Цель статьи – дать полное представление о том‚ как правильно оформить запись о приёме специалиста на работу в бумажную и электронную трудовую книжку‚ какие нормативные акты регулируют процесс‚ какие данные обязаны быть указаны и как исправлять возможные ошибки.

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регулирующие ведение трудовой книжки:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66‚ ст. 67‚ ст. 68.
• Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № 366н).
• Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» (требования к защите сведений о трудовой истории).
• Приказ Минтруда России от № 127н «Об электронных трудовых книжках (ЭТК)».

Кому и когда вносить запись

Запись о приёме на работу вносится:

1. Во всех бумажных трудовых книжках работников‚ которые не перешли на электронный учёт стажа.
2. В раздел «Сведения о работе» (графа 3) в течение пяти рабочих дней с момента начала работы (ч. 1 ст. 66 ТК РФ).
3. Если сотрудник отработал не более 5 календарных дней и сразу уходит‚ запись в книжку не делается – книжка возвращается без отметок (Росструд‚ КонсультантПлюс‚ 2026‑03‑27).
4. Для работников‑физических лиц‚ работающих без регистрации ИП‚ запись также обязательна‚ но порядок её внесения может отличаться (см. п. 9 «Исключения»).

Содержание обязательных реквизитов записи

Согласно Положению о трудовых книжках‚ в графе 3 раздела «Сведения о работе» указываются следующие данные:

• Дата приёма (день‚ месяц‚ год);
• Ф.И.О. работника (полностью‚ как в паспорте).
• Наименование организации (полное официальное название) и её ИНН/ОГРН.
• Должность‚ на которую принят специалист.
• Трудовой договор (номер и дата) или приказ о приёме (номер и дата);
• Условие труда (полный рабочий день‚ неполный‚ сменный график и т.п.).
• Основание (трудовой договор‚ контракт‚ приказ).
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Порядок внесения записи

Процедура выглядит следующим образом:

1. Подготовка документов: трудовой договор‚ приказ о приёме‚ заявление работника (если требуется).
2. Заполнение ьного листа (если книжка новая) – указывается Ф.И.О.‚ дата рождения‚ серия и номер паспорта.
3. Внесение записи в графу 3:
   • Пишется чернилами (чёрный или синий) без исправлений.
   • Текст записывается разборчиво‚ без сокращений (кроме общепринятых‚ например‚ «г.» – год).
   • После записи ставится подпись руководителя и ставится печать.
4. Сдача трудовой книжки сотруднику – в течение 5 дней после внесения записи.
5. Если работник переходит на Электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ сначала делается запись в бумажную книжку‚ затем – в ЭТК (инструкция Минтруда‚ 2026‑04‑15).

Образец записи о приёме на работу специалиста

Ниже – типовой пример‚ который можно адаптировать под конкретную организацию.

Дата приёма: 
Ф.И.О. работника: Иванов Сергей Петрович
Наименование организации: ОАО «ТехноСервис»‚ ИНН 7701234567‚ ОГРН 1127746001234
Должность: Специалист по автоматизации
Условие труда: Полный рабочий день‚ 40 ч/неделя
Основание: Трудовой договор № 45/2026 от 
Подпись руководителя: ___________________ / Петрова А. В.
Печать организации
 

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2024 года ЭТК постепенно заменяет бумажный вариант. Приём на работу фиксируется в системе «Госуслуги»:

• Работодатель оформляет приказ в электронном виде.
• Сотруднику отправляется уведомление о внесении записи в ЭТК.
• Запись появляется в личном кабинете работника в течение 3‑5 рабочих дней.
• Если работник ранее имел бумажную книжку‚ необходимо сначала внести запись в бумажный документ‚ а затем – в ЭТК (см. Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2026 году).

Особые случаи

Работа менее 5 дней

Если специалист отработал ≤ 5 календарных дней и сразу уволился‚ запись в книжку не делается (Росструд‚ 2026‑03‑27). Книжка возвращается без отметок.

Совместительство

Для работы по совместительству требуется отдельное заявление работника и отдельная запись в графе 3‚ где указывается «по совместительству» (МЦФЭР Кадры и Охрана труда‚ 2025‑09‑11).

Перевод внутри организации

При переводе специалиста на другую должность в той же организации делается новая запись в графе 3 с указанием «перевод» и ссылкой на приказ о переводе (КонсультантПлюс‚ 2024‑02‑21).

Исправление ошибок

Если в запись допущена ошибка‚ её исправляют следующим образом:

1. Стирают ошибочный текст (только стирательным карандашом‚ без зачеркивания).
2. Подписывают исправление (подпись работника и руководителя) и ставят печать.
3. Вносят пояснительную записку в отдельный листок «Приложение к трудовой книжке».

Практические рекомендации работодателю

• Подготовьте шаблон записи и разместите его в отделе кадров – это ускорит процесс.
• Контролируйте срок: запись должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с начала работы.
• Обучите сотрудников кадрового отдела правилам написания без сокращений и без исправлений.
• Ведите журнал контроля записей (дата‚ Ф.И.О.‚ должность‚ подпись ответственного).
• При переходе на ЭТК заранее согласуйте с работником электронный адрес и доступ к «Госуслугам».

Запись в трудовой книжке о приёме специалиста – обязательный юридический акт‚ который фиксирует начало трудовых отношений и служит основанием для последующего расчёта стажа‚ пенсионных прав и иных социальных гарантий. Соблюдение нормативных сроков‚ точность указания реквизитов и правильный порядок внесения записи защищают интересы как работодателя‚ так и работника.

Помните: если работник решает перейти на электронную трудовую книжку‚ первая запись всё равно должна быть сделана в бумажный документ‚ а затем – в ЭТК. При работе с документами всегда используйте чёрные или синие чернила‚ избегайте исправлений и следите за наличием подписи и печати.

Дата публикации: