Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения его карьерного пути: переводы, увольнения и, конечно же, прием на работу․ Этот документ подтверждает трудовую деятельность и стаж сотрудника․

Электронная или бумажная?

Важно понимать актуальные требования законодательства․ С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (ЕФС-1)․ Однако в некоторых ситуациях вести бумажную трудовую книжку по-прежнему необходимо․ Это касается:

• Работников, которые до 2021 года подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․
• Работников, которые трудоустроены впервые и изъявили желание вести бумажный документ наряду с электронным․

Ниже мы подробно разберем, как правильно внести запись о принятии на работу именно в бумажную трудовую книжку, так как именно там чаще всего допускаются ошибки, требующие сложного исправления․

Общие правила заполнения

Прежде чем рассматривать образец, необходимо вспомнить базовые правила заполнения документа:

1. Цвет чернил: Допускается использование чернил синего, фиолетового или черного цвета․ Использование карандаша, ручки с стираемыми чернилами или корректора категорически запрещено․
2. Сокращения: Не допускается использование любых сокращений․ Слова «приказ», «распоряжение», «переведен», «принят» пишутся полностью․
3. Нумерация: Записи имеют сквозную нумерацию в разделе «Сведения о работе»․
4. Шрифты: Записи должны быть аккуратными, разборчивыми, без исправлений и помарок․

Пошаговый образец заполнения при приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе»․ Рассмотрим каждый столбец таблицы подробно․

Графа 1: Номер записи

Присваивается очередной порядковый номер․ Если предыдущая запись была под номером 5, новая будет номер 6․

Графа 2: Дата внесения записи

Указывается дата фактического приема на работу (дата, указанная в приказе о приеме)․ Формат: ДД․ММ․ГГГГ․ Например: ․ Обратите внимание: дата внесения записи в книжку может отличаться от даты приема (запись должна быть внесена не позднее 5 дней с момента приема), но в графе 2 ставится именно дата приказа о приеме․

Графа 3: Сведения о приеме на работу

Это самая важная и объемная графа․ Заполнение происходит в несколько строк:

• В виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование организации-работодателя․ Например: Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)․ Под этим заголовком ставиться печать организации (если она используется)․
• Основная запись: Под заголовком с нового абзаца пишется: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]»․
• Особые условия: Если работник принимается с испытательным сроком, или на работу по совместительству, это обязательно указывается в этой же графе․ Например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера с испытательным сроком 3 месяца»․

Графа 4: Основание (документ, на основании которого внесена запись)

Указываются реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник принят․ Обязательно пишется наименование документа, его дата и номер․ Например: Приказ от № 12-к․

Наглядный пример заполнения

Представим, что Иванов И․И․ принят на работу в ООО «Вектор» 23 мая 2026 года․

Сведения о работе

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка в наименовании должности: Должность должна строго соответствовать штатному расписанию․ Если должность предполагает льготы или вредные условия, название должно совпадать с профессиональным стандартом или ЕКС․
• Пропуск заголовка организации: Каждая новая организация, в которую устраивается работник, должна быть выделена заголовком․ Нельзя просто продолжать писать записи под старым названием компании․
• Неверная дата: Часто ставят дату внесения записи вместо даты приказа․ Это нарушение․
• Использование сокращений: «пр․», «расп․», «перевед․» — недопустимые сокращения․

Подтверждение электронной трудовой книжки (ЕФС-1)

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? При приеме на работу сотрудник, выбравший электронный формат, предоставляет работодателю выписку из СТД-Р или сведения о трудовой деятельности, сформированные территориальным органом ПФР․ С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только электронная книжка? С 2021 года все граждане, впервые устраивающиеся на работу, автоматически получают только электронную трудовую книжку (данные направляются в СФР)․ Бумажный документ им не выдается․

Правильное заполнение трудовой книжки при принятии на работу — это залог спокойствия как для работника, так и для работодателя․ Для сотрудника это гарантия того, что его стаж будет учтен корректно при расчете пенсии․ Для работодателя, защита от штрафов со стороны трудовой инспекции․ Всегда сверяйтесь с нормативными актами и помните, что в делопроизводстве аккуратность и точность превыше всего․