Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (электронные трудовые книжки‚ ЭТК)‚ бумажный вариант по-прежнему остается актуальным и требует строгого соблюдения правил ведения. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно сделать запись о приеме на работу в 2025-2026 годах‚ опираясь на требования Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и актуального Порядка № 320н.
Основные правила: когда вносить запись?
Согласно части 3 статьи 66 ТК РФ‚ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника‚ проработавшего у него свыше 5 дней (при условии‚ что данная работа является для сотрудника основной). На это указывает и пункт 2 Порядка № 320н.
Важный нюанс: не торопитесь вносить запись в первый же день работы сотрудника. Трудовые отношения можно оформить документально на шестой рабочий день‚ когда уже стало ясно‚ что намерения работника трудоустроиться в организацию серьезны. Если же сотрудник отработал всего 1-2 месяца и уволился‚ запись все равно должна быть сделана‚ так как срок его работы превысил порог в 5 дней.
Что касается сроков внесения самой записи‚ то данные вносятся в графу 3 раздела «Сведения о работе» в течение 5 рабочих дней с момента приема сотрудника на работу. Основанием для внесения записи служит приказ (распоряжение) о приеме на работу‚ изданный в соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ‚ или сам трудовой договор.
Кому не нужно делать запись?
Запись о приеме не делается в двух случаях:
- Совместителям: согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ‚ трудовые книжки совместителей ведутся только по основному месту работы.
- Впервые устроившимся после 31 декабря 2020 года: если человек устраивается на работу впервые после этой даты‚ бумажную трудовую книжку на него не оформляют вовсе. Сведения о приеме на работу ведутся только в электронном виде.
Пошаговая инструкция: как заполнить графы
Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки по правилам‚ установленным пунктом 10 Порядка 320н. Разберем заполнение по графам:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2: Указывается дата приема на работу арабскими цифрами (день и месяц, двузначными‚ год, четырехзначными). Например: .
- Графа 3: Вносится информация о приеме. Здесь есть важное правило: без указания наименования организации‚ в которую принят сотрудник (оно указывается выше). Делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если это условие предусмотрено трудовым договором)‚ а также должности‚ специальности‚ профессии с указанием квалификации.
- Если сотрудник принят в порядке перевода от другого работодателя‚ об этом обязательно делается отметка: «Принят в порядке перевода».
- Если сотрудник принимается совместителем (по основному месту работы)‚ в графе 3 указывается: «Принят на работу по совместительству».
- При приеме вахтовым методом или на иные специфические условия это также отражается в данной графе.
- Графа 4: Указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя‚ на основании которого внесена запись.
Как указать наименование организации?
Перед тем как внести запись о приеме (в графу 3)‚ в виде заголовка (без номера записи и даты) в графе 3 указывается полное и при наличии сокращенное наименование организации-работодателя.
Использование штампа: допускается проставление штампа с наименованием организации вместо ручного внесения текста. При этом штамп приравнивается к записи в трудовой книжке (письмо Роструда от № 1922-6-1). Это значительно экономит время кадровика.
Исправление ошибок
Если при внесении записи о приеме на работу была допущена ошибка (например‚ неверно указана должность или дата)‚ зачеркивать ее нельзя. Ошибочную запись надо признать недействительной.
Для этого:
- В графе 1 указывается следующий порядковый номер.
- В графе 2 ставится дата внесения исправления.
- В графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Далее‚ сразу после этой фразы‚ указывается наименование организации (если оно еще не было указано или если ошибка была в нем)‚ а затем вносится правильная запись о приеме на работу (без указания‚ в какую организацию принят сотрудник‚ так как она уже указана).
- В графе 4 повторно указываются реквизиты приказа о приеме.
Особенности для иностранных работников
Стоит отметить‚ что трудовые книжки украинского образца не соответствуют установленной в России форме. Поэтому при трудоустройстве работника с такой книжкой работодатель должен оформить ему новую трудовую книжку российского образца. При этом работодатель имеет право не вносить в нее записи о предыдущем стаже на Украине.
Внесение записи о приеме на работу — ответственная процедура‚ требующая внимательности. Главное помнить базовые правила: запись делается только для основных работников‚ проработавших более 5 дней; сведения вносятся в течение 5 рабочих дней на основании приказа; наименование организации указывается в виде заголовка‚ а не в самой записи о приеме. Соблюдение этих простых требований поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и проблем для сотрудников при оформлении пенсии.