в 2025-2026 году, учитывая все нюансы и изменения в законодательстве.
Ключевые правила оформления записи о приеме
Основные требования к записи регламентированы Приказом Минтруда России от № 320н (Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Сроки внесения записи
Запись о приеме на работу должна быть внесена в трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с даты начала работы (часть 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 Правил). Основанием для внесения служит приказ (распоряжение) работодателя о приеме или сам трудовой договор, если приказ не издавался.
Обязательные реквизиты записи
В разделе «Сведения о работе» (раздел II) запись должна содержать:
- Графа 1: Порядковый номер записи (сквозная нумерация в рамках раздела).
- Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
- Графа 3: Наименование кадрового мероприятия (ПРИЕМ) и сведения о работодателе.
Оформление заголовка (наименования работодателя)
Перед первой записью в разделе «Сведения о работе» обязательно проставляется . В нем указывается:
- Полное наименование организации-работодателя.
- Сокращенное наименование (если есть).
проставляется один раз для всех последующих записей в данном разделе, если работник не меняет работодателя. При смене работодателя (увольнение и повторный прием) обновляется.
Особенности оформления в разных ситуациях
Прием на работу впервые (первое трудоустройство)
С для впервые трудоустраивающихся граждан оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако, если работник имеет бумажную книжку, выданную ранее, запись вносится в нее.
Образец записи в бумажную книжку:
| 1 | 2 | 3 | |---|----------|-------------------------------------------------------------------| | 1 | 24.12.25 | ПРИЕМ на работу в качестве инженера | | | | ООО "Технологии будущего" | | | | ( проставляется отдельно перед первой записью) |
Прием на работу вахтовым методом
Запись оформляется по общим правилам. В графе 3 указывается, что прием осуществляется вахтовым методом, если это характерно для должности.
Прием в порядке перевода из другой организации
Это особый случай. Запись должна содержать указание на перевод.
Образец записи:
| 1 | 2 | 3 | |---|----------|-------------------------------------------------------------------| | 1 | 15;01.26 | ПРИЕМ на работу в порядке перевода из ООО "Старый работодатель" | | | | на должность ведущего специалиста | | | | ООО "Новый работодатель" () |
Важно: В графе 3 указывается полное наименование новой организации (работодателя), а не прежней. Фраза «в порядке перевода» является обязательной.
Прием в филиал или представительство
В трудовую книжку вносится наименование головной организации, так как филиал не является юридическим лицом-работодателем. В скобках можно уточнить структурное подразделение.
Работники со старыми формами книжек (до )
Если трудовая книжка была заведена до и в ней есть свободные строки в разделе «Сведения о работе», записи вносятся в именно эту книжку. Когда место закончится, оформляется вкладыш установленной формы, который прикрепляется к старой книжке. Новую книжку по современному образцу в этом случае не заводится.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
При оформлении ЭТК работодатель вносит сведения в Сведомление о трудовой деятельности (форма СТД-1) через портал Госуслуг или систему межведомственного электронного взаимодействия. Порядок и содержание сведений аналогичны бумажному носителю.
Важный нюанс: Если сотрудник одновременно оформляет переход на ЭТК, то в бумажную книжку (если она у него есть) сначала вносится запись о приеме, а затем — запись о переходе на электронную форму.
Требования к оформлению записи: что нельзя делать
- Не использовать сокращения в ФИО, наименованиях организаций и кадровых мероприятиях. Пишется полностью: «ПРИЕМ на работу», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
- Не использовать карандаши. Записи производяться аккуратно, чернилами (шариковой ручкой) черного или синего цвета.
- Не исправлять ошибки путем зачеркивания. При ошибке запись обводится в рамку, делается надпись «Исправление недействительно», ставится новая правильная запись, и все заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
- Не пропускать запись о приеме, даже если сотрудник проработал менее 5 дней. Запись вносится при фактическом допуске к работе.
Ответственность за нарушения
Неправильное или несвоевременное оформление записей в трудовой книжке является административным правонарушением. По ст. 5.27 КоАП РФ должностные лица могут быть привлечены к ответственности в виде предупреждения или штрафа. Для юридических лиц штрафы значительно выше.
Более того, ошибки в записях могут привести к занижению страхового стажа и, как следствие, к уменьшению будущей пенсии. Поэтому кадровым службам и руководителям необходимо уделять этому вопросу максимальное внимание.
Практический алгоритм действий для кадровика
- Подготовьте документы: трудовой договор, приказ о приеме на работу, паспорт работника.
- Проверьте трудовую книжку: наличие разделов, чистоту листов, правильность предыдущих записей.
- Проставьте (если это первая запись в разделе или сменилось наименование организации).
- Внесите запись:
- В графе 1, следующий порядковый номер.
- В графе 2 — дата заключения трудового договора (дата начала работы).
- В графе 3 — текст: «ПРИЕМ на работу [на должность, при необходимости: в порядке перевода, вахтовым методом]».
- Заверьте запись: подпись ответственного лица (обычно начальник отдела кадров или руководитель) и печатью организации.
- Сдайте книжку работнику под расписку в журнале выдачи.
Оформление записи о приеме в трудовую книжку — формальная, но крайне важная процедура. Соблюдение сроков (5 дней), использование правильного текста без сокращений, корректное указание наименования работодателя и обязательное заверение подписью и печатью — вот ключевые элементы, которые защитят и работника, и работодателя от будущих проблем. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Приказа Минтруда № 320н и внутренними кадровыми инструкциями вашей организации.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить на официальных ресурсах.