Смена должности сотрудника — это частый кадровый процесс, который может происходить по разным причинам: повышение по службе, перевод в другой отдел, временное замещение или просто переименование штатной единицы. Regardless of the reason, любая смена должности должна быть грамотно оформлена, а сведения об этом обязательно вносятся в трудовую книжку работника. В 2026 году действуют строгие правила, регулирующие этот процесс, включая переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1).
В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене должности, нужно ли дублировать название отдела, как оформить переименование профессии и какие нюансы учитывать при временном переводе.
Основания для внесения записи
Самое главное правило, которое нужно запомнить: запись в трудовую книжку вносится только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Это обязательный шаг в любой ситуации, когда сотрудник переходит на новую должность. На основании этого документа кадровик будет вносить запись в трудовую книжку, отчитываться в СФР, а бухгалтер — начислять зарплату по новым условиям.
Перевод на другую должность в том же отделе
Один из самых частых вопросов у кадровиков: нужно ли при переводе сотрудника на другую должность в пределах одного отдела снова указывать название этого отдела? Давайте разберем на примере.
Предположим, сотрудник работал в отделе продаж. Возможные варианты записей:
- Вариант 1: Запись 1: «Принят в отдел продаж на должность менеджера». Запись 2: «Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера».
- Вариант 2: Запись 1: «Принят в отдел продаж на должность менеджера». Запись 2: «Переведен на должность старшего менеджера».
- Вариант 3: Запись 1: «Принят в отдел продаж на должность менеджера». Запись 2: «Переведен на должность старшего менеджера в том же отделе» (встречается на практике, но считается избыточным).
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, если у работника изначально в трудовом договоре было указано структурное подразделение, то в трудовую книжку запись о переводе на другую должность в этом же подразделении должна быть сделана с указанием на это структурное подразделение. То есть Вариант 1 является наиболее корректным с точки зрения делопроизводства.
Как правильно сделать запись о переводе
При оформлении перевода (как постоянного, так и перевода в другую местность вместе с организацией) необходимо соблюдать строгую структуру граф в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1: Ставится порядковый номер записи.
- Графа 2: Указывается дата изменения должности (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3: Вносится сама формулировка, например: «Переведен в отдел маркетинга на должность руководителя проектов».
- Графа 4: Указывается реквизит приказа (дата и номер), на основании которого произведен перевод.
Переименование должности: как отразить в трудовой
Переименование должности сотрудника, как один из фактов его рабочей биографии, также должно обязательно отражаться в документе. Работодателю в любом случае необходимо вносить сведения о переименовании должности (профессии) в трудовую книжку работника.
Порядок внесения изменений при переименовании должности (без изменения трудовой функции) выглядит так:
- В трудовой книжке ставят дату изменения.
- Присваивается порядковый номер записи.
- В 3-м столбце необходимо написать, что название должности изменено. Образец формулировки: «Должность «бухгалтер по расчетам» переименована в «расчетчика»» или «Наименование должности «инженер» изменено на «инженер-программист»».
- В 4-м столбце указывается номер и дата приказа о переименовании должности.
Временный перевод и его превращение в постоянный
Часто возникают ситуации, когда работницу или работника временно переводят на другую должность (например, кассира переводят на должность бухгалтера для замещения временно отсутствующего сотрудника). Возникает вопрос: нужно ли вносить эту запись в трудовую книжку?
По общему правилу, сведения о временном переводе в трудовую книжку не вносятся. Однако, если временный перевод впоследствии становится постоянным, ситуация меняется.
Превращение временного перевода в постоянный: в этом случае в трудовую книжку вносится запись. Дата перевода при этом может указываться двояко: либо дата первоначального временного перевода (если это согласовано), либо дата, с которой перевод стал постоянным. Формулировка в графе 3 будет стандартной: «Переведен(а) на должность бухгалтера».
Электронные трудовые книжки (ЕФС-1) в 2026 году
С учетом перехода на электронные трудовые книжки (ЕТК), работодателям важно помнить о своих обязанностях в 2026 году. Если ранее мы говорили только о бумажном бланке, то теперь сведения подаются в Социальный фонд России.
Перевод на другую должность или в другое подразделение фиксируется в ЕФС-1 с кодом «ПЕРЕВОД». Тот же код используется при установлении иных изменений условий трудового договора. Работодатель обязан своевременно отчитываться в СФР, чтобы трудовой стаж и должностные перемещения сотрудника были корректно учтены на его индивидуальном лицевом счете.
Частые ошибки и советы кадровикам
- Отсутствие приказа: Оформление в трудовых книжках записей о приеме на работу, переводах, переименовании должности, когда приказы об этом не издавались, является грубым нарушением. Сначала — приказ, потом — запись.
- Неточное наименование: Должность в трудовой книжке должна буквально совпадать со штатным расписанием и трудовым договором.
- Зачеркивание записей: При переименовании должности старую запись зачеркивать нельзя! Вносится новая запись о том, что наименование изменено.
- Совместители: Помните, что если совместителя перевели на основное место работы, это также отражается соответствующей записью в трудовой книжке.
Смена должности — процесс, требующий внимания к деталям. Будь то перевод в другой отдел, повышение, переименование профессии или превращение временной ставки в постоянную, каждая ситуация имеет свои правила оформления. В 2026 году важно не только корректно заполнять бумажную трудовую книжку (если сотрудник от нее не отказался), но и своевременно подавать отчетность по форме ЕФС-1 с правильными кодами. Соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов, а работника, от проблем с подтверждением своего профессионального пути.