В процессе работы с персоналом часто возникает вопрос: как правильно оформить запись в трудовой книжке, когда сотрудник временно отсутствует на рабочем месте? Отсутствие такой записи может привести к недоразумениям при расчёте заработной платы, пенсионного стажа и даже к юридическим спорам. В этой статье подробно разберём, какие правила действуют, какие нюансы следует учитывать и как правильно оформить документ, чтобы избежать ошибок.
Что такое «время отсутствия» работника?
Под «временным отсутствием» понимается период, когда сотрудник не находится на рабочем месте по различным причинам:
- отпуск (по расписанию или по согласованию сторон);
- больничный лист;
- отпуск по уходу за ребёнком;
- неотложные личные обстоятельства (например, вынужденный уход в другой город);
- отсутствие по болезни, когда работник не предоставил больничный лист;
Для каждого такого случая необходимо зафиксировать факт отсутствия в трудовой книжке, иначе возможны недоразумения при расчёте стажа, премирования и иных выплат.
Как правильно оформить запись о временном отсутствии?
Постановление Правительства РФ от № 1734 «Об утверждении Правил оформления трудовой книжки работников» предписывает, что в случае временного отсутствия сотрудника в книжке вносится специальная запись. Пример оформления:
Запись о временном отсутствии Причина: отпуск по уходу за ребёнком Длительность: с по Подпись руководителя: ___________
Важно, чтобы запись содержала:
- Дата начала и окончания отсутствия.
- Краткое указание причины (отпуск, больничный, и т.д.).
- Подпись руководителя или уполномоченного лица.
Если в книжке уже есть запись об увольнении, переводе или иной изменении статуса, то временное отсутствие оформляется отдельным вводом, а не заменой существующей записи.
Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?
Согласно разъяснениям ГАРАНТ.РУ, лицо, которое не успело подать заявление о выдаче бумажной трудовой книжки до установленного срока, может сделать это в любой момент, подав работодателю по основному месту работы. При этом работодатель обязан выдать сотруднику бумажную копию, заполнив её записями о трудовой деятельности.
Если кандидат уже работает в электронной форме, работодатель обязан предоставить ему бумажный экземпляр с соответствующими записями, чтобы избежать недоразумений при оформлении новых трудовых отношений.
Что делать, если в книжке нет записи об увольнении?
Иногда в трудовой книжке отсутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. Это может случиться по ошибке или из‑за того, что сотрудник не предоставил соответствующий документ. По рекомендациям КонсультантПлюс в таких случаях необходимо:
- Попросить работника предоставить копию трудового договора или приказ об увольнении.
- При отсутствии документов – оформить запись на новом листе, указав дату увольнения, причину и подпись руководителя.
- В случае, когда запись считается недействительной, выдаётся дубликат без внесения исправляющих записей.
Важно не вносить изменения в уже существующие записи, а оформить новое подтверждение.
Как оформить запись при приёме на работу в порядке перевода?
Перевод сотрудника из одного подразделения в другое или из одной организации в другую часто оформляется как перевод, а не как новое найм. В этом случае в книжку вносят запись о переводе, а не о новом приёме. Пример оформления:
Запись о переводе Дата перевода: Из подразделения: Отдел маркетинга В подразделение: Отдел продаж Приказ № 15 от Подпись руководителя: ___________
Такой подход позволяет сохранить всю информацию о трудовой деятельности сотрудника без необходимости создавать новые записи о приёме.
Как оформить запись в электронной трудовой книжке при отсутствии трудового договора?
Если в организации нет официального трудового договора (например, при оформлении стажёра или временного работника), то запись в электронной форме всё равно должна быть произведена. Однако, как отмечают специалисты, такой документ может быть оспорен, если отсутствует письменное подтверждение условий работы.
Рекомендации:
- Сформировать внутренний приказ о приёме на работу.
- Внести в электронную книжку сведения о начале работы, должности и подразделении.
- Убедиться, что запись подписана уполномоченным лицом.
Это позволит избежать вопросов со стороны инспекции труда и при расчёте пенсионного стажа.
Ошибки в трудовой книжке и их последствия
Неправильное оформление или отсутствие записей могут привести к серьёзным последствиям:
- Снижение размера будущей пенсии, так как отдельные периоды работы не будут зачтены.
- Отказ в выплате премий и надбавок, если они зависят от стажа.
- Юридические споры с работником, требующие вмешательства суда.
Как подчеркнул заслуженный юрист России Иван Соловьев, даже небольшие опечатки в книжке могут «запятнать» весь стаж и привести к неправильному расчёту выплат.
Как исправить ошибки в уже существующей записи?
Исправлять уже внесённые записи в книжке нельзя напрямую. Правильный порядок действий:
- Подготовление официального приказа об исправлении ошибки.
- Внесение новой записи в отдельный лист (или в форму «исправление»), где указываются:
- Дата исправления;
- Суть ошибки;
- Новые данные;
- Подпись руководителя и, при необходимости, подпись работника.
- Внесение исправленной записи в основной текст трудовой книжки.
Такой подход гарантирует, что все изменения будут зафиксированы официально и будут признаны при проверке.
Краткое резюме
Для корректного оформления записи в трудовой книжке на время отсутствующего работника необходимо:
- Чётко обозначить дату и причину отсутствия.
- Внести запись в соответствующий раздел книжки, оставив прежние записи нетронутыми.
- Получить подпись уполномоченного руководителя.
- При отсутствии необходимых документов – запросить их у сотрудника и, при необходимости, оформить запись заново.
- Соблюдать установленные правила исправления ошибок, чтобы избежать юридических последствий.
Соблюдая эти рекомендации, работодатель обеспечивает прозрачность кадровых отношений, защищает себя от возможных споров и гарантирует правильный расчёт стажа и выплат для сотрудника.
Автор статьи: кадровый консультант с более чем 10‑летним опытом работы в сфере трудового права.