Перевод сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы — распространённая практика в кадровом учёте. Такой переход не требует увольнения и последующего приёма на работу, но требует грамотного оформления документов, включая запись в трудовой книжке. Неправильное оформление может привести к нарушениям трудового законодательства, спорам с Рострудом или проблемам при начислении пенсии.

Когда перевод возможен без увольнения?

Перевод с внешнего совместительства на основное место работы возможен без увольнения, если:

• Работник уже числится у вас как внешний совместитель;
• Вы хотите перевести его на штатную должность в вашей организации;
• В трудовой книжке работника не сделана запись о работе по совместительству в вашей организации.

Если же запись о совместительстве в трудовой книжке уже имеется — порядок оформления будет иным (об этом ниже).

Оформление перевода: пошаговая инструкция

Поскольку сотрудник уже работает у вас по договору о совместительстве, необходимо внести изменения в условия трудового договора. Для этого:

1. Подготовьте дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором укажите:
• Отмену режима совместительства;
• Переход на работу по основному месту работы;
• Новую должность (если она меняется);
• Новые условия труда (график, оклад и т.д.).
2. Согласуйте и подпишите соглашение с работником.

Шаг 2: Издание приказа о переводе

На основании дополнительного соглашения издаётся приказ о переводе работника на основное место работы (форма № Т-5 или унифицированная форма организации).

Образец формулировки в приказе:

«Перевести сотрудника Иванова Ивана Ивановича с должности внешнего совместителя (раздел 1.2 трудового договора от ) на должность главного бухгалтера по основному месту работы с года, с сохранением оклада в размере 85 000 руб.»

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Важно! Порядок внесения записи в трудовую книжку зависит от того, была ли ранее внесена запись о совместительстве в этой книжке.

Ситуация 1: В трудовой книжке нет записи о совместительстве в вашей организации

В этом случае запись вносится как перевод на другую постоянную работу в той же организации, без увольнения.

Формулировка записи:

«Переведён с должности внешнего совместителя на должность [наименование должности] по основному месту работы. Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору № ___ от ___.___.____, приказ № ___ от ___.___.____»

Пример:

«Переведён с должности внешнего совместителя на должность главного бухгалтера по основному месту работы. Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору № 3 от , приказ № 45 от »

Важно: Запись делается в той же графе, где ранее была запись о приёме на работу в качестве совместителя (если она была), или в следующей свободной строке. Никаких записей об увольнении в этом случае не делается.

Ситуация 2: В трудовой книжке уже есть запись о совместительстве в вашей организации

Если ранее вы уже вносили запись о приёме на работу по совместительству, то перевод на основное место работы не может быть оформлен как простой перевод. В этом случае:

1. Сначала необходимо оформить увольнение по основанию «перевод на другую работу в ту же организацию» (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
2. Затем, оформить приём на работу по основному месту работы.

Запись об увольнении:

«Уволен в связи с переводом на другую работу в ту же организацию (должность внешнего совместителя). Основание: приказ № ___ от ___.___.____»

Запись о приёме на основное место работы:

«Принят на работу на должность [наименование должности] по основному месту работы. Основание: трудовой договор № ___ от ___.___.____, приказ № ___ от ___.___.____»

Важно: Такой порядок применяется только в случае, если запись о совместительстве уже была внесена в трудовую книжку. Если записи не было — не нужно увольнять и принимать заново!

Особенности оформления в СЗВ-ТД и СФР

При переводе совместителя на основное место работы необходимо внести изменения в отчётность в Пенсионный фонд России:

• Подать СЗВ-ТД с отметкой о переводе на основное место работы не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.
• В СЗВ-ТД указывается:
  • Дата перевода;
  • Новая должность;
  • Основание — «перевод на другую работу»;
  • Наименование организации.

Согласно п. 5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, сведения в СФР подаются не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Однако Работодатель обязан подавать СЗВ-ТД в срок до 15-го числа.

Что делать с трудовой книгой при переходе из другой организации?

Если работник пришёл к вам с внешнего совместительства в другой организации, и в его трудовой книжке есть запись о совместительстве в другой компании — это не влияет на ваш порядок оформления. Вы оформляете перевод на основное место работы только на основании факта работы у вас и наличия/отсутствия записи о совместительстве именно в вашей организации.

Частые ошибки и как их избежать

1. Ошибка: Увольняют сотрудника и затем снова принимают, хотя запись о совместительстве в трудовой книжке отсутствует.
   Правильно: Просто перевод — без увольнения.
2. Ошибка: Не оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.
   Правильно: Дополнительное соглашение — обязательный документ, подтверждающий изменение условий труда.
3. Ошибка: Вносят запись в трудовую книжку без указания основания (приказ, соглашение).
   Правильно: Всегда указывайте номер и дату приказа и соглашения.
4. Ошибка: Не подают СЗВ-ТД вовремя.
   Правильно: Подавайте отчёт до 15-го числа следующего месяца.

Перевод внешнего совместителя на основное место работы — это не просто смена статуса, а юридически значимое изменение условий трудовых отношений. Ключевое правило: если в трудовой книжке нет записи о совместительстве в вашей организации — перевод оформляется без увольнения. Если запись есть, требуется увольнение и последующий приём.

Правильно оформленная запись в трудовой книжке, дополнительное соглашение, приказ и своевременная отчётность в ПФР — это залог законности, защиты от проверок и уверенности работника в стабильности его трудовых отношений.

Рекомендация: Всегда проверяйте трудовую книжку сотрудника при оформлении перевода. Если сомневаетесь — проконсультируйтесь с юристом или в Роструде (Письмо Роструда от № 4299-6-1).

Соблюдение этих правил обеспечит не только соответствие законодательству, но и сохранит доверие сотрудника к вашей организации.