Оформление внешнего совместительства имеет свои юридические особенности, которые существенно отличают его от приема основного работника. Главный вопрос, который возникает у кадровиков и бухгалтеров: кто и как должен вносить записи в трудовую книжку?
В данной статье мы подробно разберем правила заполнения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) для внешних совместителей в соответствии с ТК РФ и актуальными требованиями законодательства на 2026 год.
Кто вносит запись о внешнем совместительстве?
Согласно статье 66 ТК РФ и приказу Минтруда, трудовая книжка хранится у основного работодателя. Именно поэтому внешнее совместительство оформляется следующим образом:
- Внешний работодатель: НЕ вносит записи в трудовую книжку работника, так как документ у него на руках отсутствует.
- Основной работодатель: Вносит запись о работе сотрудника по совместительству только по заявлению самого работника.
Если работник не подавал заявление о внесении записи, основной работодатель не имеет права вписывать данные о совместительстве в книжку самостоятельно.
Основания для внесения записи
Основной работодатель не может внести запись «на слово». Для этого ему необходим подтверждающий документ от организации, где сотрудник работает по совместительству. В качестве основания могут выступать:
- Копия трудового договора с внешним работодателем;
- Справка с места работы по совместительству;
- Копия приказа о приеме на работу.
Образцы формулировок для заполнения
Прием на работу по совместительству
Запись вносится в хронологическом порядке. Важно четко указать, что работа осуществляется по совместительству.
Образец:
«Принят в отдел маркетинга на должность специалиста по совместительству»
Перевод на другую должность (в рамках совместительства)
Если совместитель переходит на другую позицию в той же организации, запись также вносит основной работодатель на основании документов от внешнего работодателя.
Образец:
«Переведен на должность ведущего специалиста по совместительству»
Увольнение с совместительства
Запись об увольнении вносится аналогично приему — по заявлению работника и на основании приказа/справки от внешнего работодателя.
Образец:
«Уволен по собственному желанию» (или иное основание согласно ТК РФ).
Особенности электронных трудовых книжек (ЭТК)
С переходом на электронный документооборот порядок подачи сведений изменился. Теперь каждый работодатель (включая того, у кого сотрудник работает по совместительству) обязан самостоятельно информировать Социальный фонд (СФР) о кадровых изменениях.
Важные моменты для 2026 года:
- Форма СЗВ-ТД (или её актуальный аналог): Внешний работодатель подает сведения о приеме и увольнении совместителя напрямую в государственный фонд.
- Прозрачность: Эти данные автоматически попадают в электронную трудовую книжку сотрудника, которую он может заказать через портал Госуслуг.
- Бумажная копия: Если работник продолжает вести бумажную книжку, правила остаются прежними, запись вносит основной работодатель по заявлению.
Краткая памятка для кадровика
| Ситуация | Действие внешнего работодателя | Действие основного работодателя |
|---|---|---|
| Прием совместителя | Заключает договор, подает сведения в СФР | Вносит запись в ТК (только по заявлению работника) |
| Работа совместителя | Осуществляет выплаты, ведет табель | Не предпринимает действий |
| Увольнение совместителя | Издает приказ, подает сведения в СФР | Вносит запись в ТК (только по заявлению работника) |
Главное правило при оформлении внешнего совместительства в бумажной трудовой книжке — добровольность и документальное подтверждение. Внешний работодатель не имеет доступа к книжке, а основной работодатель действует строго на основании документов и желания сотрудника. В случае с ЭТК ответственность за подачу данных ложится на каждого работодателя в отдельности.