В этой статье мы разберём, как правильно оформить запись о приёме сотрудника на склад в трудовой книжке. Мы опираемся на актуальные нормы Трудового кодекса РФ и Приказ Минтруда № 320н от г., а также на практические рекомендации кадровых специалистов.
Какие графы трудовой книжки заполняются при приёме на склад
При приёме сотрудника на склад в графу 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата приёма, а в графе 4 – сведения о документе, на основании которого произошло приём (приказ, распоряжение и т.п.).
Графа 3 – наименование структурного подразделения
В графе 3 необходимо указать конкретное наименование складского подразделения. Если в организации несколько складов, указывается название или номер конкретного склада.
- Склад – это структурное подразделение.
- Наименование должно быть полным и соответствовать официальному названию в учётных документах.
- Если в трудовом договоре предусмотена работа именно в этом подразделении, это отражается в графе 3.
Графа 4 – документ, на основании которого произошло приём
В графе 4 указывается:
- Вид документа (приказ, распоряжение, решение и т.д.).
- Дата документа (дд.мм.гггг).
- Номер документа.
Пример: Приказ от № 023‑лс/п.
Правильный способ оформления записи
Для избежания ошибок рекомендуется следовать рекомендациям Натальи (см. пример ниже).
Формулировка “принят на должность”
Запись о приёме на должность оформляется так:
Принят на должность заведующего складом.
Если в организации несколько складов, указывается конкретное название или номер склада.
Неправильный вариант “принят в структурное подразделение склад”
Такой вариант некорректен. Нужно писать “принят на должность …” и сразу после этого указать наименование склада.
Пример заполнения трудовой книжки
Допустим, сотрудник Семенова Е.М. принята в ООО «Нагатинская застава» на должность помощника руководителя по приказу № 023‑лс/п.
| Графа | Содержание записи |
|---|---|
| 1 | 1 |
| 2 | |
| 3 | ООО «Нагатинская застава», склад № 1 |
| 4 | Приказ от № 023‑лс/п |
. 3. ООО «Нагатинская застава», склад № 1. 4. Приказ от № 023‑лс/п.
Формат даты и цифровое обозначение
Все даты в трудовых книжках записываются арабскими цифрами:
- День – двузначный (01‑31).
- Месяц – двузначный (01‑12).
- Год – четырёхзначный (2021‑2026).
Пример: – дата приёма на работу.
Особенности записи для дистанционных сотрудников
С 2021 г. для сотрудников, работающих удалённо, вводятся особые правила:
- В книжку вносятся сведения о трудовой деятельности по желанию работника.
- Для этого удалённый сотрудник предоставляет работодателю свою трудвую книжку.
Общие рекомендации по заполнению
При заполнении трудовых книжек ориентируйтесь на:
- Новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда № 320н от .
- Правила, вступившие в силу с .
- Требования к оформлению каждой графы (номер записи, дата, документ, наименование подразделения).
Запомните: всегда используйте формулировку “принят на должность …” и указывайте конкретное название склада.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли писать “принят в склад”?
Ответ: Нет, такая формулировка не соответствует требованиям ТК РФ. - Вопрос: Как оформить запись, если сотрудник переводится с одной должности на другую?
Ответ: В графе 3 указывается новое структурное подразделение, в графе 4 – документ, на основании которого произведён перевод. - Вопрос: Нужно ли ставить штамп организации в книжке?
Ответ: Нет, штамп не проставляется; запись делается одной строкой.
Соблюдая эти правила, вы сможете правильно и без ошибок оформить запись о приёме сотрудника на склад в трудовой книжке, что избавит ваш отдел кадров от возможных проблем при проверках и аудите.